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财务票据存档保管细则

财务票据存档保管细则

一、总则

1.目的

为加强本高端宾馆财务票据的存档保管工作，确保财务票据的安全、完整、有效，保证财务信息的准确性和可追溯性，特制定本细则。

2.适用范围

本细则适用于本宾馆在经营活动中涉及的各类财务票据，包括但不限于发票、收据、支票、汇票、报销凭证、记账凭证等。

3.职责分工

-财务部门：负责财务票据的统一管理，包括票据的收集、整理、审核、存档、保管和调阅等工作。

-各业务部门：负责本部门业务活动中产生的财务票据的及时传递和初步整理，并确保票据的真实性、合法性和完整性。

-档案管理部门：负责对财务票据档案的存储环境进行管理，提供安全、适宜的存档场所，并配合财务部门进行档案的定期盘点和清查。

二、财务票据的收集与整理

1.收集要求

-及时性：各业务部门在经济业务发生后，应在规定时间内（一般为[具体时长]）将取得的财务票据传递给财务部门。例如，采购业务完成后，采购人员应在[X]个工作日内将发票、采购合同等相关票据交至财务。

-完整性：传递的财务票据应包含所有必要的信息，如发票的基本信息（发票名称、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务或商品明细、金额、税率、税额等）、收据的收款明细（收款日期、付款人、收款人、收款事由、金额等）、支票的存根联等。对于缺少关键信息的票据，财务部门有权拒收并要求业务部门补充完整。

-真实性：业务部门应确保所提供的财务票据是真实发生的经济业务所产生，不得提供虚假票据。财务部门在收到票据时，应进行初步的真实性审核，如通过查询发票真伪、核实业务背景等方式。

2.整理规范

-分类整理：财务部门收到各业务部门传递的票据后，应按照票据的种类（如发票分为增值税专用发票、增值税普通发票；支票分为现金支票、转账支票等）、业务类型（如采购、销售、费用报销等）进行分类。

-粘贴要求：对于需要粘贴的票据（如报销凭证中的各类发票、车票等），应按照一定的规则进行粘贴。一般要求在专用的粘贴单上，从下往上、从右往左依次粘贴，票据应排列整齐，不得相互遮挡，确保票据内容清晰可见。同时，应在粘贴单上注明票据的张数、金额合计等信息。

-编号管理：对整理好的每一类票据，应进行连续编号。编号应具有唯一性，以便于后续的查询和管理。编号可以采用年份+月份+流水号的方式，例如202401001表示2024年1月的第一张票据。

三、财务票据的审核

1.合规性审核

-审核票据的开具是否符合法律法规的要求：检查发票是否按照规定的格式开具，是否加盖发票专用章；收据是否为财政部门监制的正规收据，是否加盖收款单位公章等。对于不符合规定的票据，财务部门应及时通知业务部门更换。

-审核票据的内容是否符合财务制度的规定：核实票据所反映的经济业务是否在本宾馆的经营范围之内，费用报销是否符合宾馆的费用标准和审批流程等。例如，差旅费报销应审核出差的审批单、行程安排、住宿发票、交通票据等是否与出差规定相符。

2.准确性审核

-审核票据的金额计算是否准确：核对发票上的金额、税率、税额的计算是否正确，报销凭证上的各项费用汇总是否准确等。对于金额计算有误的票据，应要求业务部门重新核对并更正。

-审核票据的信息是否与相关合同、协议等文件一致：检查发票上的商品或服务名称、数量、单价等信息是否与采购合同一致，确保经济业务的真实性和准确性。如果发现不一致，应及时与业务部门沟通，查明原因并进行调整。

3.审核流程

-初审：由财务部门的票据管理人员对收到的财务票据进行初步审核，主要检查票据的完整性、合规性和表面的准确性。初审通过后，将票据传递给相应的会计人员进行进一步审核。

-复审：会计人员在进行账务处理前，应对票据进行复审。复审除了对初审的内容进行再次核实外，还应结合财务核算的要求，审核票据的会计科目归属是否正确，是否符合财务报表编制的要求等。复审发现问题的，应及时与票据管理人员或业务部门沟通解决。

-终审：对于一些重大的经济业务所涉及的财务票据（如大额采购发票、重要投资项目的票据等），应由财务部门负责人进行终审。终审主要从财务风险把控、资金安排等方面进行审核，确保经济业务的合规性和财务的稳健性。

四、财务票据的存档

1.存档方式

-纸质存档：对于审核通过的财务票据，应按照分类和编号顺序，定期（一般为每月）装订成册。装订时应使用专用的装订设备和材料，确保装订牢固、整齐。每册票据应编制封面，封面上注明票据的种类、所属期间、编号范围、册数等信息。装订成册的纸质票据应存放在专门的档案柜中，档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。