制药厂IT设备借用归还登记管理办法.doc

制药厂IT设备借用归还登记管理办法

一、总则

1.目的

为加强制药厂IT设备的管理，规范设备的借用与归还登记流程，确保IT设备的合理使用和安全，提高设备的使用效率，保障制药厂各项工作的正常开展，特制定本管理办法。

2.适用范围

本办法适用于制药厂全体员工。对于因业务往来需要借用IT设备的顾客或合作伙伴，参照本办法执行，具体由相关业务部门负责协调与管理。

3.管理原则

遵循“统一管理、规范使用、及时归还、保障安全”的原则。以制药厂整体运营效益为出发点，结合企业文化中对高效、严谨的要求，在保障安全生产的前提下，实现IT设备的有效调配与利用。同时，注重人文关怀，为员工提供必要的设备支持，以满足工作需求。

二、组织架构与职责划分

1.IT设备管理部门

-职责：负责制药厂IT设备的统一管理，包括设备的采购、登记、维护、报废等工作。制定IT设备的管理规范和操作流程，并监督执行。负责审核员工的设备借用申请，办理借用与归还登记手续，定期对设备进行盘点，确保设备账实相符。

-岗位设置：设立IT设备管理员岗位，负责具体的设备管理工作。该岗位人员需具备专业的IT知识和设备管理经验，熟悉制药厂的业务流程，能够及时处理设备使用过程中出现的问题。

2.使用部门

-职责：负责本部门IT设备的日常使用和保管，指定专人负责本部门设备的借用申请、归还等相关事宜。按照设备操作规程正确使用设备，定期对设备进行清洁和简单维护，发现设备故障及时通知IT设备管理部门。协助IT设备管理部门做好设备的盘点工作。

-岗位设置：各部门设立设备联络人岗位，负责与IT设备管理部门的沟通协调，确保本部门设备借用与归还工作的顺利进行。设备联络人应熟悉本部门的工作需求和人员情况，能够合理安排设备的使用。

3.审计部门

-职责：负责对IT设备的借用归还登记情况进行定期审计和监督，检查登记记录的真实性、准确性和完整性。对设备的使用情况进行评估，核实是否存在违规使用或闲置浪费现象。对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。

三、管理流程

1.借用申请流程

-填写申请：员工因工作需要借用IT设备，应首先填写《IT设备借用申请表》，详细注明借用设备的名称、型号、数量、借用原因、借用时间（开始时间和预计归还时间）等信息。申请表需经本部门负责人签字批准，以确保借用需求的合理性和必要性。

-审核申请：《IT设备借用申请表》提交至IT设备管理部门，IT设备管理员对申请进行审核。审核内容包括设备的库存情况、借用时间是否冲突、申请理由是否充分等。如审核通过，IT设备管理员在申请表上签字确认；如审核不通过，应及时告知申请人原因，并提出修改建议。

-领取设备：申请人凭签字后的《IT设备借用申请表》到IT设备管理部门领取借用的设备。IT设备管理员按照申请表的内容，向申请人提供相应的设备，并与申请人一同对设备的外观、性能等进行检查，确保设备完好无损且能正常使用。双方在《IT设备借用登记表》上签字确认设备的交接。

2.归还流程

-预约归还：在借用期限届满前，借用人应提前与IT设备管理部门联系，预约归还时间。如因特殊原因需要延长借用期限，借用人应提前填写《IT设备借用延期申请表》，说明延期原因和延长的时间，经本部门负责人和IT设备管理部门负责人签字批准后，方可延期使用。

-设备归还：借用人按照预约时间将借用的设备归还至IT设备管理部门。IT设备管理员对归还的设备进行检查，包括设备的外观是否有损坏、设备的性能是否正常、设备所存储的数据是否完整等。如设备无异常情况，IT设备管理员在《IT设备借用登记表》上记录归还时间，并与借用人签字确认。

-数据清理（如有需要）：对于涉及存储数据的IT设备，借用人应在归还前确保已将个人数据进行备份和清理。如因工作需要保留部分数据，借用人应提前告知IT设备管理部门，并按照相关规定进行数据交接。IT设备管理部门有权对归还设备的数据进行检查，以确保数据的安全性和合规性。

3.设备维护与维修流程

-日常维护：借用人在借用期间应按照设备的使用说明和操作规程进行日常维护，如保持设备清洁、定期充电（对于移动设备）等。同时，借用人有责任及时发现并反馈设备出现的异常情况。

-故障报修：如设备在借用过程中出现故障，借用人应立即停止使用，并及时通知IT设备管理部门。IT设备管理部门接到报修通知后，对故障进行初步判断。对于简单故障，IT设备管理员可通过电话或远程协助等方式指导借用人进行修复；对于较为复杂的故障，IT设备管理员应安排专业维修人