751z01参观交流接待工作程序.docVIP

深圳市万科物业管理有限公司程序文件 编号 VKWY7. 名称 参观交流接待工作程序 版本 C/0 第 PAGE 1页共4页 编制 田锋梅 更改 张建军 审核 张跃敏 批准 吴耀平 生效期 2005年2月1日 1. 目的 规范公司各部门参观交流接待的操作，体现规范化的管理与良好的企业形象。 2. 范围 适用于公司及各部门的参观、交流接待管理 3. 职责 部门/岗位 工作内容 总经理办公室职责 负责公司层面各类接待和参观交流工作的具体安排与组织; 负责为其他部门组织的一、二级参观接待提供协助; 各部门职责 各部门负责本部门各类接待、参观和交流的具体安排与实施。 4.定义 无 5. 方法和过程控制 5.1接待级别 接待级别分为一、二、三级： 一级：各级政府重要官员、公司重要客户的主要负责人、集团高层领导、重要企业高层领导的接待 、重要项目招标方组织的考察； 二级：一般政府官员、同行企业领导、关联企业人员及其他社会团体的接待； 三级：公司或各部门业务往来的日常接待。 5.2接待级别的确定 总经理办公室参观接待负责人根据参观、交流或外来人员实习的具体情况确定接待级别，一级接待需报总经理办公室主任审批。各部门可根据参观接待所确定的接待级别安排具体接待工作。 5.3 接待准备 5. 5.3. 5.4.接待实施 5. 5.4. A．前台工作人员提前1小时提醒办公区内所有人员，做好办公环境整理、保持环境清洁。 B．前台人员负责提前30分钟将迎接标识放置于指定位置，总办相关工作人员提前10分钟将相关设备（电脑及投影仪）调至待机状态，准备公司简介等接待所需资料，并提前10分钟调试好接待室的室内空气温度，如室内有异味应提前半个小时进行气味处理。 C．客人到达前5分钟通知公司相关接待人员到正门口迎接。 深圳市万科物业管理有限公司程序文件 编号 VKWY7. 名称 参观交流接待工作程序 版本 C/0 第2页共4页 编制 田锋梅 更改 张建军 审核 张跃敏 批准 吴耀平 生效期 2005年2月1日 D．前台工作人员提前10分钟将走廊及公司门厅的照明灯全部打开，并检查该区域卫生环境，发现问题及时提醒保洁员处理。 E．前台工作人员和保洁员提前15分钟将会议接待所需的名牌、果盘、茶点、烟灰缸等物品摆放整齐，同时接待负责人应到接待室检查现场布置情况，特别应重点检查主、客位的名牌位置及摆放顺序。 F．后勤司机接送参观人员时，应主动上前为客人开启车门，示意客人“请”；若到访客人自备车辆，则由后勤司机安排客人的车辆按指定位置停放，车辆停放后，前台工作人员应热情安排客人司机在大厅接待处歇息并备好茶水。 G．接待完毕后，由现场最高负责人及相关人员送参观人员至离开公司。 5.4.1. A．前台人员提前10分钟将门厅照明灯打开，来访客人到达公司大堂时，应及时通知接待人员到大堂迎接客人。 B．总经理办公室相关负责人员提前15分钟将电脑设备安装并调试好，准备所需资料（宣传手册等）。 C．前台工作人员及保洁员提前20分钟将会议所需名牌、果盘摆放整齐。 D．相关部门接待负责人按指定的接待路线带领客人参观；接待结束后，接待人应将客人送至正门离开。 5.4.1. A．客人到达公司大堂，前台人员应礼貌地询问客人的要求，让客人在接待大厅歇息等待，并及时通知接待人员。如属简单业务交谈，接待人员可到洽谈室接待，一般不得将客人带入办公区，以免影响其他人办公。 B． 客人需要参观公司办公区的，在不妨碍其他人员办公的情况下，由接待人员负责安排参观。 C． 接待结束后，接待人应指引客人自正门离开。 5.4. A． 接待实施按5.4 B．总经理办公室接到顾问经营部重要招标项目招标方现场考察信息后，应提前半天以上通知办公室全体人员，提出相关BI要求及注意事项。 C． 若考察人员询问不参加项目投标或参与接待人员有关公司问题，被询问人员应礼貌大方，对基本的简单的问题可作简洁的回答，对把握不准、理解不透 或涉及公司发展战略、经营方针、人事变动、薪酬标准等问题可委婉不予正面回答或请客人询问总经理办公室或顾问经营部负责人。 5. 5.4.2 别，确定是否予以安排参观。如接待需填写《参观接待登记表》以邮件/电话形式至少 深圳市万科物业管理有限公司程序文件 编号 VKWY7. 名称 参观交流接待工作程序 版本 C/0 第3页共4页 编制 田锋梅 更改 张建军 审核 张跃敏 批准 吴耀平 生效期 2005年2月1日 提前一个工作日通知相关管理处负责人。 5.4.2.2管理处应制定参观路线和参观介绍词，并报总经理办公室备案。管理处应对参观接待负责人或临时负责人进行培训，熟悉小区的基本情况和物业管理基本知识。各管理处参观接待需涵盖以下内容。 A．门岗礼仪：一、二级接待须安排安全员引导车辆停靠或进入预留停车位；对于一级接待