第十一章 公文筐法9773.docVIP

第十一章 公文筐法 本章概要： 公文筐的故事——公文筐，模拟文件处理的人才测评方式——公文筐的测评指标——设计公文筐的文件，11份公文筐的文件样例——公文筐的评分标准——培训测评师——公文筐实施的过程 一 公文筐的故事 一战、二战期间，德国以及美国军方采用情境模拟技术选拔军官或情报人员，均大获成功。二战结束后，美国电报电话公司率先将这一技术应用到企业，先后对企业内部四百余名年轻的经理人员实施了以工作情境模拟为核心的测试，其中就包括公文筐测验。这些测试重点评估的内容包括知识、技能、动机、价值观和个人职业愿望等方面的内容，测试后结果被封存起来。8年后，将当年的测试结果与这些候选人的实际业绩及晋升情况进行对照，发现：在提升到部门经理职位的人员中，80%的评价是准确的，而在未被提升的人员中，90%的人员预测准确。这么高的预测效度为其它测评技术所望尘莫及，而公文筐技术在其中扮演了重要角色。 在美国，该人才测评技术已被多数的知名企业所采用，如美国电报电话、福特汽车、通用电气等诸多企业巨头均将公文筐测验作为企业管理人员选拔、测评的重要手段。 我国一些管理较为规范或敢于创新的企业也已开始应用该方式。 二 什么是公文筐 我们先给公文筐下一个正式的定义。 公文筐测试，是一种个人综合性笔试测验，首先它对实际工作中管理者遇到的典型事件、棘手问题等通过结构化设计，以信函、备忘录、报表、帐单、投诉信函、电话记录、命令、请示、汇报、通知以及其他任何可能的形式呈现给受测者（本书讨论的是人才选拔，以下改称候选人），然后要求候选人假扮为这位需要处理文件的管理者，在规定的条件下和限定时间（通常为2小时）内对其进行现场处理。测评师通过对候选人处理文件过程中的行为表现和书面答案做出评估，有时还会就候选人的答案进行进一步的问询，主要考察候选人在规定时间内信息收集、判断、决策、逻辑思维、领导能力等，是对候选人现场表现和思维过程的综合性测验。 公文筐是一个形象的说法，因为最初这些文件都被装在一个“筐”里面而得名，虽然现在有了模拟电子邮件等新的形式，但我们还是沿用以前的称谓。 一般来讲，公文筐内装有十几份之多的文件，这些文件的信息来源有上级和下级，有内部也有外部，内容涉及内部管理、人事、财务、生产、市场、政策法规、客户、公共关系等方面，其中有些是日常琐事，有些是紧急事务，也有重大事宜，但这些问题都是围绕目标职位可能遇到的状况和考察的目的设计的。 公文筐的许多问题之间相互影响、关系交错——候选人需要全力以赴地认真分析和统筹考虑方能有效应对；时间、可利用资源有限，现有信息又残缺不全，孤立无援的候选人（当然，有的情形下会安排测评助手提供限定性的信息）必须对所有问题迅速理出思路，对公文筐中的材料一一形成文字处理意见或报告。更多的时候，文字处理工作结束后，候选人还要接受测评师的跟进访谈，以了解候选人采取每个行动的背后的原因。 因此，公文筐测验高度仿真和接近管理实战，对于在很短的时间内全面、准确掌握候选人信息收集、判断、决策、逻辑思维、领导能力等具有重要作用，是不折不扣的“管理者实战演习”。两小时左右的公文筐测验对被测评者自身综合素质状况、工作经验积累、专业知识和相关知识的系统整合与娴熟应用的考察效果为其他许多人事测验所不及。 最重要的是，公文筐测验具有跨文化、跨地区、跨行业和跨企业规模的普遍适应性。据统计，欧美发达国家和日本在选拔、评价管理人员时最常用的技术就是评价中心，而评价中心中公文筐测验的使用频率高达95%。 当然，考虑到公文筐测验的测试题目设计、评分标准确定过程需要投入相当大的人力、物力和财力，公文筐测验适用于担负重大职责、战略性的关键职位，一般为中高级管理职位，而用于基层管理者则有点杀鸡用牛刀的味道，可能得不偿失。 三 测评指标 关于如何选择测评指标，我们在前一章已经做过详细的介绍，公文筐测评指标的选取与小组讨论的选取方法是一致的，考虑到公文筐测评的特点，我们在此仅针对一些具有个性的地方（公文筐的适用测评指标）进行阐述。 与小组讨论不同的是，由于公文筐可以设计大量的模拟案例（一个典型的公文筐测验一般包括十余个文件），因而可以测评大量的指标，尽管如此，考虑到大脑的思维习惯，我们还是建议把这些指标控制在7个左右为宜。 从管理能力来看，公文筐可以考察：计划、授权、分析、预测、决策、组织、管理控制等多项能力。 当然，每项能力应该有一个具体、清晰、可衡量的定义，例如： 计划能力：分析所提供的隐性或显性的信息，及其所反映的问题、原因以及各问题间的相互关系并据此确定工作目标、制定完成目标的策略以及开展工作的步骤、方法及资源预算。 此外，公文筐还是考察业务知识和技能的好途径，一份典型的公文筐一般会包括以下范畴的考察内容，如财务、人力资源、市场、生产、研发、战略、投资等，通过将不同的问题点