建筑公司合同章使用范围明确界定制度.doc

建筑公司合同章使用范围明确界定制度

一、总则

1.目的

本制度旨在明确建筑公司合同章的使用范围，规范合同章的使用流程，确保公司合同的合法性、有效性和安全性，保障公司的合法权益，提升公司运营效益，同时体现公司“诚信、创新、高效、共赢”的企业文化和“以客户为中心，以质量求生存，以创新谋发展”的经营理念。

2.适用范围

本制度适用于建筑公司全体员工。公司在对外签订各类合同、协议等具有法律约束力的文件时，涉及合同章的使用均应遵循本制度。对于与公司有业务往来的顾客，虽不直接适用本制度，但在涉及合同章相关事务时，公司应按照本制度规定进行处理并向顾客进行必要说明。

3.原则

合同章的使用应遵循依法合规、严格审批、责任明确的原则。在符合国家法律法规和公司规定的前提下，确保每一次合同章的使用都经过严格审批流程，明确使用责任，杜绝违规使用行为。

二、组织架构与职责划分

1.合同章管理部门

公司行政部门作为合同章的管理部门，负责合同章的保管、使用登记和监督检查。行政部门应指定专人负责合同章的日常管理工作，确保合同章的安全存放和规范使用。

2.业务部门

各业务部门在各自职责范围内负责合同的起草、审核和提交用章申请。业务部门应确保合同内容符合公司业务要求和法律法规规定，对合同的真实性、准确性和完整性负责。

3.法务部门

法务部门负责对合同进行法律审核，确保合同条款合法合规，防范法律风险。在合同章使用过程中，法务部门应提供专业的法律意见和支持，对涉及重大法律问题的合同进行重点审查。

4.审批领导

公司设立不同层级的审批领导，根据合同金额、重要程度等因素确定相应的审批权限。审批领导应对合同的必要性、可行性和合规性进行全面审查，签署审批意见。

三、管理流程

1.合同起草

业务部门根据项目需求和业务情况起草合同文本，明确合同双方的权利义务、项目内容、价款支付、质量标准、违约责任等关键条款。合同起草应遵循公司制定的合同模板和相关业务规范，确保合同内容完整、准确。

2.合同审核

（1）业务部门内部审核：合同起草完成后，业务部门应组织内部审核，对合同的业务合理性、条款完整性等进行审查，提出修改意见并完善合同文本。

（2）法务审核：业务部门内部审核通过后，将合同提交法务部门进行法律审核。法务部门应从法律角度对合同条款进行审查，重点关注合同的合法性、有效性、风险防范等方面，提出法律意见和修改建议。

（3）综合审核：根据合同情况，可能还需要其他相关部门进行综合审核，如财务部门对合同的财务条款进行审核，技术部门对合同涉及的技术内容进行审核等。

3.用章申请

（1）业务部门在合同审核通过后，填写《合同章使用申请表》，详细注明合同名称、合同编号、签订方、合同金额、用章事由等信息，并附上审核通过的合同文本。

（2）将《合同章使用申请表》按照公司规定的审批流程提交给各级审批领导进行审批。审批领导应认真审阅申请内容和合同文本，签署明确的审批意见。

4.合同盖章

（1）行政部门在收到经审批通过的《合同章使用申请表》后，核对申请信息与合同文本的一致性，确认无误后在合同指定位置加盖合同章。

（2）盖章过程应进行记录，包括盖章日期、盖章人、合同份数等信息，同时留存一份加盖合同章的合同文本作为档案资料。

5.合同归档

合同盖章完成后，业务部门应及时将合同进行归档，按照公司档案管理制度的要求进行分类存放，便于查阅和管理。行政部门应定期对合同章使用记录和合同档案进行整理和检查，确保档案资料的完整性和准确性。

四、权利与义务

1.员工权利

（1）员工有权对合同章使用制度提出意见和建议，促进制度的完善和优化。

（2）员工在按照制度规定流程申请使用合同章时，有权获得及时、准确的指导和支持。

2.员工义务

（1）全体员工有义务遵守本制度，不得擅自使用合同章或超越权限使用合同章。

（2）员工在涉及合同章使用的工作中，应严格按照规定流程操作，确保合同章使用的合法性和规范性。对因自身过错导致合同章违规使用的，应承担相应责任。

3.公司权利

（1）公司有权对合同章的使用情况进行监督检查，对违规使用合同章的行为进行纠正和处理。

（2）公司有权根据业务发展和管理需要，对合同章使用制度进行修订和完善。

4.公司义务

（1）公司应向员工提供合同章使用制度的培训和指导，确保员工了解制度内容和操作流程。

（2）公司应为合同章的安全保管和正常使用提供必要的条件和保障。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制

（1）行政部门定期对合同章的使用情况进行检查，包括使用登记记录、合同文本等，确保合同章使用符合制度规定。

（2）内部审计部门不定期对合同章使用情况进行审计监督，重点检查合同章使用的合规性、审批流程的执行情况等，发现问题及时提出整改意见。

（3）鼓励员工对违规使用合同章的行为进行举报，对举报属