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律师事务所业务外包风险管理规定

一、总则

1.目的：为加强律师事务所业务外包的风险管理，规范业务外包行为，保障律师事务所的合法权益和正常运营，提高服务质量和运营效益，依据相关法律法规及本所实际情况，制定本规定。

2.适用范围：本规定适用于律师事务所所有业务外包活动，包括但不限于法律文件翻译、档案管理、行政事务处理、信息技术支持等外包业务。涉及的人员包括律师事务所全体员工以及与外包业务相关的所有外部服务提供商。

3.风险管理原则：

-全面性原则：业务外包风险管理应覆盖律师事务所所有业务外包活动的全过程，包括外包决策、供应商选择、合同签订、业务实施、监督评估等各个环节。

-审慎性原则：在业务外包过程中，应充分评估潜在风险，采取审慎的态度进行决策和管理，确保外包业务不会对律师事务所的核心业务、声誉和客户利益造成不利影响。

-适应性原则：风险管理措施应与业务外包的性质、规模和复杂程度相适应，根据实际情况及时调整和完善风险管理策略。

-成本效益原则：在有效控制风险的前提下，合理权衡风险管理成本与收益，确保风险管理措施的实施不会过度增加运营成本，影响律师事务所的经济效益。

4.企业文化与经营理念融入：本律师事务所秉持“专业、诚信、创新、共赢”的企业文化，在业务外包风险管理中，应注重选择与本所文化和理念相符的供应商，确保外包服务的提供能够体现本所对客户的专业服务精神和诚信态度，同时鼓励创新的服务模式，实现与供应商的共赢发展。

二、组织架构与职责划分

1.业务外包风险管理小组：成立以主任律师为组长，各业务部门负责人和相关职能部门负责人为成员的业务外包风险管理小组。主要职责包括：

-制定和完善业务外包风险管理策略和制度；

-审议重大业务外包项目的风险评估报告和应对方案；

-协调各部门在业务外包风险管理中的工作；

-对业务外包风险管理工作进行监督和考核。

2.业务部门职责：

-提出业务外包需求，对需求的合理性和必要性进行评估；

-参与供应商的选择和评估，提供专业意见；

-负责与供应商进行业务沟通和协调，确保外包业务的顺利开展；

-对业务外包的质量和进度进行日常监控，及时反馈问题并提出改进建议。

3.职能部门职责：

-行政部门：负责业务外包相关合同的起草、审核和管理，办理外包业务的行政手续；

-财务部门：负责对业务外包费用进行预算编制、核算和支付管理，对成本效益进行分析和评估；

-风险管理部门：负责对业务外包项目进行风险识别、评估和预警，制定风险应对措施，监督风险控制的执行情况。

三、管理流程

1.外包需求提出与评估：

-业务部门根据工作需要，提出业务外包需求，并填写《业务外包需求申请表》，详细说明外包业务的内容、范围、预期目标、时间要求等。

-风险管理部门会同业务部门对需求进行评估，分析外包业务对律师事务所核心业务、运营成本、服务质量、客户关系等方面的影响，评估潜在风险。

2.供应商选择与评估：

-行政部门根据业务外包需求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商候选名单。

-业务部门、风险管理部门和行政部门共同对候选供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、专业能力、服务质量、价格水平、过往业绩、应急处理能力等。

-必要时，可组织对供应商进行实地考察，了解其实际运营情况和管理水平。

-根据评估结果，选择合适的供应商，并签订《业务外包服务合同》，合同中应明确双方的权利义务、服务内容、质量标准、价格条款、必威体育官网网址条款、违约责任、争议解决方式等重要内容。

3.合同签订与执行：

-行政部门负责合同的起草和审核，确保合同条款符合法律法规和本所利益。合同经律师事务所相关领导审批后，由授权代表与供应商签订。

-业务部门按照合同要求，向供应商提供必要的支持和配合，确保外包业务顺利开展。供应商应按照合同约定的时间、质量标准和服务要求提供服务。

-财务部门按照合同约定的付款方式和时间，及时支付外包费用。在付款前，应对供应商的服务成果进行审核，确保符合合同要求。

4.监督与评估：

-业务部门负责对业务外包的日常监督，定期检查供应商的服务质量和进度，及时发现并解决问题。如发现供应商存在违约行为，应及时书面通知供应商整改，并向风险管理部门报告。

-风险管理部门定期对业务外包项目进行风险评估，跟踪风险应对措施的执行情况，根据评估结果调整风险管理策略。

-每季度或每半年，业务部门应会同风险管理部门、财务部门等对供应商的服务进行综合评估，评估内容包括服务质量、工作效率、成本控制、合