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. 档案整理的方法及分类、 档号编制及质量要求 （文书业务、会计声像、 实物电子、科技 邵东档案整理的方法及分类、 档号编制及质量要求 （文书、业务、 会计、 声像、 实物、 电子、 科技） 编写 吴金林 一、档案整理几个概念 ( 一 ) 档案整理定义： 是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案， 进行基本的分类、 组合、 排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。 （二）档案整理的基本要求： 遵循文件材料的形成规律和特点， 保持文件材料之间的有机联 系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 （三）档案整理的文件范围： 凡是本机关工作活动中形成的， 具有查考保存价值的文件材料， 包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机 盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。 （四）档案整理的方法：一是以 案卷“ ”为单位整理。二是以 件“ ”为单位整理。 1、以 案卷“ ”为单位整理。 1）以 案卷“ ”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为 案卷。 2 ）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。 分类即按照立档单位的档案分类方案， 对文件材料进行实体分类； 组合即将经过分类的文件 材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。 3）以 “案卷 ”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮 2 种， 硬卷皮型号有 1.2 ，1.5 ，2.0cm 三个规格， 以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。 4 ）以 案卷“ ”为单位档案整理的依据是 1987 年 12 月国家档案发布的《机关档案工作业务建 设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以 案卷“ ”为单位档案整理的适应范围 （1）大部分单位短期保管（现 10 年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档 案一般按 卷“ ”整理 （2 ）各单位专门业务档案一般按 卷“ ”或是 盒“ ”整理。 （3 ）科技档案按 卷“ ”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷 构成的一般要求》（ GB/T 11822-2000 ）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科 学技术研究课题档案管理规范》 DA／T2-92 执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委 1988 年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。 . . （4 ）会计档案按 盒“ （卷）”整理， 整理的依据是财政部、 国家档案局 1998 年发布的关于 《会 计档案管理办法》（财会字〔 1998 〕32 号）。 6）按 卷“ ”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文 件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引 目录、档案排架。 2、以 件“ ”为单位整理。 1）以 件“ ”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位即 件“ ”来进行整理。 2 ）一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、 一面锦旗、 一个奖杯等均为一件。 文书材料的正本与定稿作为一件， 正文与文件处理单为一 件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被 转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每 册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。 3）以 件“ ”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以