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某公司电子邮件使用管理规定 编 制： 审 核： 批 准： 日 期： 受控状态： 发放编号： 1、 目的 2、 适用范围 3、 邮件使用及沟通原则 4、 邮件发送规范 5、 邮件内容优化要求 6、 邮件系统安全管理 1.目的： 为了加强对公司电子邮件的规范化管理，提高电子邮件质量和公司员工电子邮件使用技巧，提高办公效 率，特制定本制度。 适用范围：本规定适用于安闻集团所有使用电子邮件员工。 邮件使用及沟通原则： 第1条谨慎选择发送对象；邮件不发给无关的人，避免浪费对方时间；对外发送邮件符合必威体育官网网址制度原则。 第2条有效性原则；沟通有效性：面对面沟通 电话沟通 邮件沟通。在选择邮件沟通前，应优先考虑更合 适、有效的沟通方式。 第3条正文清晰简洁文字通顺，避免冗长及模棱两可表述，内容较长要进行分段，便于理解。 第4条商务礼仪及文明规范原则， 第5条 禁止以邮件方式进行争议性的内容沟通，避免出现邮件“爬楼”现象。（爬楼定义：针对同一话题交流回 复超过3次，双方无法达成共识，仍以邮件继续沟通，视为问题爬楼邮件。） 邮件发送规范： 1需要发邮件的情况： 1. 1工作计划、汇报、下级申请/请示、上级批复/指示/安排； 1.2通知、通告、通报、公告、周知事项、建设性意见、文件发布； 4.1.3部门间事务往来（需留存书面证据，或需提供相关附件资料的）； 1.4无见面条件且电话不通、内网通或云之家不在线的情况下。 除以上情况外，要求不发邮件，而尽量以面谈方式解决问题。 4.2邮件主送要求： 4.2.1邮件主送对象通常只有一名，特殊情况下可以有多名，在发送之前，必须要确定： 4.2.2部门公用邮箱，必须注明本邮件目标人员姓名； 2. 3对方工作范围与本邮件所涉及问题直接相关； 4.2.4对方收到邮件后需要回复或进行处理。 如不满足以上任何一点，对方均不应作为本邮件的主送人员； 2.5如非特殊问题，公司要求尽量一对一发送邮件。 4.3邮件抄送（CC）要求： 邮件抄送对象要慎重选择，在抄送对方之前，必须要确定： 3. 1对方为必须收到本邮件的人员； 3. 2对方工作范围与本邮件所涉及问题必须相关； 3. 3对方必须知晓本邮件内容且不需要对邮件进行直接回应； 如不满足以上任何一点，对方均不应作为本邮件的抄送人员； 4.3.4当寻求其他部门人员支持时，需将邮件同时抄送收件人与发件人的直接上级主管；如未获上级主管批 准时，不得越级抄送更高级别人员；如上级主管处于试用期时，可同时抄送该主管人员的上级。 4. 3.5 在一个邮件的工作内容讨论而没有形成团队的最终意见之前，或尚未得到直线经理的确认之前，避 免越级汇报，除非该邮件处于紧急或关系公司重大业务决策的内容；不需要领导介入处理的情况，不要随意 抄送；问题无法解决，需要升级时可以抄送领导。 4.4邮件群发要求： 邮件群发涉及面较广，尤其需要慎重处理，除各部门主管级以上人员外，如需群发邮件，经申请获批之后进 行群发； 4.5邮件密抄（BCC）要求： 不需要收信人看到本邮件其他收件人时，可以采用邮件密抄，仅用于非常规情形。 4.6邮件回复要求： 4. 6. 1 一般情况邮件收到后应在2个工作日内答复，如不答复，可视为同意； 4. 6.2如果仅就邮件事项发表看法，不涉及其他收件人，则只需选择“答复”发件人即可； 4. 6.3如果能够确认自己的答复必须让全体收件人都知道时，可以选择“全部答复”（必须慎重选择）o 6.4同一人就同一问题在邮件里不再回复第二次，要求马上转成面谈或电话沟通或会议讨论。 4.7邮件转发要求： 4.7. 1在确认对方必须知晓本邮件内容的前提下，或在对方的合理要求下，才可以转发邮件； 7. 2在转发他人的邮件时，如需增加新收件人或抄送人时，要检查邮件内容是否适合发送，如不适合应 做适当修改； 4.7.3当本邮件的部分内容只适合决策层面或特定部门人员查看时，收件人不得随便转发，要做适当修改 并获得批准后方可转发。 邮件内容优化要求： 1内容与格式要求： 5.1.1邮件标题简洁，突出邮件主要目的或核心内容； 1.4邮件内容表达清晰、文字通顺； 1.5如针对邮件问题无法提出建设性意见或建议，不要回复邮件； 1.6重要邮件使用重要红色“！ ”标记，提醒接收人及时查看和回复； 5. 1. 7发送邮件之前要依次确认: ? 主题巳添加； ? 收件人、抄送人无误; ? 附件已添加（如有）； ? 邮件内容无误; ? 个人签名档无误。 1.8邮箱签名档内容包括1-敬语、2-姓名及联系方式、3-公司名称及地址、4-必威体育官网网址提示；字体规范：统 一要求为宋体，“必威体育官网网址提示”为宋体加粗，以美观为原则。 “Best regards”、Best”、“祝好”、“商祺”、“非常感谢”等（敬语）。 ****部（部门名） **