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西餐厅设备采购与验收规定

一、总则

1.目的

本规定旨在建立一套科学、规范、严谨的西餐厅采购与验收流程，确保采购的食材、物品等符合西餐厅的品质要求，保障食品安全，控制成本，提高运营效益，同时体现西餐厅的企业文化与经营理念，为顾客提供优质稳定的餐饮服务。

2.适用范围

本规定适用于西餐厅所有食材、饮品、餐具、设备及其他运营所需物品的采购与验收工作，涉及参与采购与验收环节的全体员工。

3.企业文化与经营理念融入

西餐厅秉持“品质至上，服务为本，创新求变，和谐共赢”的经营理念。在采购与验收过程中，始终将品质放在首位，严格筛选供应商，确保所采购的物品符合高品质标准，以满足顾客对西餐美食的期待。同时，注重与供应商建立长期稳定、和谐共赢的合作关系，共同推动餐饮业务的发展。

二、组织架构与职责划分

1.采购部门

-采购经理：全面负责采购部门的日常管理工作，制定采购计划与预算，审核采购订单，与供应商进行商务谈判，建立和维护供应商关系，对采购成本、质量和交付负责，确保采购工作符合西餐厅整体运营需求和企业文化要求。

-采购专员：根据采购计划执行具体的采购任务，寻找、筛选合适的供应商，收集供应商信息和报价，协助采购经理进行谈判，跟进采购订单的执行情况，处理采购过程中的突发问题，及时反馈采购进度和相关信息。

2.验收部门

-验收主管：负责验收工作的组织与管理，制定验收标准和流程，培训验收人员，监督验收工作的执行情况，对验收结果进行审核和判定，处理验收过程中的争议和问题，确保所采购物品的质量符合要求。

-验收员：按照验收标准对采购的物品进行检验，检查物品的数量、质量、规格等是否与采购订单一致，记录验收结果，对于不合格品及时报告并协助处理，确保入库物品的质量合格。

3.其他相关部门

-厨房部门：根据菜单和营业需求，提供食材的采购规格和质量标准，参与食材验收工作，对食材的品质和适用性提出专业意见，协助采购部门优化采购清单，确保采购的食材能够满足烹饪要求和菜品质量标准。

-仓库部门：负责采购物品的接收、存储和发放工作，核对物品的数量和包装，确保物品安全入库，按照规定的库存管理要求进行存放，根据使用部门的需求及时准确地发放物品，定期盘点库存，协助采购部门做好补货计划。

三、管理流程

1.采购计划制定

-每月末，厨房部门结合下月的营业预测、菜单安排以及当前食材库存情况，制定食材采购需求计划，明确各类食材的品种、规格、数量等详细信息。其他部门根据工作需要，提交各自的物品采购需求申请。

-采购部门汇总各部门的需求，结合市场供应情况和历史采购数据，综合考虑成本、库存周转率等因素，制定月度采购计划。采购计划需经采购经理审核、西餐厅经理批准后执行。

-在执行过程中，如因营业情况变化或其他特殊原因需要调整采购计划，相关部门应及时通知采购部门，采购部门进行相应调整并重新履行审批手续。

2.供应商选择与管理

-采购专员通过多种渠道收集供应商信息，包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、服务等方面的情况，建立供应商信息库。

-采购部门组织相关人员对潜在供应商进行实地考察或样品评估，重点考察供应商的生产环境、加工工艺、质量控制体系等，确保供应商具备稳定提供符合西餐厅品质要求产品的能力。

-根据考察和评估结果，选择符合要求的供应商，签订采购合同。合同中明确双方的权利义务、产品规格、价格、交货方式、付款条件、质量标准、违约责任等条款，保障双方的合法权益。

-定期对供应商进行绩效评估，评估指标包括产品质量、交货及时性、价格合理性、售后服务等方面。根据评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购量、延长合作期限等；对表现不佳的供应商进行整改通知或淘汰处理，以激励供应商持续提高服务质量。

3.采购订单下达与执行

-采购专员根据审批后的采购计划，向选定的供应商下达采购订单。采购订单应详细注明采购物品的名称、规格、数量、价格、交货日期、交货地点等信息，确保供应商清楚了解采购要求。

-采购订单需经采购经理审核签字后发送给供应商，同时抄送至验收部门、仓库部门等相关部门。供应商收到订单后应及时确认回复，如有异议需与采购部门协商解决。

-在采购订单执行过程中，采购专员密切跟踪订单进度，与供应商保持沟通，确保供应商按照约定的时间、地点和质量标准交付货物。如遇供应商无法按时交货或出现其他问题，采购专员应及时采取措施，如协调供应商调整交货时间、寻找替代供应商等，并及时向采购经理汇报。

4.验收流程

-货物到达西餐厅后，仓库部门通知验收部门进行验收。验收员首先核对送货单与采购订单的一致性，包括物品的名称、规格、