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安全档案管理制度 一、目的与范围 1.目的 为进一步规范公司安健环文件和档案管理,促进安健环体系建设,特制定本细则。 2.范围 各类安健环管理制度、标准、操作规程、教育与培训、安健环投入、安健环会议、职业健康、安健环检查、隐患排查及整改、安健环奖惩、事故管理等档案,包含重要图片、音视频资料等。 二、职责 1.公司安健环管委会负责安健环文件的审批。 2.综合管理部是安健环文件和档案管理的职能部门。 3.安全监督部负责安健环文件的起草、审核、监督执行及检查回顾。 4.其他各部门负责公司安健环文件的宣贯、执行及部门、班组安健环制度的编制。 三、安健环文件的编制 1.适用公司范围的安健环管理制度由公司安健环管委会制定和修订;各元素负责人结合所负责元素制定的安健环管理制度由公司安健环管委会审订并发布;根据公司风险评估结果编制的书面工作程序或操作规程由公司安健环管委会发布。 2.各部门内部的管理制度和操作规程主要适用于本部门和班组,由部门和班组编制,安全操作规程要报公司安全监督部备案。 四、安健环文件的建档 公司综合管理部负责公司安健环档案的集中归档,各部门负责与自身工作相关的档案日常管理工作。 五、安健环文件的保管和使用 1.公司的安健环文件和档案由综合管理部统一妥善保管,安健环档案的借阅、使用必须履行审批程序,操作规程类档案由综合管理部主任审批,安健环基本管理制度、标准由公司分管领导审批。 2.各部门要及时更新安健环文件,明确档案由专人保管,并定置摆放、易于获取,检查维护每年不得少于一次。 3.各部门、班组要建立文件借阅制度或做好借阅的登记工作,不得遗失。安健环文件仅限公司内部使用,集团内部其他单位借阅,需要征得综合办公室同意,严禁外借到集团以外其他单位,严禁将公司各类安健环文件传到外部网站上。 4.安健环文件和档案根据重要程度分类保管。适用公司范围的文件档案保管期限必须在三年以上,仅适用于某部门内部使用的档案保管期限不得少于三年,仅适用某班组内部使用的档案保管期限不得少于一年。 5.公司通过内审、安健环检查,部门、班组通过自我检查等形式,每年不得少于一次对文件进行合规性评审,及时修订和更新文件,并对安健环文件档案及其管理流程进行回顾,及时纠正管理偏差。 六、安健环文件的修订、更新及发文 1.适用公司范围的基本安健环管理文件由公司安健环管委会办公室负责修订,并按公司发文流程重新发文。 2.仅适用于部门或班组内部的管理文件由部门或班组内部修订,需有修订及新实施时间,并报安全监督部备案。 七、考核 1.适用于公司范围的重要文件和档案发生丢失,报公司安健环管委会处理。 2.仅适用部门或班组使用的内部文件和档案发生丢失,由部门或班组内部进行考核,将考核结果报公司综合管理部和安全监督部备案。
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