38个城市的应用文模板软件运用情况调查.docxVIP

38个城市的应用文模板软件运用情况调查 公司的自治活动促进了社会对应用作文规范化的要求。“要写文章，必须实现风格规范、内容规范和语言规范。”。”1当前，应用文格式与内容规范化的模板软件开发已经有了可靠的技术平台，为提高应用文写作速度和质量，在深入调研和分析需求的基础上进行模板软件研发不仅可行而且必要。 一、 调查的覆盖面和科学性 本文分析的依据是从2008年10月1日至2009年1月15日期间对全国38个城市各类机构的秘书人员进行的应用文格式与内容模板需求的问卷调查及个别访谈调查结果。所调查的省份涉及：北京、天津、上海、重庆4个直辖市，除西藏、青海、新疆、宁夏、台湾五省之外的25个省会城市，以及福建的厦门、泉州、漳州、龙岩、莆田、三明、南平、宁德和广东深圳9个城市。共发放问卷1500份，其中邮寄993份，手工发放217份，网络发送290份，共回收1255份，回收率为83.67%，其中有效样本1206个，有效率为96.1%。因此，本次调查的覆盖面和科学性有保证。其中能为应用文格式与内容模板功能设计提供帮助的问题包括四个方面：一是用户从事应用文写作情况，二是用户写作应用文时使用的辅助手段，三是用户所使用过的模板类软件的功能，四是用户心目中理想模板的功能、价格及其它期望。 二、 结果和指示 调查结果体现了我国应用文写作、相关软件运行和用户需求的现状。下面结合数据分析从七个方面进行分析： 1. 其他种类应用软件 调查显示：用户常写的应用文文种较广。多数用户平时以写作事务类应用文为主，行政类应用文次之，其他种类应用文根据工作性质多有兼顾（见图1）。这就要求写作人员必须掌握多种与本单位工作相关文种的写作技巧，对他们的知识面和适应能力提出了较高的要求，也对应用文写作模板软件文种设置的齐全度提出了要求。 2. 突出难写表面的实际 问卷就用户认为难写的文种的状况设置了开放式问题，回收问卷中100%的被调查者填写了这一题。从图1可见，选择常见文种与难写文种的总量上基本一致，但每个人的感受不尽相同：有的文种虽然常写，却不见得写得好，如讲话稿、总结（其人数分别占32.9%和20.3%）；有的文种难得写一次，写起来有难上加难的感觉，如经济类文书。还有人认为上行文都不好写。用户列出的难写文种还有：决定、议案、通报、调研报告、规章制度、会议纪要、各类方案等。这一现状要求软件应注意突出难写文种模板的细化。调查中还有用户提到英语议论文和新闻类应用文，这与近年来外贸活动和企事业单位注重形象宣传有关。所以，软件研发也要充分考虑文种设定、范文及素材建构上的实用性和时代性。 3. 对写作过程的熟悉程度 因为办公人员承担的工作不同，其写作频率也不同（见图2）。文字秘书通常天天都有写作任务，仅有75人，仅占总数的6%，而其他秘书则不一定，不经常写的有677人，占了一半以上，以事务工作为主的秘书则很少有写作任务。结合对写作软件熟悉程度的调查可知：对于经常有写作任务的被调查者而言，拥有一套得心应手的辅助写作软件是他们梦寐以求的事。从这个角度看，应用文格式与内容模板软件开发的主要用户群应是文字秘书。但在个别访谈中，我们也发现一些平时经常从事文字工作的秘书一般都是单位的“笔杆子”，他们的写作有相当水准，并不是很依赖写作模板，反而是那些不经常写应用文的用户对模板的需求更为迫切。这说明应用文格式与内容模板软件具有不同层次的需求。 4. 普遍的应用效率 应用文写作速度受篇幅、内容难度、领导意图、材料提供情况、写作人员写作能力等方面影响。在对撰写一篇应用文平均所需时间的调研统计（见图3）中可见，共有56%的被调查者回答需要花费2小时以上，这已经占了一天工作时间的四分之一，这种低效率的应用文写作现状急需改变；另有41%被调查者的写作速度因应用文难度不同而异。如果借助便捷的写作辅助工具，其写作效率必将有所提高。 5. 写作过程被动化，难以保证应用写作质量 在用户所使用的辅助工具里，网络查询是主体，占总数的52.5%；借用工具书的占23.3%；询问他人与根据自己经验的合计约14.2%。调查发现：仅凭自己经验进行写作的人较少，这说明许多被调查者的应用文写作经验相对欠缺。为此，课题组进一步个别调查了用户的年龄，发现：目前大多数机关负责应用文写作的人员大多较为年轻，经验不足，迫切需要辅助手段提高写作效率。互联网的普及使网络查询成为众多被调查者写作应用文时首选的辅助手段，但其内容良莠不齐，难以保证应用文写作质量。可见，研发中要注重应用文模板软件质量。 6. 对现有软件的使用调查 带着上一个问题的疑问，课题组继续调查了现有应用文模板类软件功能的运用情况。主要得到四方面信息： 其一，在对应用文模板使用简况的调查中得知：仅有28.1%的被调查者表示用过应用文格式或内容模板，有71.9%的人至今未曾使用过较