公司公文管理规范.docx

PAGE 1 PAGE 1 2020 年 4 月 19 日 公司公文管理规范 公司公文管理规范 文档仅供参考 文档仅供参考 ** 公司公文管理规范 一、目的 为保障公司各项政策、规章、政令、业务指导性文件等及时、有效地贯彻和执行，特制定本规定。 二、适用范围 本办法适用于 ** 有限责任公司（以下简称公司）及下属机构、子公司。 三、定义 公文是公司贯彻各项政策、规章、政令、业务指导性文件的有效载体。包括： 以公司名义及以公司各单位（体系）名义下发的通报、通知、指导书、会议通知、会议纪要等等。 公司正式签发的高管例会及办公例会会议纪要。 以公司名义对政府机构或外单位发出的汇报、请示、情况说明、对外公函等。 各子公司正式签发的红头文件。四、职责 签发权 公司整体红头文件由总经理签发。 以各单位（体系）名义下发的红头文件由分管副总经理签发。 子公司红头文件由子公司总经理或由其授权的子公司副总经 理签发。 发文权 ：总经办 / 子公司综合办公室。五、管理制度 公文的常见种类 请示 请上级部门请求指示和批准，用 “请示 ”。 报告 向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级的询问用“报告”。 意见 用于对重要问题提出看法和处理办法 , 用“意见 ”。 通知 批转下级的公文或转发上级和不相隶属单位的公文，传达上级的指示，要求下级部门办理或者需要周知和执行的事项， 用“通知 ”。 通报 表扬好人好事，批评错误，传达重要情况的事项，用“通 报”。 规定/ 办法/ 制度 对下级部门布置工作，阐明工作活动的指导原则，用 “规定”、“办法”或“制度”。 决定、决议 受文机构 受文机构 发文单位 适用范围 发文字号 以公司名义下发的重要事项、通 ** 发[ 年号 ] 第×××号 知、规章制度等 ** 有限责任公 全公司 公司下发的奖惩类文件 ** 行字 [ 年号] 第×××号 司 公司下发的任命类文件 ** 任字 [ 年号] 第×××号 以公司名义下发的会议纪要文件 政府机构 ** 有限责任公 汇报工作、反映情况、提出请示 ** 纪字 [ 年号] 第×××号 ** 文[ 年号 ] 第×××号 及外单位 司 等公文 对某些问题或者重大行动作出安排，适用于重要事项或者重 大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级部门不适当的决定事项。用“决定”。经过会议讨论经过， 要求贯彻执行的事项，用“决议”。 会议纪要 传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的文件用“会议纪要”。 公文的格式 公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印 章、发文时间、抄送 (抄报)单位、公文字号、主题词等。 标题及主题词为 3 号黑体加粗，正文为小四宋体，段间距为 1.5 倍行距。 2.3 公文纸一般采用国际标准 A4 型（ 297MM× 210MM ），左侧装订。 公文的编号 以公司名义下发的文件编号 承办单位适用范围 承办单位 适用范围 发文字号 发布培训信息、内部岗位竟聘公告、会议通知、上 行政体系 ** 行政[ 年号 ] 第×××号 报总结规划、节假通知、稽查通告、公告等文件 发布部门管理规范、表单、条例、销售计划、规章 营销体系 ** 营销[ 年号 ] 第×××号 制度等文件 发布生产计划、车间管理制度、安全检查通报等文 生产体系 ** 生产[ 年号 ] 第×××号 件 财务体系 发布的审计通报、预算制度等文件 ** 财务[ 年号 ] 第×××号 3.3 以子公司名义下发的文件编号 发文单位 发文字号 江西 ** 营销有限责任公司文件 ** 营销发 [ 年号 ] 第×××号 江西 ** 保健酒有限责任公司文件 ** 保健发 [ 年号 ] 第×××号 3.4 文件字号右侧必须注明签发人姓名。 公文的下发流程 公司及各单位（体系）正式发文必须以公司红头文件下发， 由承办部门负责起草 , 并填写《发文审批单》，承办部门负责人予以内容审核签字后送总经理 / 分管副总经理的秘书审 核。 总经理 / 分管副总经理的秘书负责对文件内容、文字、格式进行审核。 总经办主任对文件进行最终审核签字后报公司总经理 / 分管副总经理签发。