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论档案管理数字化落实方法 　　【摘 要】档案管理数字化是时代发展的必然产物，由于社会的进步和发展，科学技术也在不断地完善和创新，传统的档案管理方法已经不能满足人们的需求，人们越来越多地意识到计算机多媒体带给生活的便利，计算机网络数据库技术对于档案管理来讲有着十分重要的现实意义，它不仅是社会进步的标志，更是时代进步和创新的标志。 　　【关键词】档案管理；数字化；落实；方法 　　档案管理数字化是一种必然趋势，是时代的进步和创新，计算机网络数据库技术对于档案管理来讲是十分重要的，也具有划时代的现实意义，给档案管理创造了许多的方便，档案管理的数字化同时给人们的生活带来许多的方便，方便人们查阅信息，档案管理数字化能够使档案管理有序化，能够使档案管理工作更加有意义。 　　一、档案管理数字化的概念及优点 　　（1）档案管理数字化的概念。档案管理数字化是建立在现代科学技术及数字信息技术发展普及的基础上，运用现代科技及数字信息技术，将档案信息资源进行高度且有序的综合整理，并且以现代的网络系统为技术设施的分布式、超大规模的数字信息的系统管理。（2）档案管理数字化的优点。第一，档案管理数字化能够大大缩短信息的加工时间，从而进一步提高档案信息时效性。手工的档案管理的步骤较为复杂，同时从信息的收集到最后生成信息报告需要很复杂的过程，如果信息过时还会严重影响档案信息的利用价值。第二，档案管理数字化能够节省档案信息的储存空间，从而使档案的储存变得更加完整。利用现代科学技术，能够将那些纸质的档案以数字化的形式储存在计算机的内部，避免了大量纸质的档案资料的堆积，减少浪费，而且纸质档案的材料容易残缺或破损，特别是在长时间的存放和翻阅后，这种情况就不会在档案管理数字化之后出现。第三，档案管理数字化大大的提高了档案信息的利用率，它能使档案信息完美地与必威体育精装版的科学技术接轨，充分地利用了网络和计算机的功能，同时也将它们的功能发挥的淋漓尽致，将档案信息的成果通过现代网络系统发送给各级部门，拓宽了服务的范围，从而大大提高了档案信息的利用率。第四，档案管理数字化大大地缩短了档案信息的检索时间，手工档案信息的检索，需先检索目录，然后进行查找，需要浪费很多的时间和人力，而且如果在信息不明确时，则需要更多的查找时间。但是在数字化的管理中，你只需输入关键词就可以查找到你需要的档案信息资料，从而大大的缩短了查找时间。 　　二、管理档案数字化的方法 　　（1）要想确保档案的原件安全以及提高档案信息的利用 　　率，档案管理数字化是必须要做的基础性的工作。在进行档案数字化的管理时一定要把握好下面的几个原则：第一，方便利用的原则。数字化管理的主要目的就是保护原件和方便利用。第二，克隆复制的原则。在档案数字化的管理当中，一定要有效的保证档案信息资料的完整性，还要对缩微、数字化、鉴定整理和仿真复制等的工作进行合理的安排和统筹规划，尽可能的不要拆卷扫描，不能多次拆装或重复的扫描。在这个过程中，不能因为信息的重要程度和敏感程度等因素而对档案信息进行删减，以免造成档案的不完整，而给档案的提供利用和管理带来麻烦。还应该注意要维护档案的原貌，减少对档案原件可能会造成的损害。第三，排序的原则。在档案数字化的管理中，要优先建立起文件的目录数据库，这是开展数字化工作的基础，一定要注重目录数据库的建设，重质量。要对档案信息资料进行准确的不能存在任何失误的整理、分类、著录、编页，建立一个高质量的文件目录和案卷目录，打下坚实的基础，在源头上杜绝数字化管理的差错。因为档案数据的对错、详略决定着档案数字化管理的成败。（2）档案管理的数字化是一项系统的细致的工程，它需要多方筹措并且需要长期的开展。第一，建立重要的档案数据库，保证重要数据安全。档案数字化的管理核心就是建立企业的档案的数据库系统。首先要建立一个收藏档案信息的目录数据库，它是根据企业的基本情况，通过著录标引，将企业内收藏的各类的档案的基本情况都录入计算机，建立一个基本的数据库，从而就能通过检索来提高档案原件的利用率；然后建立一个基层的报表数据库，在企业的档案数字化管理中，建立一个基层报表以及状态数据库，然后将各部门反馈的信息和需要报送的数据，通过计算机网络直接填入到建立的数据库中，再根据企业的具体要求进行一些调整，还要根据上级的使用情况和要求，及时、迅速、准确的填好基层报表。第二，提高档案意识，统一思想，要想加快档案数字化的建设，必须要强化档案意识。档案管理部门一定要定期的组织召开会议，宣传、贯彻档案管理意识的重要性，提高企业内部员工的档案意识，还要努力建立一个档案信息收集、报送和管理的高效机制，同时各部门应该密切的配合，一起搞好档案的管理工作，有效的发挥出档案的作用。第三，在当下这个时代必须要将档案工作实现技术化，也就是数字化。档案资源的数字化，一是要对现存的