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西餐厅财务档案保管制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范西餐厅财务档案的保管行为，确保财务档案的安全、完整和有效利用，为西餐厅的财务管理和决策提供可靠支持，同时遵循相关法律法规要求，保障西餐厅及相关利益方的合法权益。

2.适用范围

本制度适用于西餐厅全体涉及财务档案管理的员工，包括但不限于财务部门人员、档案管理人员以及其他因工作需要接触财务档案的人员。

3.基本原则

遵循真实性、完整性、必威体育官网网址性和便利性原则。财务档案的保管应确保档案内容真实反映西餐厅财务活动情况；保证档案资料齐全完整；严格保守财务信息机密；同时要便于档案的查阅、使用和管理，以提高西餐厅运营效益。

4.企业文化与经营理念体现

西餐厅秉持“品质至上，服务至诚”的经营理念，在财务档案保管中也要体现严谨、负责的态度。以高品质的档案管理服务于西餐厅的整体运营，为实现为顾客提供优质西餐体验的目标提供有力支持。同时，扁平化管理理念要求在档案保管过程中减少不必要的层级审批，提高工作效率，确保信息传递的及时性和准确性。

二、组织架构与职责划分

1.财务部门

-财务负责人

-全面负责财务档案保管工作的指导与监督，制定财务档案保管的总体策略和目标，确保档案保管工作符合西餐厅整体运营需求和相关法规要求。

-审批重要财务档案的借阅、销毁等申请，协调解决财务档案保管过程中出现的重大问题，对档案保管工作的绩效负责。

-财务档案管理人员

-负责财务档案的日常收集、整理、归档工作。按照规定的分类标准和方法，对各类财务凭证、账簿、报表等进行分类整理，确保档案资料的有序存放。

-建立财务档案保管清册，详细记录档案的名称、数量、来源、日期等信息，定期对档案进行盘点，保证账实相符。

-负责财务档案库房的日常管理，包括温湿度控制、防火、防潮、防虫等工作，确保档案存储环境符合要求。

-办理财务档案的借阅、归还手续，对借阅情况进行详细登记，跟踪档案的去向和归还情况，确保档案安全。

-其他财务人员

-在日常工作中，及时将各自工作中形成的财务资料整理、移交至财务档案管理人员处，确保档案资料的完整性和及时性。

-配合财务档案管理人员进行档案的查阅、核对等工作，提供必要的业务解释和支持。

2.行政部门

-行政主管

-协助财务部门制定和完善财务档案保管制度，从西餐厅整体行政管理角度提供支持和建议。

-协调各部门之间在财务档案保管工作中的关系，确保工作的顺利开展。

-档案管理专员（如有专门岗位）

-配合财务档案管理人员进行档案管理的技术支持，如档案数字化处理、存储设备维护等。

-参与制定档案管理的通用规范和流程，确保财务档案管理与西餐厅整体档案管理体系相融合。

3.审计部门（如有）

-审计人员

-定期对财务档案保管情况进行审计监督，检查档案的完整性、准确性和合规性。

-对财务档案保管过程中发现的问题提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改，以保障财务档案的真实性和可靠性，促进西餐厅运营效益提升。

三、管理流程

1.档案收集

-财务部门各岗位人员在日常工作中，应及时收集本岗位产生的财务原始凭证、发票、合同等资料，确保资料的完整性和准确性。

-每月末，各岗位人员将当月整理好的财务资料统一移交至财务档案管理人员处。财务档案管理人员对移交的资料进行初步审核，检查资料的数量、内容是否符合要求，对于不符合要求的资料，及时反馈给相关人员进行补充或修正。

2.档案整理与分类

-财务档案管理人员按照档案类型、时间顺序等对收集的财务资料进行分类整理。一般分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类（如银行对账单、纳税申报资料、财务审计报告等）。

-对于会计凭证，应按照编号顺序排列，检查凭证附件是否齐全，然后进行装订成册。会计账簿应按照总账、明细账、日记账等不同类型进行整理，标注清楚账簿名称、所属期间等信息。财务报告应按照月度、季度、年度进行分类整理，确保报告的完整性。

3.档案归档与存储

-整理好的财务档案应及时进行归档，按照分类标准存放在专门的档案库房或档案柜中。档案库房应配备必要的存储设备，如档案架、档案盒等，并进行编号管理，便于查找。

-建立电子档案目录，将纸质档案信息录入电子系统，形成电子索引，方便快速检索档案。同时，对电子档案应进行定期备份，存储在安全的介质上，防止数据丢失。

4.档案借阅

-内部员工因工作需要借阅财务档