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篮球馆会员档案管理制度

一、总则

1.目的

为加强篮球健身馆会员档案管理，规范会员信息的收集、整理、存储和使用，保障会员权益，提升篮球健身馆服务质量和运营效益，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于篮球健身馆全体员工以及在本篮球健身馆注册的所有会员。

3.企业文化与经营理念体现

篮球健身馆秉持“健康、活力、共享”的企业文化，倡导积极向上的生活方式。在会员档案管理中，注重以会员为中心，通过精准、完善的档案管理，为会员提供个性化、优质的服务，践行“让每一位会员享受专业篮球健身体验”的经营理念。

4.数据安全原则

会员档案涉及大量会员个人敏感信息，在管理过程中严格遵循数据安全原则，采取必要的技术和管理措施，确保会员信息的必威体育官网网址性、完整性和可用性，防止信息泄露、篡改或丢失。

二、组织架构与职责划分

1.管理层

-篮球健身馆管理层负责会员档案管理制度的审批与监督执行，确保制度与篮球健身馆整体战略和运营目标相符，为档案管理工作提供必要的资源支持。

-定期对会员档案管理工作进行评估，根据篮球健身馆发展和会员需求，对制度进行调整和完善。

2.前台接待人员

-负责会员注册时信息的初步收集，确保会员填写的资料准确、完整。引导会员正确填写会员登记表，包括基本信息（姓名、性别、年龄、联系方式等）、健康状况、篮球运动经历和兴趣偏好等。

-对收集到的会员信息进行初步审核，检查信息的完整性和合理性，如发现问题及时与会员沟通确认。将审核通过的会员信息及时传递给档案管理人员进行归档。

3.档案管理人员

-负责会员档案的整理、分类、编号和存储。按照一定的标准和方法，将会员信息进行有序排列，建立电子和纸质档案，并确保档案的安全存放。

-定期对会员档案进行更新和维护，及时录入会员的消费记录、课程参与情况、健康数据变化等信息，保证档案信息的时效性和准确性。

-负责会员档案的借阅和查询管理，严格按照规定的流程和权限为授权人员提供档案服务，记录档案的借阅和查询情况。

4.教练团队

-在日常教学和指导过程中，收集会员的篮球技能提升情况、训练反馈等信息，及时反馈给档案管理人员，以便更新会员档案。

-协助档案管理人员了解会员健康状况的变化，特别是与篮球运动相关的身体状况，确保会员在安全的前提下进行篮球健身活动。

三、管理流程

1.会员信息收集流程

-注册阶段：会员在前台办理注册手续时，前台接待人员向会员发放会员登记表，并详细说明填写要求。会员填写完毕后，前台接待人员对表格进行初步审核，重点检查必填项是否填写完整、联系方式是否有效等。

-信息补充：会员在篮球健身馆消费或参与课程过程中，如产生新的信息（如购买新的服务项目、参加特定培训课程等），相关工作人员应及时记录并传递给档案管理人员，以便更新会员档案。

-定期回访：篮球健身馆定期对会员进行回访，通过电话、短信或问卷调查等方式收集会员对服务质量、设施设备等方面的反馈信息，补充到会员档案中。

2.档案整理与分类流程

-信息录入：档案管理人员收到前台传递的会员登记表后，将会员信息准确录入电子档案管理系统。在录入过程中，对信息进行二次审核，确保数据的准确性。

-分类编号：按照会员类型（如普通会员、VIP会员等）、注册时间等因素对会员档案进行分类。为每份档案赋予唯一的编号，方便管理和查询。

-纸质档案整理：将会员登记表及相关资料进行整理，按照编号顺序进行装订，存放在专门的档案柜中，建立纸质档案索引目录，便于快速查找。

3.档案存储与备份流程

-电子档案存储：电子档案存储在篮球健身馆专门的服务器上，设置不同级别的访问权限，确保数据安全。服务器定期进行维护和更新，防止数据丢失或损坏。

-备份策略：制定严格的备份计划，每天对会员档案数据进行全量备份，备份数据存储在异地存储设备中，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。定期对备份数据进行恢复测试，确保备份数据的可用性。

4.档案借阅与查询流程

-内部申请：篮球健身馆员工因工作需要借阅或查询会员档案，需填写《会员档案借阅/查询申请表》，注明借阅/查询目的、档案编号、预计归还时间等信息，经部门负责人审批后提交给档案管理人员。

-审批流程：档案管理人员收到申请表后，根据申请内容和权限设置进行审核。对于涉及会员敏感信息的申请，需经更高层级领导审批。审批通过后，档案管理人员为申请人提供相应的档案服务。

-记录与归还：档案管理人员对档案的借阅和查询情况进行详细记录，包括申请人姓名、时间、档案编号等信息。借阅人员在规定时间内归还档案，档案管理人员检查档案的完整性后进行销