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乡镇档案工作自查报告及整改措施

为全面落实档案管理规范化要求，我乡于2024年3月组织开展了为期15天的档案工作专项自查，通过实地查看、调阅资料、访谈核实等方式，对全乡2018年以来形成的各类档案（含乡机关、12个行政村、2个乡属事业单位）进行了全面梳理，涉及文书档案、党建档案、民生档案（低保、医保、危房改造等）、项目档案（产业发展、基础设施建设）、会计档案等5大类，共核查档案实体2300余卷（盒），电子档案数据320GB。现将自查发现问题及后续整改措施报告如下：

一、自查工作开展情况

本次自查严格对照《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）、《乡镇档案工作办法》（档发〔2020〕4号）及《XX县档案工作规范化建设标准（2023版）》要求，成立了由分管副乡长任组长，党政办主任、乡档案员、各业务口负责人为成员的专项工作组，制定《XX乡档案工作自查方案》，明确全面覆盖、问题导向、立行立改原则。工作组分为3个小组：第一组负责机关综合档案（文书、党建、会议记录等）；第二组负责民生及项目档案（农经站、社会事务办、乡村振兴办）；第三组负责村级档案（12个行政村及2个乡属单位）。自查采取查、看、问结合方式：查档案实体是否完整、整理是否规范；看库房设施是否达标、管理制度是否落实；问档案员及业务人员操作流程是否清晰、日常管理是否存在困难。同时，调取2018-2023年档案接收登记本、借阅登记本、销毁清册等管理台账，核查档案流转闭环情况。

二、自查发现的主要问题

（一）档案管理机制运行不够严谨。一是制度执行存在重制定、轻落实现象。虽已制定《XX乡档案管理制度》《档案保管必威体育官网网址制度》等6项制度并上墙，但日常归档缺乏有效监督。例如，2023年乡党委会议记录未按要求在会议结束后3个工作日内归档，实际延迟至次月15日，且未在登记本中注明延迟原因；社会事务办2022年低保动态调整档案未按一户一档要求集中管理，分散存放于3名经办人员个人抽屉，存在丢失风险。二是档案工作责任压实不到位。《档案工作岗位责任制》中仅笼统规定各业务口负责本领域档案收集，未明确具体归档时限（如项目档案应在验收后3个月内归档）、质量标准（如照片档案需附文字说明）及考核细则，导致部分业务人员认为档案是档案员的事，存在交差式归档现象。经统计，2022-2023年机关各业务口移交的档案中，40%存在目录填写不规范（如文件标题仅写会议材料）、页码漏编、卷内文件顺序混乱等问题。

（二）档案人员配置与能力不足。目前乡机关仅设1名兼职档案员（党政办副主任兼任），同时负责公文处理、信息宣传等工作，日均处理档案时间不足2小时，难以兼顾档案收集、整理、保管等全流程工作。该同志虽从事档案工作3年，但未取得档案管理职业资格证书，参加县级以上专业培训仅2次（2021年、2023年各1次），对《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）中件的界定、保管期限划分等标准掌握不精准。例如，在整理2022年文书档案时，将乡党委关于调整领导分工的通知（永久保管）与关于开展夏季防火检查的通知（定期10年）错误合并为1件；村级档案员均由村文书兼任，其中7名村文书年龄超过55岁，对电子档案管理、数字化加工等新技能掌握困难，2023年村级档案数字化率仅15%（全乡平均为28%）。

（三）档案基础设施存在安全隐患。现有档案库房为2010年建设的砖混结构房间，面积25㎡（按全乡12个村、2个单位计算，人均库房面积不足1.8㎡，低于《乡镇档案工作办法》人均不少于3㎡要求）。库房内未安装恒温恒湿设备（仅靠1台普通空调调节），2024年3月自查时实测温度22℃（达标），湿度78%（超过标准上限60%），导致部分纸质档案出现轻微霉斑（经检查，2018年文书档案中12卷存在纸张泛黄斑现象）。密集架为2015年购置的老式手动密集架，3组轨道变形，推拉困难；防磁柜仅1个（容量500盒），无法满足照片、录音、录像等特殊载体档案保管需求（目前照片档案2000张、录音档案30盒均存放在普通档案盒中）；消防设施仅有2具干粉灭火器（均为2020年购置，未定期检测），无自动消防报警系统；档案查阅室与库房未物理隔离（共用1间20㎡房间），存在无关人员随意进入库房风险。

（四）档案收集完整性与规范性欠缺。一是民生档案存在材料缺失。社会事务办2022年低保档案中，12户家庭的经济状况核查表缺失（因当时经办人员调动未交接）；2023年医保参保档案中，35份电子档未打印纸质件归档（仅存放在经办人员个人U盘）。二是项目档案归档不及时、不完整。乡村振兴办负责的2022年XX村产业路项目（投资120万元）档案，直至2024年3月自查时仍未移交（项目2023年6月已验收），经核查，缺失工程监理日志变更设计审批单等关键材料；2023年XX村光伏发电项目档案中，设备采购合同仅