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会议管理办法 制(修)订：刘成 受控状态： 文件编号：QPL-WI-012 审 核：杨婷婷李晓亮 版次：B02 页数：共 10 页(含封面) 收件部门： 核 准：周少雄 制(修)订日期：2008 年 3 月 13 日发 行 日 期：2006年 10月 31日 会议管理办法 文件编号:QPL-WI-012 版本:B02 页次：第 PAGE 10 页，共 10 页（含封面） 修 订 记 录 版次 修 订 内 容 修订日期 01 修订前 对会议接待目的的层面不明确 2008/03/13 修订后 提升了会议接待目的的层面,主要从行政会议接待水平，规范会议室的使用、会议纪要的上交等方面加强其目的，促进企业内部与内部，内部与外部等 信息交流，友好合作，树立企业形象。 02 修订前 “管理职责”主要概括为 “行政部文管专员（兼会议室管理人员）职责和 总经办职责。 修订后 重新修改并增加了“管理职责”项的相关内容，明确了各个相关部门及会议室管理的职责明细，主要由行政部前台服务课负责会议接待的具体实施； 行政总务课协助对会议室各项设备检查、调试及会后清洁工作；重大会议由总经办协调协助，宣传部、促销部、品牌发展部等部门配合宣传用品的 设计制作。 03 新增 增加 4.1 对外会议接待原则。强调了会议接待的原则：平等、对口、节约、 周到、必威体育官网网址等。 04 新增 增加 5.0 会议级别\接待标准。对会议进行了级别划分，针对不同级别的会 议采用不同的接待标准。 05 新增 增加 8.0 会议接待服务标准。优化了接待服务的标准，提升会议接待水 平。 06 新增 增加附件 1：“接待礼仪”参考资料 07 新增 增加附件 4：《会议室物品借出记录》 1.0 目的 为进一步提高行政会议接待水平，规范会议室的使用、会议纪要的上交，促进与外来企业和兄弟单位之间的友好合作，增进友谊，交流信息，树立企业形象，特制定本管理办法。 2.0 适用范围 适用于各类会议接待工作。 管理职责 行政部负责会议接待的具体实施。行政部前台服务人员兼任会议接待员。 行政部服务课负责会议室的安排和会议接待工作；根据出席人员的级别提供相应的接待服务； 行政部服务课负责安排工作人员对会议室进行布置，保障会议室整洁舒适； 会议接待员负责在会议进行期间巡查、茶水、茶点增补服务，及时处理突发事件，确保会议顺利进行； 行政部总务课负责会议室各项设备的检查、调试工作及会后清洁工作。 遇到重大会议接待工作和活动，可由总经办协调若干部门共同做好此项工作。 宣传部、促销部、品牌发展部配合横幅、欢迎牌等宣传用品的设计制作。 会议接待/召开原则 对外会议接待原则 平等原则：对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 对口原则：各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调、配合。 节约原则：接待标准从简，不铺张浪费。 周到原则：接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 必威体育官网网址原则：注意保守公司机密，对于判断不清的信息须和总经办确认后方可向来宾介绍。 内部会议召开原则 高效:要严格遵守会议的开始时间。会议召开应注重实效，主题鲜明，准备充分。不召开没有明确目的、缺乏实际内容的会议； 准时:重要会议召开应至少提前 2 个工作日向参会人员进行通知，确保人员的准时参加； 精简:会议内容精炼，会议时间安排合理；如必须延长应征得与会者同意,并决定是否延长时间; 开宗明义:主持者就会议议题或目的做一番简洁的说明； 时间分配合理化：把会议事项的议程与时间的分配预先告知与会者； 必须产生结论:会议主持者应引导在预定时间内做出结论； 会议记录员将整理出来的结论或决议通过发邮件的方式交给全体与会人员确认并执行。 5.0 会议级别\接待标准: 序号 类别 出席人员 接待标准 接待部门 级别 1 内部会议 董事长、总经理、 副总经理 茶水、一次性饮用水 行政部 NA 中心总监、经理 自带茶水 各中心文职人员 NB 2 外部会议 董事长、总经理、副总经理 大堂欢迎牌（可选）、会议室横幅（可选）、座位牌（可选）、茶水、咖啡、瓶装矿泉 水、便签纸、铅笔、薄荷糖（可选） 行政部 YA 中心总监、经理 茶水、一次性饮用水 各中心文职人员 YB 3 涉外会议 董事长、总经理 大堂欢迎牌、讲台花（可选）会议室横 幅、座位牌、茶水、咖啡、瓶装矿泉水、 便签纸、铅笔、薄荷糖 行政部 SA 备注 NA、YA、SA 级会议如进行时间延迟至下班时间，需提前做好茶点请购，标准 8 元/人。 会议接待预订流程： 办公区域的会议室由行政部统一安排和调用，除每月大朝会和每日朝会外，其他因公务需要使用会议室， 须在 OA 上进行申请并电话通知管理人员，操作如下：点