QD7.5.1-2017年文件信息控制规范.docVIP

PAGE1 / NUMPAGES6QD文件信息控制规范文件编号版本号修改号QD7.5.1-2017A01 目的本标准规定了文件信息控制的要求，以确保与标准相关的文件信息都得到有效控制。2 范围本标准适用于公司与质量、环境管理体系运行有关的规范（管理类）、技术文件、外来文件和证据记录的控制。3 定义文件化信息内部管理资料，包括管理手册、规范（制度）、证据记录、实物、标本等； 外来文件资料，包括技术类文件、外来文件信息等技术类文件技术标准、检验文件、操作规程、作业指导书、技术图纸等技术性文件。外来文件有关的法律法规、标准和顾客提供的工程标准/规范、技术要求、图纸、更改通知等技术资料以及其它与管理体系有关的外来管理文件和技术文件。证据记录公司管理体系运行活动的相关证据、书面记录、实物等。4 职责由办公室负责对各类文件的统一编号、登记、发放、回收、销毁归档管理工作。具体文件化信息的归口部门负责文件的编制、修订、实施、维护等工作。5 程序内容文件化信息的总控制流程图见附件1.5.1编写与审批5.1.1 管理规范文件由各相关职能部门编制，部门负责人审核，管理者代表批准。5.1.4技术标准、检验文件、操作规程、作业指导书、技术图纸等技术文件由技术部负责编制，部门负责人审核，管理代表批准。文件的格式以实用明确原则，不作统一规定。5.1.5记录空白表格由各部门负责编制，部门负责人审核，管理者代表批准。报体系归口部门-办公室进行备案。5.1.6文件化信息格式书面、电子版本、实物等媒体形式。5.2 编号方法：5.2.1管理手册的编号方法： QM X X -2016 发布年代号顺序号 管理手册类文件代号, QM5.2.2管理规范QD X .X X - 2016 发布年代号顺序号标准中对应的条款管理规范类文件代号, QD 5.2.3技术（作业） WI-□□-□□ 顺序号 部门代号， 技术（作业）规范 5.2.4QR X X – X X 顺序号标准条款号 记录表格代号, QR 5.3书面记录的填写要求记录由相关的执行人员填写，记录内容应正确、完整，字迹要清晰，不得随意涂改；记录如因笔误需要更改，应在该数据上划二条斜杠，在其上方填写正确数据，并加盖 “更正”章或签上更改者姓名。5.4有效性标识5.4.1文件发放前应按附件一的要求予以统一标识。5.4.2文件分“受控”和“非受控”两种，受控文件在发放时应加盖红色“受控”章，非受控文件不盖章。文件形式有电子版和打印版，以打印版为主控版。5.4.3如果文件涉及安全件产品或顾客有特殊特性要求，由文件编制人员在复印件相关处加盖红色“D”标识或红色“TT”标识后下发。涉及顾客有特殊特性要求的文件，应以顾客的特殊特性标识符予以标识。5.5文件信息使用5.5.1有效运行起重要作用各部门的工作场所5.55.55.5.4当文件严重破损影响使用时，使用部门应到行政5.55.6发放、更改、换版、回收、作废、保留5.6.1文件信息的发放范围由归口部门决定。行政人员按发放范围负责文件的发放，并在文件上注明分发号，在分发号上盖上“受控5.6.2每年对文件应进行一次评审，如不适宜应进行更新，由文件原编写部门填写《文件制/5.6.3文件更改批准后，由行政人员统一实施更改，并在更改的文件或附件上标明更改标记（第0、1、25.6.4文件经多次修改或修改面大时，应及时换版，原版收回并盖“作废应注明标识，版序号分别为：A、B、C…。5.6.55.6.6回收的作废文件由行政人员销毁,作废文件如需保留,应在该文件上加盖“作废留用”章后方可保留；作废文件保存日期为：自作废日起12个月后销毁。5.65.65.7 外来文件的控制5.7.1收到5.7.2将所有外来文件分类编目填入“文件信息清单5.8文件的管理和借阅5.8.1文件的正本由行政人员负责保存，并对文件进行标识、编目、归档，在适宜的环境中保存，以减少变质，损坏并防丢。各类记录由各部门负责保存，年底归档5.8质量、环境、技术文件、外来文件等属长期保存；记录证据按《文件信息清单》的保存年限为准。安全件资料保存15年，顾客有特殊要求的按顾客要求。5.8.3文件的借阅，应在5.85.9记录证据的收集和保存记录证据由各使用部门收集，并根据实际情况按月、季或年装订。记录由各使用部门负责妥善保存，贮存地点环境应适宜，防止损坏、变质或丢失。保存的记录应进行编码，以便于存取