财务物资采购验收办法.doc

财务物资采购验收办法

财务物资采购验收办法

一、总则

1.目的

为加强本高端宾馆财务物资采购验收管理，规范采购验收行为，确保所采购物资的质量、数量和价格符合要求，保障宾馆正常运营，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于宾馆所有财务物资的采购验收活动，包括但不限于办公用品、客房用品、餐饮食材、设备设施等物资的采购验收。

3.职责分工

-采购部门：负责物资的采购工作，确保采购物资符合宾馆需求，并及时通知验收部门进行验收。

-验收部门：由仓库管理部门、使用部门和财务部门相关人员组成验收小组，负责对采购物资的质量、数量、规格等进行检验和核对。

-财务部门：负责审核采购合同、发票等相关凭证，监督采购资金的支付，参与重大物资采购的验收工作。

二、采购验收流程

（一）验收准备

1.采购部门在物资到货前，应提前通知验收部门

-提供详细的采购信息，包括采购合同、采购申请单、物资清单等文件，明确物资的名称、规格、型号、数量、交货时间、交货地点等要求。

-对于特殊物资或有特殊验收要求的物资，采购部门应向验收部门提供相应的技术资料、检验标准等。

2.验收部门接到通知后，做好验收准备工作

-组建验收小组，根据物资的性质和采购金额确定验收小组成员。对于金额较大、技术复杂的物资采购，应邀请专业技术人员或相关专家参与验收。

-准备验收所需的工具、量具、检测设备等，确保验收工作能够顺利进行。

-规划验收场地，确保场地具备物资存放、检验的条件，对于有特殊存储要求的物资，应提前做好相应的准备。

（二）初步核对

1.物资到货时，验收人员首先核对物资的外包装

-检查外包装是否完好无损，有无破损、变形、受潮等情况。若发现外包装存在问题，应及时与采购人员和供应商沟通，记录问题情况。

-核对物资外包装上的标识信息，包括物资名称、规格、型号、数量、供应商等，确保与采购合同和物资清单一致。

2.根据送货清单，核对物资的数量

-按照物资清单逐一清点物资数量，确保实际到货数量与清单一致。对于数量较多或难以逐一清点的物资，可采用抽检的方式进行核对，但抽检比例应符合相关规定或根据实际情况合理确定。

-对于贵重物资、易损物资或有特殊数量要求的物资，必须进行全面清点。如发现数量短缺或溢余，应立即与采购人员和供应商联系，查明原因，并做好记录。

（三）质量检验

1.外观检查

-对物资的外观进行仔细检查，查看表面是否有划痕、裂纹、变形、锈蚀、污渍等缺陷。对于有颜色要求的物资，检查颜色是否符合标准。

-检查物资的标识、标签是否清晰、准确，内容是否完整，包括物资的名称、规格、型号、生产日期、保质期等信息。

2.性能检验

-对于需要进行性能检验的物资，按照相关标准或采购合同约定的检验方法进行检验。如设备设施需要进行开机调试、运行测试等，检验其各项性能指标是否达到要求。

-对于一些关键物资或技术含量较高的物资，可要求供应商提供产品合格证明、质量检验报告等文件，作为验收的依据之一。同时，验收小组也可根据实际情况，委托有资质的第三方检测机构对物资进行检测。

3.功能检验

-对于具有特定功能的物资，如电子产品、电器设备等，进行功能测试，检查其各项功能是否正常。按照操作规程进行操作，验证物资是否能够满足宾馆的实际使用需求。

-在功能检验过程中，如发现物资存在功能缺陷或不能正常使用的情况，应及时记录问题，并与采购人员和供应商沟通解决。

（四）规格型号核对

1.严格按照采购合同和物资清单，核对物资的规格型号

-检查物资的尺寸、重量、材质、技术参数等是否与合同约定一致。对于一些有特殊规格要求的物资，如定制的家具、专用设备等，应重点进行核对。

-如发现物资的规格型号与合同不符，验收人员应立即停止验收工作，并及时通知采购人员与供应商协商解决。在问题未解决之前，不得接收该批物资。

（五）资料审查

1.验收过程中，验收人员要对物资相关资料进行审查

-要求供应商提供物资的使用说明书、维护手册、合格证、质量检验报告等资料，确保资料齐全、完整。

-对于进口物资，还应审查其报关单、原产地证明、商检报告等相关文件，确保物资来源合法、合规。

2.对资料的真实性、有效性进行核实

-可通过查询官方网站、联系相关机构等方式，验证资料的真实性。对于虚假资料或不符合要求的资料，应要求供应商及时补充或更换。

（六）验收结果记录与报告

1.验收人员在验收过程中，要详细记录验收情况

-填写验收记录单，内容包括物资名称、规格型号、数量、供应商、验收日期、验收人员、外