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办公事务企业日常事务管理第1页/共115页 2第一节 文书档案管理一、文书管理的内容二、档案管理的内容第2页/共115页 3 任务提出 ■任务提出第3页/共115页 4任务提出 四川省巴中市政府办公室因为工作人员粗心大意，致使在关于中秋节放假的通知的结尾处竟出现“端午节”，尽管第二天便及时作出了更正，但刚刚上任才一个多月的办公室主任仍然被停职反省，综合科长、副科长等三人被免职。有好事者甚至将此事直接概纳为现代典故“端午罢官”，大有让其“名垂青史”之意。第4页/共115页 5（一）文书管理的概念 文书，又称文件，是企业经营活动的信息传递与信息保存的载体。 基本任务有：收文处理、发文处理、文件保管及文件利用。概括为：“收、发、管、用”。 收文处理抓催办、发文处理抓把关、文件保管抓分类、文件利用抓方便。一、文书管理概要第5页/共115页 6一、文书管理概要（二）文书管理的性质效用性时限性机要性规范性第6页/共115页 7一、文书管理概要 （三）文书管理的内容1、收文处理：对所收公文的登记、承办、催办等2、发文处理：拟稿、核稿、签发、发放3、文书的存档：材料收集、归卷、立卷4、文书的管理：5、文书的利用6、完成领导交办的其他文书管理工作第7页/共115页 8（四）文书的收发管理1、收文管理签收拆封登记分发传阅一、文书管理概要第8页/共115页 9日欣（中国）贸易公司收文登记记录册自 年 月 日至 年 月 日 编号本卷共 条 页归档号目录号卷号第9页/共115页 10某某公司收文处理卡来文单位文号收文时间收文编号拟办意见 办公室 年 月 日领导批示处理结果备注第10页/共115页 11收文处理案例 2009年7月1日，日欣（中国）贸易公司某某市分公司秘书收到日欣（中国）贸易公司的一份通知，得知总公司将于本周对某某市分公司进行财务工作检查。第11页/共115页 12收文处理案例步骤1：收到这份通知，拆启后，将文件取出，核对好份数、日期后，将文件的内容登记在收文登记记录册上；步骤2：取出文件处理单，填写相关内容，提出初步办理意见，再将文件处理单附在通知原件上，拿到总经理办公室，请总经理批示。步骤3：总经理看了通知后，指明此份通知中要求办理的事项应由财务部负责。他立即打电话让你过来，让你将这份通知和办理意见传达给财务室。第12页/共115页 13收文处理案例步骤4：你将这份通知和办理意见，交给财务部部长，请他负责办理。财务部部长看过后，以电话的形式，告知各个分支机构，要求他们对照财务考核指标进行自查，并在6月20日将自查报告交至财务部。步骤5：2009年6月20日，各家分支机构的自查报告均按要求上报，财务部部长在文件处理单上，填好办理结果、方式和通知原件一起，交还给秘书。第13页/共115页 14一、文书管理概要 2、发文管理拟稿拟定主题词会签核稿呈批签发第14页/共115页 15国务院公文主题词表 词表共由15类1049个主题，分为主表和附表两大部分，主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如综合经济、财政、金融类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如工交、能源、邮电类中的工业、交通、能源和邮电等。第三层是类属词，如体制、职能、编制等。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。 第15页/共115页 16国务院公文主题词表 主题词有类别词、类属词、文种词三部分构成。 标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词，如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“水利，再标类属词水土保持，最后标上通知。 第16页/共115页 17 一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引；再对第二个主题内容进行标引。如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》，先标反映第一个主题内容的类别词经济管理，再标类属词企业、破产；然后标反映第二个主题内容的类别词劳动，再标类属词就业；最后标通知。 第17页/共115页 18发文处理案例 为响应总公司号召，日欣（中国）贸易公司某某市分公司决定从20××年6月1日起开展“扎实基础、提升品质，促进某某市分公司持续快速发展”活动。主要活动是主题演讲会和合理化建议征文。各部门和各分支机构必须在20××年7月28日前上报活动开展情况。按照活动方案要求：演讲会每月1个主题，全体员工必须积极参与；合理化建议活动全体员工必须参与，