Access 2010数据库应用技术第6章 报表.pptVIP

6.3.2 报表排序和分组 1．记录排序 通常情况下，报表中的记录是按照数据输入的先后顺序排列显示的。如果需要按照某种指定的顺序排列记录数据，可以使用报表的排序功能。 例6-8 将“学生选课成绩”报表按成绩从大到小顺序输出。 2．记录分组 分组是指将某个或几个字段值相同的记录划分为一组，然后可以实现同组数据的统计和汇总。分组统计通常在报表设计视图的组页眉节和组页脚节中进行。 例6-9 修改“年龄”报表，显示男女学生的平均年龄。 此例显然是要对“性别”字段进行分组计算。 各分组属性的含义如下。 “有/无页眉节”属性、“有/无页脚节”属性：用于设定是否显示该组的组页眉和组页脚，以创建分组级别。 设置汇总方式和类型：指定按哪个字段进行汇总以及如何对字段进行统计计算。 指定在同一页中是打印组的全部内容，还是打印部分内容。 这里设定“有页脚节”，并在“性别页脚”节中添加“性别”字段文本框，“平均年龄”标签以及求平均年龄的计算字段，同时删除原来“主体”节的内容，报表设置如图所示。 例6-10 对“学生”表创建报表，要求分组统计不同“姓”的学生人数。 6.4 创建子报表 在创建子报表之前，首先要确保主报表数据源和子报表数据源之间已经建立了正确的关联，这样才能保证子报表中的记录与主报表中的记录之间有正确的对应关系。 6.4.1 在已有报表中创建子报表 在已经建好的报表中插入子报表，可以利用“子窗体/子报表”控件，然后按“子报表向导”的提示进行操作。 例6-11 在“学生信息”主报表中增添“选课成绩信息”子报表。 6.4.2 在其他报表中添加报表 在Access数据库中，可以先分别建好两个报表，然后将一个报表添加到另一个报表中。操作方法如下。 ①在报表设计视图中，打开希望作为主报表的报表。 ②确保已经选中“控件”命令组中的“使用控件向导”命令，将希望作为子报表的报表从导航窗格拖到主报表中需要添加子报表的节区，这样Access就会自动将子报表控件添加到主报表中。 ③调整、预览并保存报表。 了解报表的概念、类型、视图及报表的视图模式。 掌握创建报表的方法。 掌握对报表数据进行排序、分组和计算的方法。 掌握创建子报表和多列报表的方法。 掌握美化报表的方法。 第6章 报表 6.1 报表概述 6.1.1 报表的类型 根据报表中字段数据的显示位置，Access报表分为4种类型：纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签报表。 6.1.2 报表的视图 Access 2010为报表操作提供了4种视图：“报表视图”、 “打印预览”、“布局视图”和“设计视图”。 6.2 报表的创建 6.2.1 使用自动方式创建报表 自动方式创建报表是一种通过指定数据源(仅基于一个表或查询)，由系统自动生成包含数据源所有字段的报表的创建方法，是创建报表最快捷的方法，但它提供的对报表结构和外观的控制最少，因此报表形式简单。 使用自动方式创建报表的方法是：先选中要作为报表数据源的表或查询，然后在“创建”选项卡的“报表”命令组中单击“报表”命令按钮，系统自动生成纵栏式报表。 例6-1 使用自动方式创建“学生”报表。 操作步骤： ①打开“教学管理”数据库，在导航窗格中，选中“学生”表。 ②单击“创建”选项卡，再在“报表”命令组中单击“报表”命令按钮，“学生”报表立即完成，并且切换到布局视图。 ③以默认的“学生”报表名称保存该报表。 6.2.2 使用手动方式创建报表 使用手动方式创建报表，是指需要从表的字段列表中选择所需字段，然后将其添加到报表中。空报表不会自动添加任何控件，而是显示“字段列表”窗格，通过手动添加表中的字段来设计报表。 例6-2 以“学生选课成绩”查询为数据源，使用“空报表”命令创建“学生选课成绩”报表。 操作步骤如下： ①打开“教学管理”数据库，单击“创建”选项卡，再在“报表”命令组中单击“空报表”命令按钮，自动切换到布局视图。 ②在报表“属性表”对话框设置“记录源”属性为“学生选课成绩”查询，再在“字段列表”窗格中依次将“学号”、“姓名”、“课程名称”、“成绩”字段添加到报表主体区，调整控件位置。 ③以“学生选课成绩”为名保存报表。 6.2.3 使用向导创建报表 如果报表中的数据来自于多个表或查询，则可以使用向导，向导将引导用户完成创建报表的任务。通过向导还可以创建图表报表和标签报表。 1．使用报表向导创建报表 打开报表向导的方式与自动方式相同，单击要作为报表数据基础的数据表，在“报表”命令组中单击“报表向导”命令按钮。 使用报表向导创建报表，会提示用户输入相关的数据源、字段和报表版面格式等信息，根据向导提示可以完成大部分报表设计的基本操作，因此加快了创建报表的过程。 例6-3 以“教学管理”数据库中已存在的“学生选课成绩”查询为基础，