《文秘》—办公室事务和管理.pptVIP

三、附：物品申请表 日期： 9/3/2005 日期： 9/4/2005 日期：9/4/2005 批准人签字：张都远 领取人签字：刘碧 发放人签字：初萌 请提供红色的 12个 纸皮文件夹 3个 塑料皮文件夹 4包 A4复印纸 紧急需要 10支 黑色圆珠笔 特殊要求 数量 项目（物品） 部门 人力资源部 物品申请表 编号：465 练习题 1、怎样识别办公用品和易耗品的范围？ 2、怎样进行办公用品的发放？ 第四节 办公效率和时间管理 ◆合理安排日常工作及上司交办的工作 ◆日常办公事务的协调 技能要求：通过本节的学习，能够 ★合理安排日常工作及上司交办的工作 ★对简单的事务工作进行时间安排的协调，并做好服务 知识要求：通过本节的学习，掌握 ★合理安排日常工作及上司交办的工作的要求 ★秘书简单事物性本职工作的内容范围 ◆合理安排日常工作及上司交办的工作 案 例 周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作，搞的手忙 脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。 1、给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的事宜； 2、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8人，每份10页）及会议日程表； 3、向人力资源部门写报告，申请今年的休假日； 4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方； 5、拆封、分类和传递今天收到的邮件； 6、布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡； 7、为上司预订周末去天津的火车票（北京出发）； 8、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中个部门同事传阅； 9、在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接应电话等事宜。 分 析 很多秘书可能都会遇到这样的情况，总感到时间不够用，本节介绍一些时间管理的方法，帮助秘书将时间安排得更有成效 。 一、用ABCD法则排出工作的优先等级 A类：重而急，重要的并紧急的，必须立即做、优先做； B类：重而不急，重要而不急的，应接着A类处理； C类：急而不重，有时间才做； D类：不急不重，可以不做。 方法：每日从A类依轻重缓急，循序着手，就能充分利用时间，取得最佳效益。 二、有效利用时间，事半功倍 1、明确自己的工作任务和职责。你必须非常清楚上司给你安排的工作任务中， 哪些工作应由你亲自完成；哪些工作应协助他人做；哪些工作不参与。 2、要区分常规工作和非常规工作。哪些是每日都有的工作，哪些是每周或定期 的工作，哪些是无法预料的、突然出现的工作。 3、动脑筋思考，分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，重要的、紧急的 工作先做，科学有序的一项一项完成工作任务。不是机械的来一件事干一件事。 4、巧妙地运用一些方法，合理分配精力，精明地利用时间，以提高效率。如： 把所有要复印的文件集中在一起复印，把所有要打的电话集中在一起打。 5、使用办公辅助手段帮助组织工作。如工作日志、时间表、日程安排表等。 6、安排工作要适应整个流程的正常运转，不间断、延误或降低团队的整体效益。 7、要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办期限，不能只凭个人想象和爱好 安排工作。 8、秘书应尽量坚持记工作日记，通过时间和活动的详细记录，认真分析、评估自 已利用时间的有效程度，有哪些不合理的安排，有哪些工作浪费了时间，有哪些做法给 他人事业来了不便，从而得到启发，继续改进。 注意事项 秘书在工作中要服从上司要求，完成上司交办的工作，秘书是辅助和服务于上司工作的，上司交办的工作无论理解还是不理解都要按照要求完成，不能只考虑完成自己制定的小计划而贻误上司的工作和整个组织大事。 ◆日常办公事务的协调 1、内部会议室的预定工作。 2、用车预定工作。 3、协助同事印制名片。 4、协助安排各办公室的桶装饮用水。如：提前做好订水等。 5、协助组织入口处的出勤登记或打卡工作，这要求秘书应提前到岗，并坚守岗位。 6、按照组织要求，保证接待岗位上班时间都要有人。例如：倒班用餐等。 相关知识