从《庆元条法事类文书门》看南宋的文书档案管理制度.docVIP

从《庆元条法事类·文书门》看南宋的文书档案管理制度 口 赵 彦 昌 于 红 滨 【摘要】《庆元条法事类》是一部由南宋谢深甫等编纂的法律书籍.该书始修于 嘉泰元年,成书于嘉泰二年,为南宋法律资料的汇编.其特点在于以事分门,门 下分类,每类汇集敕,令,格,式,旁照法和随敕申明.其中文书门作为一个类 别.单独对南宋的文书档案工作进行了规范.这体现了南宋统治者对文书档案 工作意义的深刻认识,也为文书档案工作的顺利开展提供了法律保障. 【关键词】《庆元条法事类?文书门》南宋文书档案管理制度 《庆元条法事类》由南宋谢深甫 监修,全书共80卷,附录2卷,所收 为南宋初年(1127年)起至庆元年间 (1195年——12o0年)的敕,令,格, 式,旁照法及随敕申明.《庆元条法 事类》是以事分门进行编纂的,分 职制,选举,文书,榷禁,财用,库务, 赋役,农桑,道释,公吏,刑狱,当赎, 服制,蛮夷,蓄产,杂门等16门,每门 之下又分许多小类,每类之下按敕, 令,格,式,旁照法,随敕申明的顺序 进行编纂,为南宋法律,经济资料的 汇编. 《庆元条法事类?文书门》作为该 书的一个类别,主要对南宋文书档案 工作制度进行了规范.《庆元条法事 类?文书门》下分十一类,它们是:诏 敕条制类,包括敕令格,其内容为对 违反文书运行制度的惩罚,公文制 作,流转的总章程;赦降类,包括敕令 格申明,其内容涉及对具体犯罪进行 审理和判决的原则,刑期的确定方式 及不同公文的运行制度;文书类,包 括敕令式,该类规定了不同公文的格 式,文书工作的具体运行制度及惩罚 措施;程限类,仅有令条,主要规定公 文的行文时间限制;行移类,包括敕 令申明,其内容为对公文办理程序的 规定;架格类,包括敕令格,其内容为 有关档案工作的具体规定,这些法条 构成一个完整的档案工作法规体系; 给纳印记类,包括敕令,对用印制度 作出具体规定;雕印文书类,包括敕 令格,主要对出版工作作出限制;毁 失类,包括敕令格式申明,内容为对 丢失档案情况的处理措施;质卖类, 包括敕令格,其内容为对变卖,毁失 档案的处理方法;私有禁书类,包括 敕令格,对书籍流转做了限制规定. 以上十一类内容涉及南宋文书 档案工作的方方面面,系统地规定了 文书档案工作的具体工作流程.从 总体上看,《庆元条法事类?文书门》 里的规定大体可分为两类,即文书制 度与档案管理制度. 一 ,公文制度 (一)公文书写的标准化 1.公文用纸,用字制度 南宋王朝为了突出皇权至高无 上的地位,体现森严的封建等级制 度,严格规定了各级衙门文书的用纸 制度.《庆元条法事类?文书门》对此 做了详细规定,对于纸张的质量,诸 翻录制敕,其纸用黄,(需无粉药者) 不得用屑骨纸若竹纸,笺纸.宋 造纸原料多样化,主要有麻,竹,藤, 稻秆,麦秆等,不同原料造出来的纸 的质量是不同的.北宋初人苏亦简就 灌江酋案 2008年第5期 褰惫 庭黪譬 曾说过:竹纸如做密书,无人敢拆发 之,盖随手而裂,不复帖也.显而易 见,竹纸是不适用于书写重要档案 的.对于纸张规格,诸诏敕纸,(高一 尺三寸,长二尺者)余官司纸高长不 得至此.及写宣纸,各不得私造及卖, 违者,纸仍没官.③此类规定散见于 其他类别,如文书令也规定:诸翻录 赦书,德音,其纸用黄,须无粉药 者.呵见,用纸制度贯穿于文书工 作始终,从源头上保证了文书质量. 关于用字,文书令规定:诸文书 奏御者,写字稍大.(臣名小书)上表 仍每行不得过十八字,皆长官以臣名 款其背缝,然后用印.余文书无印, 则所判者款之……诸上书及官文书 皆为真字,仍不得轻细书写,凡官文 书有数者,借用大字.⑤ 2.公文格式的标准化 南宋统治者为了加快文书的运 转,提高办事效率,对文书的格式也 做了标准化规定.常用文书可分为 三类:诏令文书,即册书,制书,诰 命,诏书,敕书,御扎,和敕榜;上奏文 书,即表,奏状,札子,榜子等文体;往 来文书,即申状,呈状,符(贴),宣, 札,咨,关,刺,移和咨报⑥.《庆元条 法事类?文书门》中文书类对表,奏 状,状,牒,关,符,帖,勾销承受簿等 文书格式做了详细的规定,有助于实 现文书工作的规范化. (二)一文一事制度 文书令规定:诸事应奏请者,皆 为表状,不得辄申三省,枢密院.其 奏陈公事,皆直叙事状.若名件不同 应分送所属而非一宗事者,不得同为 一 状,即上表使多,表内不可尽论者, 表前话一条析.⑦公文实行一文一 事制度,避免了同一奏陈在内容上可 能出现两件以上涉及到两个以上官 府衙门的事项,有效地杜绝了可能出 现的两个衙门之间相互推脱,不予办 理的现象,在一定程度上保证了当时 公文办理的时效. 文书令同时还规定奏章有两种 封装方式:实封和通封.实封,指凡 系实封者,并令依例程封书毕,更用 纸折角重封,准前题字及两折角处