《秘书基础》(第二版)第03章 信息与秘书工作.pptVIP

三、信息收集的方法 1．观察法 2．问卷法 3．阅读法、收听法 4．询访法 5．索取法 6．网络法 7．量表法 8．交换法 9．检索法 一、信息的整理加工 1．筛选 2．校核 3．加工 4．编制 二、信息的贮存 1．分类：指对各种信息资料按一定的标准进行类别划分。 2．著录：指对具体的信息资料进行如实的记载。 3．建立贮存检索系统：建立贮存检索系统，可使源源而来的信息资料根据这个系统归类存放，需要时按类查找。 4．保管：指信息资料入库存放和维护 三、信息的传递 1．信息资料传递的基本要求 将信息资料送达需要者手中，就是信息资料的传递。一般来说，信息资料传递的基本要求就是“多、快、好、省”。 2．信息资料传递的基本方式 （1）单向传递 （2）相向传递 （3）反馈传递 3．我国具体的信息传递途径 （1）邮路传递 （2）电信传递 （3）新闻传递 （4）面授或直接送达 第一节 信息及其在秘书工作中的作用 第二节 秘书信息工作的特点、 原则和要求 第三节 信息的收集 第四章 信息的处理 一、信息的概念与特征 1．信息的含义 信息是客观世界中各种事物运动状态的反映。事物在不停地运动变化，信息也总是不断地生成或更新。 信息又是客观事物之间相互联系、相互作用的直接或间接的表征。通过信息传递能够再现客观事物的状态。 一、信息的概念与特征 2．信息的分类 （1）按信息源的性质，信息可分为自然信息和社会信息两大类。 （2）按信息的表现形式可将信息分为语言信息、文字信息、图像信息等。 （3）按信息源的方向，信息可分为横向信息、纵向信息，外部信息和内部信息等。 （4）按信息的稳定状态，可将信息分为静态信息和动态信息。 （5）按信息存在或作用时间，可将信息分为长时信息、短时信息等。 一、信息的概念与特征 3．信息的主要特征 （1）开发性 （2）共享性 （3）无限性 （4）时效性 二、现代社会信息工作的基本特征 1．信息载体的多样化 2．信息传递的迅速化 3．信息社会化和全球化 商代用于占卜和刻写卜辞的龟甲 西周时期的青铜器史墙盘及其铭文拓片 西汉前期书有《孙子兵法》的竹简 东晋王羲之的纸本墨宝《快雪时晴帖》 现代信息载体—硬盘 现代信息载体—光盘 地面控制中心，地面人员在此接收宇航员发自遥远太空的信息。 互联网示意图 三、信息工作在秘书活动中的作用 1．辅助领导科学决策，必须依靠信息 2．起草文件必须依靠信息 3．信访咨询工作需要依靠信息 4．做好日常管理工作必须依靠信息 一、秘书信息工作的特点 1．针对性 2．综合性 3．时效性 4．经常性 二、秘书信息工作的原则 1．追踪原则 2．超前原则 3．选优原则 三、秘书信息工作的基本要求 1．准确 2．及时 3．全面 4．适用 （1）要服务于中心工作 （2）要根据不同领导机关和不同领导人的不同要求提供信息 （3）要对新发生的信息及时采报 一、信息收集的内容 1．系统内信息：机关单位所管辖和隶属系统内的信息。 2．上级信息：上级信息是上级领导机关下达的信息。 3．平行信息：不相隶属的机关单位的相关信息。 4．社会信息：社会上具有普遍性、倾向性的信息。 5．历史信息：与本单位的工作和主管业务有关的一切历 史档案资料。 6．国际信息：来自国际社会的信息。 二、信息收集的渠道 1．根据信息获取的方式，信息收集渠道可分为： （1）信息网络渠道 （2）行政组织渠道 （3）科研渠道 （4）社会团体渠道 （5）调查渠道 （6）媒体渠道 2．根据获取信息的来源，信息收集渠道可分为： （1）外部渠道：包括国内信息渠道和国外信息渠道 （2）内部渠道：指组织内部的各个部门