人事档案管理办法.docxVIP

人事档案管理办法

一、总则

（一）目的依据

为切实做好人事档案管理工作，推动人事档案管理的制度化、规范化与科学化进程，充分发挥人事档案在人才管理、任用等工作中的关键作用，依据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》以及其他相关法律法规，紧密结合本单位实际情况，特制定本管理办法。

（二）适用范围

本办法适用于本单位全体在职员工、离职员工以及实习人员的人事档案管理工作。涵盖正式录用的员工、通过劳务派遣等形式用工的人员，以及在本单位进行实习活动的各类人员。

（三）档案定义

人事档案是本单位在员工招聘、培训、考核、晋升、奖惩等一系列人事管理活动中所形成的，全面记录员工个人基本信息、学习工作经历、政治思想表现、业务能力水平、工作业绩成果、职业资格认证、薪酬福利状况、党团组织关系以及奖惩情况等内容的文件材料集合，是对员工进行全面、历史考察的重要依据，也是单位人力资源管理的核心信息资源。

（四）基本原则

依法依规：严格依照国家相关法律法规以及单位内部规章制度开展人事档案管理工作，确保档案管理的合法性与合规性。

真实准确：全力维护人事档案内容的真实性与准确性，保证档案材料如实反映员工的实际情况，杜绝虚假信息和材料的混入。

完整规范：致力于确保人事档案材料的完整性，涵盖员工职业生涯各个阶段的关键信息；同时，规范档案材料的格式、内容和整理流程，使档案管理工作有章可循。

安全必威体育官网网址：高度重视人事档案的安全管理，采取有效措施保障档案实体与信息的安全；严格遵守必威体育官网网址制度，防止档案信息的泄露，维护员工个人隐私和单位利益。

分级负责：明确各层级在人事档案管理中的职责，实行分级管理模式，确保档案管理工作责任落实到人，各环节紧密衔接、有序推进。

二、档案管理职责分工

（一）人力资源部门

整体统筹：全面负责本单位人事档案管理工作的规划、组织与协调，制定和完善人事档案管理制度及工作流程，并确保其有效执行。

日常管理：承担人事档案的日常管理任务，包括档案的建立、接收、保管、转递、信息化建设、统计以及必威体育官网网址工作；负责档案材料的收集、鉴别、整理和归档，保证档案材料的及时性、准确性和完整性。

审核利用：组织开展人事档案的审核工作，确保档案内容真实可靠；根据工作需要，合理提供档案的查阅、借用服务，并对档案信息的利用进行监督和管理，确保档案信息的合理使用。

培训指导：对各部门涉及人事档案相关工作的人员进行业务培训，提高其档案管理意识和业务水平；对各部门的人事档案工作进行指导和监督，及时发现并解决问题，保障人事档案管理工作的质量。

（二）各部门

材料提供：按照规定及时向人力资源部门提供本部门员工在工作过程中产生的各类应归档材料，如员工的考核评价材料、培训结业证书、奖惩文件、岗位变动通知等，并确保材料的真实性、完整性和准确性。

协助管理：积极协助人力资源部门开展人事档案管理工作，配合完成档案材料的收集、整理和审核工作；在涉及员工人事档案的相关事项上，如员工调动、离职等，及时与人力资源部门沟通协调，提供必要的支持和协助。

（三）档案管理人员

专业管理：具备专业的档案管理知识和技能，严格按照人事档案管理的相关规定和操作流程，负责档案的具体管理工作，包括档案的分类、编号、装订、存放、维护等，确保档案管理工作的规范化和标准化。

安全维护：切实做好人事档案的安全保管工作，定期检查档案存放环境和设施设备，防止档案的损坏、丢失和被盗；对档案进行日常的维护和保养，如防虫、防潮、防火等，延长档案的使用寿命。

信息必威体育官网网址：严守人事档案信息的必威体育官网网址规定，对档案内容及相关信息严格必威体育官网网址，不得泄露给无关人员；在档案管理过程中，严格遵守必威体育官网网址制度，确保档案信息的安全。

问题处理：及时发现和处理人事档案管理工作中出现的问题，如档案材料的缺失、错误等，并及时向上级领导报告；积极探索创新档案管理方法和技术，提高档案管理工作的效率和质量。

三、档案内容与分类

（一）基本信息类

个人身份信息：包含员工的身份证复印件、护照复印件（如有）、户口本复印件等，用于确认员工的基本身份信息。

个人履历信息：主要有《员工履历表》《求职申请表》《入职登记表》等，详细记录员工的学习经历、工作经历、社会兼职经历等信息，展现员工的职业发展轨迹。

联系方式信息：包括员工的家庭住址、联系电话、电子邮箱等，确保单位能够及时与员工取得联系。

（二）教育背景类

学历学位材料：涵盖从小学到最高学历阶段的毕业证书、学位证书复印件，以及教育部学历证书电子注册备案表、学位认证报告等，用于证明员工的学历学位情况。

学籍材料：如各阶段的学籍档案，包括成绩单、奖惩记录、毕业鉴定等，反映员工在学习期间的表现和学业成绩。

培训进修材料：记录员工参加各类培训、进修课程的结业证书、培训证明、培训报告等材料，体现员工持续学习和提升专业技能的情况。

（三）工作经历类

入职离职材料