东大阿尔派软件公司采购流程管理.docx

东大阿尔派软件公司采 购流程管理 This model paper was revised by LINDA on December 15, 2012. 采购流程管理 文件编号： NW607103 生效日期： 受控编号： 密级：秘密 版次： 修改状态： 总页数 14 正文 6 附录 8 编 编制：李晓锐 审核：韩冬梅 批准：孟莉 沈阳东大阿尔派软件股份有限公司 (版权所有，翻版必究) 文件修改控制 修 修改 修改页码及条款 修改人 审核人 批准人 修改日期 状态 修改记录编号 目录 1. 目的 2. 适用范围 3. 术语和缩略语 4. 规定内容 供方的评定 采购活动的触发 采购实施 采购验收 5. 引用文件 NW607101 《合格供方评定办法》 NW607104 《采购验收规定》 5.3 NW607105 《库房管理规定》 6. 质量记录 NR607103A “东大阿尔派自用设备申请表” NR607103B “设备采购通知单” NR607103C “合同执行本地采购申请单” NR607103D “送货验收单” NR607103E “设备直发(自采)验收单” NR607103F “产品返修单” 附录 ：购货合同 1. 目的 规范采购流程，明确采购责任，对采购过程进行控制，确保本公司所采购的产品/服务满 足规定的要求。 2. 适用范围 2.1 适用于本公司各部门在软件产品和软件项目开发过程中所需要的，且影响软件 开发质量的产品/服务(以下简称内部自用品)的采购。 2.2 适用于根据软件及系统集成合同为客户采购的产品/服务。 3. 术语和缩略语 3.1 直发：为缩短交货期和节省运费，采购部门按照合同执行员申请将设备直接从供 应商处发给用户或分支机构。 3.2 自采：为缩短交货周期，当地采购价格合理，并能得到更好的服务，驻外分支机 构在当地进行的采购行为。 3.3 购货合同：采购部门就采购内容与供方达成的协议。合同文本包括购货合同、采 购订单、及对方提供经我方认可的合同。 4 规定内容 供方的评定 4.1.1 批准采购的产品/服务应从合格供方采购。采购部门负责按照NW607101 《合格供 方评定办法》对供方进行评定，只有经过评定合格的供方才能成为我们的合格供 方。 4.1.2 常用产品采购部门应按照比质比价原则，评定两家以上合格供方。 4.1.3 为合格供方建立档案。进行动态管理， 监督检查，对不合格供方及时通报。 4.1.4 将评定结果及时反馈给供方，以便更好地培养和确定供方，与其建立良好、 稳固 的关系。 4.2 采购活动的触发 4.2.1 总部采购 1) 内部自用品的采购：采购员根据设备管理部门提交的并经主管负责人审批的 “东大阿尔派自用设备申请表”，进行内部自用设备的采购； 2) 合同采购：根据公司与用户签定的合同中有关采购产品/服务的规定，由合同 执行员负责填写“设备采购通知单”，经其部门负责人批准，直接向采购员 申请采购。 4.2.2 自采 对于自用及合同中的设备，驻外分支机构可以根据需要向合同执行员提交“合同 执行本地采购申请单”，由其组织相关部门进行评审，并将评审结果反馈给采购 部门及申请部门。采购员接到合同执行员反馈的同意自采的“合同执行本地采购 申请单”后方可执行。 4.3 采购实施 4.3.1 采购员根据已批准的“东大阿尔派自用设备申请表”或“设备采购通知单”进 行采购。 4.3.2 实施采购时，采购部门应与合格供方签订书面购货合同。购货合同须经采购部门 负责人审查后，由法定代表人或其授权代理人签字生效。合同金额在 10 万元以 上，由公司总经理或授权主管副总经理签字；合同金额在 10 万元以下，由采购 部门负责人签字； 不允许未经授权及超越权限在合同上签字。 4.3.3 采购员依据购货合同跟踪采购活动。采购的执行情况与购货合同要求不一致 时，采购员应及时与供方协调解决，并反馈给合同执行员以采取适当的措施。 4.3.4 采购部门接到设备直发申请后安排发货，并将“设备直发(自采)验收单”传 真给用户及分支机构，然后凭“设备直发(自采)验收单”及 NR607105C “商品 出库单”办理入库手续。 4.3.5 采购部门收到合同执行员已经评审并批准的自采申请后，区分不同情况付款。 1)金额2000元以下，由办事处从备用金中支付，待发票返回后，报销付款。 2)金额2000元至50000元之间，区分情况付款给办事处或供应商。 3)金额50000元以上，由采购部门直接与供应商签订合同，并直接付款给供应 商。 采购验收 4.4.1 采购产品到货，可先将其放入库房收货区待检，采购员填写“送货