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文件控制程序

文件属性：

文件编号：

文件版本：

生效日期：

发行状态：

编制日期:

审核:日期:

批准:日期:

版本

文件修改内容

生效日期

A/0

QC080000:2017新标准首次发行

2023.10.13

A/1

QC080000:2017新标准第一次修改

2024.5.20

A/2

QC080000:2017新标准第二次修改

2025.3.15

1.目的

对公司HSF文件的编制、审批、分发、更改、储存、借阅、回收/作废等进行有效管控，避免非预期的使用。

2.适用范围

适用于与本公司HSF有害物质环境体系文件的控制。

3.定义

3.1受控文件：是指具有文件名称、编号、版本、日期等内容，经权责人员审批，加盖红色“受控文件”印章的文件。（受控文件在本公司管理活动中具有法规性和强制性，不得随意更改、复印，不得违背其规定或要求。正本受控文件由文控保存，无需盖章）。

4.职责

4.1各相关部门：本部门文件的制订、修改、管理。

4.2体系组：文件编号、登录、分发、回收、作废等管理，以及正本受控文件的保管。

4.3各部门负责人：本部门归口一阶和二阶文件的编写，三阶文件的编写、审核。

4.4管理人代表：组织一阶和二阶文件编写、审核，三阶文件核准，及发放审批工作。

4.5董事长：一、二阶文件，及其他管理者代表认为有必要的三阶文件的核准。

5.工作内容

5.1文件类别

5.1.1一阶管理类文件：HSPM手册、HSF方针、组织架构、部门职能、职务说明书等。

5.1.2二阶程序文件：程序文件。

5.1.3三阶作业文件：作业指导书、检验标准、操作规范、外来文件等。

5.1.4四阶文件：表格。

5.2文件编号

5.2.1.一阶文件

GM-HSPM—XX

XX:代表流水号：01-99

HSPM：一阶管理类文件代码

GM表示：公司名称（简称）

5.2.2.二阶文件

GM-GP—XXX

XX代表流水号：01-99

GP表示：HSPM程序文件

5.2.3.三阶文件/四阶文件/外来文件等依质量《文件控制程序》文件要求执行。

5.3.文件制定格式

5.3.1.一阶文件格式：视需要而定（可参考二阶文件）

5.3.2.二阶文件格式：

1.目的：描述制订该文件的企图。

2.范围：说明该文件适用的领域/部门或其它可界定的范围。

3.定义：对本文件特有名词含义的说明。

4.权责：简要说明执行本文件的工作分派。

5.作业内容：详细叙述相关人员所进行的工作。

6.相关文件：列出与此项作业程序相关的文件。

7.相关表单：列出与此项作业程序相关的表单。

8.流程图：过程顺序和相互关系的描述。（可根据需要选用）。

9.附件：本程序文件中所出现的表格等附加内容。（可根据需要选用）。

注：原则上依以上规定依序分段编写，若遇有段落名称不适用时，则在段落后标示“无”。

5.3.3.三阶文件参照二阶文件格式，如二阶文件格式不适用时，制定部门经过文控的同意可以采用其他格式。

5.3.4.其他格式要求可参照《文件控制程序》文件要求执行

5.4.文件撰写/修订、审核、核准。

5.4.1.因我司文件审核、会签、批准采用企业微信审批，所以完成文件编写后，文件的修订人员应将新制订的文件上传文件新出/变更申请/通知单传给相关人员进行评审，具依依《文件控制程序》文件要求执行；

5.4.2.文件修订版次依《文件控制程序》文件要求执行，修订内容应在文件履历处描述清楚，并选用蓝色字体，以区分修订内容。

5.4.3.文件受控：文控中心接收到评审通过通知后，将文件拷贝下来转PDF文档后放入公司共享盘中，表单无需转PDF；文件需求部门按文件需求份数进行打印，前往文控并加盖文件受控章，受控章必须为鲜红色，受控文件杜绝复印。

5.5.文件的接收和分发

5.5.1.文控中心依据确定的文件分发部门，填写《文件发放/回收登记表》，文件收件者应当场校对文件页数、页码、印章并在《文件发放/回收登记表》上签名。

5.5.2.若文件中没有确定分发部门的，由相关部门填写《文件领用申请单》，经部门负责人审核后，交管理者代表或体系经理核准分发。

5.6.文件的储存

5.6.1.文件应分类存放在干燥、通风、安全的地方并加以标识。

5.6.2.正本受控文件由文控中心保管。

5.6.3.各部门文件由部门负责人指定专人保管。

5.6.4.有涉及RoHS管控的记录、报告、文件等均需按符合RoHS要求,并做好相应的标识和保存，对