供应商管理制度.docVIP

1 - 供应商管理制度 关于合同与单品确认 ●times;times;谈判部是代表公司统一采购商品和确定供应商的唯一部门 ●在确立合同前，供应商须向谈判员提供其厂商资信材料，商品的有关证明及特殊商品政府要求的其它证明（供应商须备有传真机，否则不能合作）。 ☆营业执照、组织机构代码、税务登记证复印件。 ☆生产许可证/代理证书复印件。 ☆质量检测合格证/卫生检疫合格证/进京销售许可（对外埠产品）/商检证书（对进口产品）。 ●times;times;超市总部供应商合同，对times;times;超市各店均有效。供应商和times;times;超市及其各店均需遵守执行。 ●合同经双方确认后，谈判部将供应商的基础资料及合同条款的谈判结果录入电脑传送到店，并给供应商在times;times;超市唯一一个厂商编码（同一供应商供应times;times;超市不同部组单品，仅在厂商编号前加部组号以示区别）。 ●times;times;购销单品清单为合同的重要附件，该附件为times;times;超市选购供应商具体单品的依据，是对确认每一单品基础信息的全面描述。 ●购销单品清单须经双方签字确认，确认后谈判部将单品基础信息录入电脑传送到店，并给每一供应商的每一单品在times;times;超市唯一一个单品编码。 ●供应商基础资料和其供应的单品基础信息（单品调整或包装/规格/价格等）如有变动，须以书面形式提前一个月通知谈判员，以便及时更正购销单品清单，变更电脑系统记录的供应商基础资料和单品基础信息。这样就会保证订货、收验货、对帐及结款的顺利，提高双方数据的准确和效率。 ●双方确认合同后并非承诺购买，商品的采购需通过店订货单进行。如对合同或购销单品清单有疑问请与谈判员联系。 ●有关商品及商品促销的所有问题，供应商应与谈判员联系解决。 ●谈判部每星期一、二、四、五为供应商洽谈接待日。为提高效率，请与谈判员预约洽谈时间。 ●为节省往返时间，供应商及其单品基础信息变更和促销确认请尽量以传真形式通知谈判员。 关于订/送/验收货 ●店营业部门依据谈判部传送的供应商及单品基础资料，根据店内销售及库存情况向供应商发送订单（订单须是电脑打印，手写订单无效）。 ●订单须以传真方式向供应商下达（非传真方式供应商可拒绝送货，并向公司稽核部反映）。 ●供应商收到订单后，要按订单及时备货并按要求时间送到订货店的收货组。 ●供应商必须按订单送货，与订单不符收货部拒绝收货，商品质量有问题拒绝收货。同样错误不允许重复发生。 ●订单传真不清楚或订量不清楚，请与店指定人员联系确认。临时货量不足或断货，请及时向各店营业主管或经理反映，协商解决方案。长时间（15天以上）断货或供应商已停止生产供应的单品请提前一周向谈判员反映，以便谈判在电脑系统内及时终止，店营业不再订货。 ●收货完成后，供应商请在订/验货单上签字确认。有退货请确认退价、量、额后，在退货单上签字。并记录订/验货单、退货单的流水号。 关于对帐和结款 ●店财务部核算员负责与供应商对帐业务。 ●在结款日前15天开始对帐。对帐时间为每星期一至星期五上午9：30到12：00。 ●为节省时间，请供应商在对帐期以传真形式向核算员报数，在确认核算员收到传真后的最晚第三天核算员须向供应商电话答复数额是否相符，如不符双方应预约时间详尽核对。 ●对帐完成后，请按双方核对的数额开具增值税票，并请供应商在结款日前至少7天将税票送至财务部，以保证按期结款。 ●供应商第一次办理结款，请提供： ☆公司授权的结款代表人的证明，包括公司抬头的信纸、结款代表人的姓名和签名、盖有公司章。 ☆结款代表人的身份证复印件并加盖有公司章（A4规格纸张）。 ☆供应商的开户行及帐号。 ●供应商发生退票，请用公司抬头的信纸说明支票作废原因，并加盖公司章，同时交纳10元手续费。财务部收到作废支票日起五个工作日后重新开具支票。 ●供应商支票遗失，请立即到times;times;超市开户行挂失。如支票未被冒领，自供应商报告之日起30天后财务部重新开具支票。 关于工作划分 ●谈判部谈判员负责：供应商的签约、终止，单品的新增、终止、变价等变更，促销，赞助费用。 ●财务部负责：核收区谈判部谈判员与供应商确认的各项赞助费用。 ●店营业/收货组的营业员/主管负责：订货、验货、退货。 ●店财务部核算员/会计负责：对帐、结帐、赔偿。 ●店营业经理负责：长期租用店内堆头、店内广告。