档案利用与编研教学课件.ppt

组织沿革，是系统记载一个单位（机关或企事业单位，下同）、地区或专业系统的组织机构、人员编制、体制变革情况的一种档案参考资料。 组织沿革必须具备“五要素”：一是机关性质和主要职能；二是隶属关系；三是人员编制；四是内部机构设置；五是领导成员的组成。 大事记是按时间顺序简要记载一个地区、一个单位在一定时期内开展的重大活动和发生的重大事件的一种档案参考资料。 大事记的选事范围。大事记的选事范围一般包括： 本单位召开的各种重要会议； 本单位作出的重要决定、决议、规划、部署以及发布的重要文件； 本单位成立、撤销、合并、更名、复设以及内部机构设置、变化情况； 本单位隶属关系和职能范围的变化情况，本单位党政领导人的任免、奖惩及其重要活动情况； 本单位发生的重大事件，开展的重大活动，完成的重大任务，取得的重大成果； 本单位参加上级机关和其他机关召开的重要会议的情况； 上级机关对本单位的重要指示、批示、表彰、批评以及来本单位检查指导工作的情况； 本单位向所属单位派出调查组、工作组以及检查指导工作的重要情况； 本单位所辖范围内发生的重大灾情和事故； 本单位开展的重要外事、外贸活动； 本单位所属范围内知名英雄、模范的主要事迹及其活动情况； 报刊、电台、电视台关于本单位工作活动情况的重要报道； 其他重大事件和重要情况等。 一、全宗卷的内涵 二、全宗卷的内容构成 三、全宗卷卷内文件材料的整理编目 全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中，由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。通俗的讲，就是管理档案的档案。 1、全宗介绍类：全宗介绍、组织沿革、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。 2、档案收集类：档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。 3、档案整理类：文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。 4、档案鉴定类：档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。 5、档案保管类：档案保管工作制度，档案安全检查（p564）、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。 6、档案统计类：档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表（p564） ，档案工作统计分析材料等。 7、档案利用类：档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例（p563）等。 8、新技术应用类：应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。 1、文件材料装订。文件材料以件为单位进行装订。 2、文件材料分类。属于同一全宗卷的文件材料，按全宗卷的内容构1至8条进行分类。 3、文件材料排序。文件材料分入不同类目后，按形成时间顺序排列。新增文件材料插入相关类目，向后接续排列。 4、文件材料编号。在文件材料首页上方的空白处进行编号。文件材料的编号由全宗号—类号—件号三部分组成： （1）全宗号填写文件材料所属全宗的编号。综合全宗卷的全宗号，填写档案馆（室）编号或档案属类代号。 （2）类号填写按全宗卷内容1—8条的序号。 （3）件号填写文件材料在相关类目中的流水排列序号。 编号举例： 29—Q１—２（宜昌市档案局全宗，全宗介绍类，第２件） 5、编制文件材料目录。全宗卷中的文件材料，分类别，以件为单位，按照排列顺序编制文件目录。新增文件材料在相关类目中接续编制目录。当相同材料出现新旧几种版本时，应在目录备注栏中，注明新版本文件替代旧版本文件的名称和时间。 6、文件材料装盒。全宗卷文件材料按照分类编号顺序装盒。文件材料较多，一盒装不下时，可按分类编号顺序装入数盒。装有文件材料的全宗卷应填写卷盒封面和脊背。 7、编制全宗卷盒号。全宗卷卷盒区分全宗，按卷盒排列顺序编制流水号。 8、全宗卷装具采用无酸纸制作的翻盖式卷盒（p230）。封面与脊背分别设置“全宗号”、“全宗名称”、“盒号”等填写项目，卷盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度为30mm、40mm两种规格。 9、全宗卷文件目录（p231）采用A4（长×宽为297mm×210mm）纸张、表格形式，设置“类目名称”、“件号”、“责任者”、“题名”、“日期”、“备注”等项目。 再见！ 第一节：档案利用 第二节：档案编研 第三节：全宗卷编制 一、档案开发利用工作