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档案管理制度

一、总则

1.为规范公司档案的管理工作，完整、系统保护和利用公司档案，为适应公司的长远发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，以及2013年2月1号发布的10号令，结合本公司的实际，特制定本制度。

2.公司档案，是指公司自筹建以来，在从事的各种经营活动中形成的具有参考利用价值、保存备查的文字、图表、声像、电子档案等不同形式的历史记录。

3.本制度为总公司档案管理制度，分支机构档案管理参照此制度执行。

二、管理体制和职责

（一）公司档案管理，实行集中统一领导、分级管理的原则。总公司行政部是公司档案工作的主管部门，指定专人负责公司档案的收集与管理工作，并对各部门、各分支机构的档案的收集整理归档工作进行督促、协助和指导。

（二）公司文件材料归档工作应纳入公司各项工作计划，纳入公司各部门的工作议程中，纳入相关人员岗位责任制。

（三）公司应建立文件材料归档责任追究制度。不按要求及时归档的应追究当事人及部门负责人的责任。

（四）档案管理工作的主要职责：

1.贯彻执行档案工作的方针、政策、法令、条例和办法，制定并建立健全公司档案工作各项规章制度，明确公司文件材料的归档范围、时间、要求，保证归档文件材料齐全、完整、准确、系统和安全。

2.管理公司各类档案，对公司经营活动中形成的各种文件、资料进行收集、整理、鉴定、编目和归档，并积极提供利用服务。

3.对所保存的档案进行科学管理，不断提高档案管理水平，做到案卷质量标准化，档案整理系统化，库房管理科学化，查找利用现代化。

4.执行必威体育官网网址制度，防止档案失密和泄密，确保档案的安全。

（五）总公司行政部的档案管理职责：

1.妥善保存和管理总公司各类证照，按照总公司《证照管理制度》，行使证照的管理职责。

2.对总公司签订的各类重大协议、合同、备忘录等文件妥善保存，与文件交付人核对档案信息并予以登记建册，重要文件扫描保留电子档案。

3．接收各部门已整理完毕的批量存档文件（如：财务凭证、人力资源档案、法律相关材料、业务申报单等），与交付人核对档案信息，协助交付人装箱封存并登记建册。

4.建立档案使用管理规定后工作流程，并按规定和流程行使管理职责。

5.对总公司保管的档案材料进行系统的整理、编目、立卷、归档、使用。

6.对内部库房和外部库房进行定期或不定期的维护和管理，保障档案的完整性和安全性。

7.对总公司各部门和分支机构提供档案管理工作督促、指导、支持和检查。

（六）总公司各部门应对部门内部档案建立管理细则，明确管理职责分工和管理办法。专业类档案管理办法如下：财务类档案参见总公司财务部制定的《会计档案管理办法》；人力资源档案参见公司人力资源部制定的《人力资源档案管理制度》；业务日常工作档案管理办法参见经营管理部发布的相关制度和工作要求；法律事务档案参见公司法务部制定的《法律事务管理办法》。????

三、管理范围????

（一）行政管理工作形成的文件材料（包括并不仅限于下列内容）：

1.公司筹备期的可行性研究、申请、批准，公司章程。???

2.公司领导的活动记录。

3.综合性行政事务，证照以及印鉴的管理。

4.行政后勤工作，办公环境的安全保卫以及综合治理。

5.外事工作。

（二）经营管理工作形成的文件材料

1.公司经营战略决策（包括并不仅限于下列内容）：

2.公司领导班子（包括董事会、股东会、监事会和经理层）构成及变更，公司内部机构及变更。

3.计划管理，责任制管理，各种统计报表，公司综合性统计分析。

4.资产管理，房地产管理，资本运作，对外投资，股权管理，多种经营管理，产权变动、清产核资。

5.属公司所有的知识产权和商业秘密及其管理。

6.公司信用管理，形象宣传。

7.商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的资信调查等。8.财务管理，资金管理，成本价格管理，会计管理。

9.物资采购、保存、供应和流通。

10.产品销售、经营业务管理，服务质量管理。11.境外项目管理。

12.招投标项目管理。

13.公司业务经营中发生的相关法律方面合同或协议等文件。归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物、电子文档、电子图片、音频视频文件等各种载体形式。????

四、归档时间要求

（一）公司证照一般应在办理或更新完毕后立即归档。

（二）公司业务项目等材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后一个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。

（三）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

（四）公司员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后一周内及时归档。

（五）会计文件材料在会计年度终了后由财务部整理、装订、归档、装箱，再根据实际使用情况确定交付总公司行政部统一保管。

（六）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时