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华胜天成《文件记录管理流程》对文件的管理要求 文件版本 版本号标识方法：Vx.y。x为1-9，y为0-9。 文件密级 文件密级分为机密、内部公开、公开三个等级 文件密级由文件发放的批准者决定。 文件生命周期 编制 审核 审批 发放 废除 第二十页，共七十二页。 体系文件的基本要求 系统性 全面反映相关方、管理层、标准对管理的要求 各层次文件相互支持 同一层次相互引用 逻辑性 各文件规定之间无矛盾 按工作次序及流程编号 适用性 结合实际编制文件（针对实际过程、实际环境因素、职业健康安全风险等） 文件简明、清晰 保证实际可操作性，对不适用部分及时修改 第二十一页，共七十二页。 方针的编写 第二十二页，共七十二页。 体系整合项目中的方针文件 华胜天成质量及安全方针 SOA ……等 第二十三页，共七十二页。 方针政策的性质 是阐述公司的有关管理体系方针并描述其管理体系的文件 是体系文件中最高层次的文件（流程和作业指导书不能与之矛盾） 是纲领性文件，规定管理的政策和原则——我们要做什么 不具备可操作性 第二十四页，共七十二页。 方针的作用 通过编写方针对公司内与质量/重大环境因素/风险有关的活动进行全面策划及管理 提交给认证机构的体系审核依据文件，证明体系符合选定的标准 建立文件化的体系，贯彻公司的管理方针 环境改变时，保证体系及其要求的连续性 对外介绍体系 改进的需要（基准及改进依据） 第二十五页，共七十二页。 方针的编写要求 对公司所采用的体系标准（标准的所有适用条款进行规定，与体系有关的，标准中没有涉及的，也可加入手册或引用参考） 对选定的标准中不适用的体系要求应作出说明 要引用支持手册的流程 至少包括 方针（必要时） 管理体系的组织机构及人员职责、权限和相互关系 各条款的规定或说明 手册的控制规定（必要时） 第二十六页，共七十二页。 方针编写步骤 确定方针政策 确定有关管理的组织机构及职责、权限（体系范围） 收集整理与标准有关条款相对应的现行做法及有关部门记录资料、文件，并对现有文件分类 依据标准的要求，确定要改进的地方 确定编制方针的格式和结构 形成方针草案 讨论定稿 第二十七页，共七十二页。 方针的内容 封面 手册目录 修订页 手册发放控制页(必要时） 介绍组织及手册的前言 方针和目标（必要时） 职能对照表 管理组织机构、职责和权限描述 体系条款的描述和体系流程文件的引用 手册使用指南（视需要） 支持性资料附录（视需要） 第二十八页，共七十二页。 方针封面 公司名称和标志（如需要） 方针标题及方针发行版号 拟制/审核/批准签字 生效日期 受控文件编号 受控文件标识 受控号 安全级别标识 第二十九页，共七十二页。 目录、修订页及发放控制页 方针目录： 列出方针各章节名称、章节号及页数 修订页： 用修订记录的形式说明方针中各章节的修订状态 方针发放控制页： 说明公司现行方针的发放分布 第三十页，共七十二页。 方针前言 介绍本公司及方针的前言： 本公司的名称、地址、通讯方法、业务情况、公司性质、历史和规模、质量管理的历史 所采用的体系标准及范围 方针的编制、审批、发放控制、修订方法 第三十一页，共七十二页。 方针 方针 与组织宗旨相适应 包括对持续改进的承诺 遵守法规的承诺 为目标制订提供框架 描述此方针如何为所有员工熟悉和理解 最高管理层(者)的批准签名 持续适应性方面得到评审 第三十二页，共七十二页。 组织机构、职责和权限描述 组织机构图 职责、权限及相互关系的说明 第三十三页，共七十二页。 体系条款的描述和体系流程文件的引用 分章描述对所采用的体系标准每一条款的控制，对每一条款的控制应覆盖或超出标准要求 合理的划分章节： 按标准条款划分 (较多采用) 按实际业务过程划分 各章节保持一致的格式,一般包括: 目的（必要时） 职责 对本条款的控制规定 支持文件(列出控制流程名称) 第三十四页，共七十二页。 方针使用指南(视需要) 便于查阅方针 方针的各章节编排方式及章节的简短摘要，说明方针的什么内容在方针的什么地方 第三十五页，共七十二页。 支持性资料附录（视需要） 支持方针的有关部门资料如： 生产工艺流程图/业务过程流程图 职能对照表 进一步细化的职责 流程文件/作业指导书清单 其它资料 第三十六页，共七十二页。 练习1 熟悉一份《ISMS方针》 第三十七页，共七十二页。 流程文件的编写 第三十八页，共七十二页。 体系整合项目中的流程文件 体系维护流程 组织级整合流程 业务流程，以满足ISO9001 信息安全和风险控制流程，以满足ISO27001 IT服务管理流程，以满足ISO20000 项目管理流程 第三十九页，共七十二页。 流程文件的性质 流程文件是文件化的运作,是对完成或管理活动所规定的方法 是体系文件