律师事务所业务外包风险管理流程优化规定.doc

律师事务所业务外包风险管理流程优化规定

一、总则

1.目的

本规定旨在优化律师事务所业务外包风险管理流程，确保业务外包活动在合法、合规、有效的框架内进行，降低因业务外包带来的各类风险，保障律师事务所的利益、声誉及正常运营，提升整体运营效益。

2.适用范围

本规定适用于律师事务所所有涉及业务外包的活动及相关人员，包括但不限于合伙人、律师、行政人员等与业务外包决策、执行、监督等环节相关的人员，以及参与律师事务所业务外包的外部服务提供商。

3.制定依据

依据国家相关法律法规、行业规范以及律师事务所的经营理念和实际运营需求制定本规定。

4.企业文化与经营理念融入

律师事务所秉持专业、诚信、创新、协作的企业文化。在业务外包风险管理流程中，强调以专业精神对待每一个外包项目，以诚信原则与服务提供商合作，鼓励创新的风险管理方式，通过各部门协作确保外包业务符合事务所的整体发展战略和经营理念，实现为客户提供优质法律服务的目标。

二、组织架构与职责划分

1.业务外包风险管理小组

-组成：由事务所合伙人代表、资深律师、行政主管等组成。

-职责：整体负责业务外包风险管理的决策和指导工作。制定业务外包风险管理的战略和政策，审批重大业务外包项目及风险应对方案，协调各部门在业务外包风险管理中的工作。

2.业务部门

-职责：负责提出业务外包需求，对拟外包业务进行详细描述和分析，评估外包业务对本部门工作的影响。参与服务提供商的筛选和评估，负责与服务提供商就具体业务内容进行沟通和对接，在业务外包过程中实时监控业务进展情况，及时反馈问题。

3.风险管理部门

-职责：建立和完善业务外包风险评估体系，对业务部门提出的外包需求进行风险评估，制定风险评估报告。持续监控业务外包过程中的风险状况，及时发现潜在风险并提出应对建议。协助业务部门与服务提供商签订包含风险防控条款的合同，对合同执行情况进行监督。

4.财务部门

-职责：负责对业务外包项目进行财务预算和成本核算，审核服务提供商的报价和费用结算，确保外包业务在财务预算范围内进行，防范财务风险。参与评估服务提供商的财务状况，分析其财务稳定性对业务外包可能产生的影响。

5.行政部门

-职责：负责收集和整理服务提供商的基本信息，建立服务提供商信息库。协助业务部门和风险管理部门进行服务提供商的资质审查和实地考察等工作。负责处理业务外包过程中的行政事务，如文件管理、会议组织等。

三、管理流程

1.业务外包需求提出

-业务部门根据工作需要，结合自身资源状况，提出业务外包需求。需求应明确外包业务的内容、目标、时间要求、质量标准等关键要素。

-业务部门填写《业务外包需求申请表》，详细说明外包需求的背景、必要性、预期效果等，并提交给风险管理部门。

2.风险评估

-风险管理部门收到《业务外包需求申请表》后，组织相关人员（包括业务部门代表、财务人员等）对外包业务进行风险评估。

-评估内容包括但不限于法律风险（如合同纠纷、知识产权归属等）、财务风险（如成本超支、付款延迟等）、质量风险（如服务质量不达标、影响客户满意度等）、信息安全风险（如客户信息泄露等）、供应商信用风险等。

-风险管理部门根据评估结果编制《业务外包风险评估报告》，提出风险应对建议，报告提交给业务外包风险管理小组审批。

3.服务提供商筛选与评估

-行政部门根据业务外包需求和风险评估报告，通过多种渠道收集潜在服务提供商的信息，建立初步的服务提供商候选名单。

-业务部门、风险管理部门和财务部门组成评估小组，对候选服务提供商进行综合评估。评估内容包括服务提供商的资质和信誉（如营业执照、行业资质证书、过往业绩、客户评价等）、专业能力（如技术水平、人员配备等）、财务状况（如资产负债情况、现金流等）、服务价格、应急处理能力等。

-评估小组可以通过实地考察、问卷调查、电话访谈等方式对服务提供商进行深入了解。根据评估结果，编写《服务提供商评估报告》，推荐合适的服务提供商，提交给业务外包风险管理小组决策。

4.合同签订

-业务部门与选定的服务提供商就业务外包合同条款进行谈判，风险管理部门和财务部门提供专业支持。合同条款应明确双方的权利和义务，包括服务内容、服务期限、服务质量标准、费用及支付方式、必威体育官网网址条款、违约责任、争议解决方式等。

-合同签订前，风险管理部门对合同条款进行法律审查，确保合同符合法律法规要求，充分保护律师事务所的利益。

-经业务外包风险管理小组审批后，由律师事务所授权代表与服务提供商签订正式合同。

5.业务外包执行与监控

-合同签订后，业务部门按照合同约定与服务提供商进行工