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律师事务所业务外包合同管理规定

一、总则

（一）目的

为规范本律师事务所业务外包行为，提高运营效率，控制风险，保障服务质量，依据相关法律法规及本所实际情况，特制定本规定。

（二）适用范围

本规定适用于本律师事务所所有业务外包活动，包括但不限于法律研究、文档管理、行政事务、信息技术支持等外包业务。参与外包业务的所有内部人员及外部服务提供商均需遵守本规定。

（三）基本原则

1.合规性原则：业务外包活动必须符合国家法律法规、行业规范以及本所的职业道德和执业纪律要求。

2.质量优先原则：确保外包服务质量不低于本所自行提供服务的标准，满足客户对法律服务的需求。

3.成本效益原则：综合考虑外包成本与预期收益，通过合理的外包安排提高本所运营效益。

4.风险可控原则：对业务外包过程中可能出现的各类风险进行识别、评估和控制，确保风险处于可承受范围内。

5.必威体育官网网址原则：严格保护客户信息、律所商业秘密等敏感信息，防止因外包活动导致信息泄露。

（四）企业文化与经营理念体现

本所秉持“专业、诚信、创新、共赢”的企业文化，在业务外包管理中，鼓励与具有相同价值观的服务提供商合作。以客户需求为导向，通过优化外包管理流程，为客户提供更优质、高效的法律服务，实现本所的经营目标。

二、组织架构与职责划分

（一）外包管理委员会

1.组成：由本所合伙人代表、管理层代表、相关业务部门负责人组成。

2.职责

-制定和修订业务外包战略和政策，确保与本所整体发展战略相一致。

-审批重大业务外包项目，对涉及金额较大、风险较高或对本所业务有重大影响的外包项目进行决策。

-监督业务外包活动的总体执行情况，协调解决外包过程中的重大问题。

（二）业务部门

1.职责

-根据业务需求，提出外包项目建议，详细说明外包业务的内容、范围、目标等。

-参与外包服务提供商的选择、评估和合同谈判，提供专业意见和技术支持。

-负责外包项目的具体实施和日常管理，包括与服务提供商的沟通协调、任务分配、进度跟踪等。

-对服务提供商的服务质量进行实时监控和定期评估，及时反馈问题并提出改进要求。

（三）行政部门

1.职责

-协助业务部门进行外包项目的前期调研和供应商筛选，收集相关信息并进行整理分析。

-负责外包合同的起草、审核、签订和存档管理，确保合同条款符合法律法规和本所利益。

-跟踪外包项目的费用支出，协助财务部门进行成本核算和预算控制。

（四）财务部门

1.职责

-参与外包项目的成本预算编制，对外包费用进行合理性评估。

-审核外包项目的费用支付申请，确保费用支出符合合同约定和财务制度。

-定期对外包项目的成本效益进行分析，为管理层提供决策支持。

（五）风控部门

1.职责

-对外包项目进行风险评估，识别潜在风险并制定相应的风险应对措施。

-监督外包过程中的风险控制执行情况，及时发现和预警风险事件。

-参与处理外包过程中的风险事故，协助采取措施降低风险损失。

三、管理流程

（一）外包需求提出与审批

1.业务部门根据业务发展需要，填写《外包需求申请表》，详细说明外包业务的内容、目的、预计时间、预算等信息。

2.将申请表提交至外包管理委员会进行审批。委员会根据本所战略规划、资源状况等因素进行综合评估，作出是否批准的决定。

（二）服务提供商选择

1.供应商筛选

-行政部门根据业务部门提供的外包需求，通过多种渠道收集潜在服务提供商的信息，包括公司资质、业绩、口碑等。

-建立供应商信息库，对潜在供应商进行初步筛选，确定符合基本条件的供应商名单。

2.实地考察与评估

-业务部门、风控部门等组成考察小组，对初步筛选出的供应商进行实地考察。考察内容包括供应商的办公环境、人员配备、技术能力、质量管理体系等。

-依据考察结果，结合供应商提供的服务方案、报价等，对供应商进行综合评估，形成《供应商评估报告》。

3.确定合作方

-将《供应商评估报告》提交外包管理委员会审议，委员会根据评估结果选定服务提供商。对于重大外包项目，可能需要经过多轮谈判和评估后确定最终合作方。

（三）合同签订

1.行政部门根据谈判结果，起草外包合同。合同应明确双方的权利义务、服务内容、服务标准、费用支付方式、必威体育官网网址条款、违约责任、争议解决方式等重要内容。

2.合同初稿提交至风控部门、财务部门等进行审核，确保合同条款合法合规、风险可控且符合成本效益原则。

3.审核通过后，由本所授权代表与服务提供商签订正式合同。合同签订后，行政部门负责将合同存档，并将相关信息传达给业务部门等相关执行部门。