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办公系统工作流使用详解

工作流相关概念

随着企业管理信息化进程的不断深入，协同应用软件的概念已深入人心，而工作流系统正是协同应用软件的核心。通过应用IT技术来规范工作流程、提高工作的执行效率和准确度，是工作流系统主要解决的闻听。

工作流是一个万能模块，它可以应用到各行各业以及企业管理的方方面面。

通过管理员对工作流的合理设置，以及对员工进行基本的工作流培训，可为企业日常办公和管理提供极大的便利，提高工作效率，并使得企业运营更加高效、规范、稳健。

纳索协同办公系统内置的工作流子系统，可以实现业务或公文的申请、审批、会签、登记、操作等环节的管理可将协同工作过程的记录，便于日后审核与查询，并实现业务数据的规范化录入、查询、统计和存档。

简单来说，工作流就是把一项工作分解为多个步骤，由多人协同来完成。这里所指的工作是形形色色的，在办公室里进行的很多不同类型的工作，都可以用工作流系统来表达。

纳索协同办公系统的工作流系统由表单和流程这两个重要元素构成：

表单：流程是工作过程中和环节的描述，流程由工作的多个步骤组成，进一步由指定的经办人填写指定的表单控件，谁都不能跨越权限，体现了一种制度和规范。

基础概念：

工作流就是多人协同完成一项工作，也就是多人按顺序依次填写一张表单，或者填写会签意见，传递附件，在工作流中，不同步骤的主办人对附件的权限可以单独进行设置。

工作流中的表单和流程一般都是由办公系统管理员设计好的。

纳索协同办公系统中的表单格式可以通过各种网页制作工具(DreamWeaver、FrontPage、SharePint等)制作完成后倒入系统，也可以使用word设计好之后复制粘贴到表单智能这机器，然后添加表单控件即可。

每个流程对应一个表单，不同的流程可以共用一个表单。没有建立过工作的流程，与之对应的表单是可以更换的，反之，表单不能更换。

流程分为固定流程和自由流程两种，固定流程由固定步骤组成，用户事先需定义好，自由流程无需定义流程步骤，但需要指定新建权限。

固定流程的每一步都需要指定经办权限、可写字段、下一步骤以及转入转出条件等信息。

固定流程第一个步骤设定的经办人，才有权新建该流程的工作；自由流程也需要设定好新建权限（如果您发现自己不能新建工作，就是由于没设置好第一个步骤的经办人）。

执行中的工作和已经完成的工作都可以通过工作流→工作查询进行查询，但首先您需要有工作查询的菜单权限和对流程的查询权限。

任何流程都可以指定监控人员和查询人员，监控人员可以随时转交下步或终止流程（自由流程），监控人员和查询人员都可以查询流程全部工作。办公系统管理员，可以查询所有流程的工作。

固定流程并发含义是当某工作需要同时有多个步骤处理表单，可以使用并发功能。

子流程含义是在某个流程流转过程中可以创建一个新的流程并执行，结束后可以在此返回父流程。子流程可以实现多个不同工作（多个表单）的串联。

表单设计

2.1表单基本样式设计

使用word或者网页制作工具设计好表单的基本样式，比如表单基本样式设计如下图：

2.2表单相关操作

2.2.1新建

进入OA系统，系统管理→工作流设置→设计表单，新建表单如图：

填写表单名称，选择表单的所属部门，点“保存”即可新建一张表单。

注：表单所属部门属性仅OA管理员可以设置，设置为系统（仅系统管理员管理）则只能OA管理员进行管理；设置为具体部门则除了OA管理员外，此部门内有工作流设计菜单权限的人员也可以管理编辑该表单。此属性目的是为了实现工作流按部门独立管理。

2.2.2编辑名称

编辑名称界面和新建表单是一样的，用于对表单名称和所属部门属性进行修改。拥有“设计表单”菜单权限的用户可以对自己管理范围内的表单进行编辑，修改表单属性，其中，普通用户只能编辑属于自己部门的表单，OA管理员可以编辑所有表单。

2.2.3智能设计器

智能设计器是表单最关键的操作，用户需要在表单智能设计器里为设计好的表单样式加上控件最终生成一个完整的表单。用户可以将设计好的表单样式复制到设计器里，也可以直接在设计器里添加表格设计样式，样式完成后添加必要的表单控件，这样就完成了表单的制作。

2.2.4预览

表单预览和工作办理中显示的效果是一样的，用户可以在表单投入使用之前预览表单，对不满意或不美观的地方进行修改，避免表单投入使用后出现问题再返回来修改。

2.2.5导入

表单导入只支持html或txt格式，导入操作实现了两个功能：

样式导入，网页制作工具制作好的表单样式可以直接导入到设计器而不需要复制粘贴操作，也可以直接导入代码生成的txt文档。

流程设计

3.1流程分类

流程分类更方便了流程的管理，把不同性质的流程放在不同的分类下，也方便了流程的查找。在系统管理-工作流设置-流程分类可以为系统添加流程分类。

3.2流程管理

3.2.1新建