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海事电子文件归档新模式建立 　　摘 要：随着信息技术的快速发展和普及，近几年来海事管理过程中的电子文件数量激增。如何高效安全地存储使用这些电子文件成为了摆在档案人员面前亟待解决的问题。本文归纳了电子文件难以归档的四点原因，并以此为基础，提出了电子文件归档的新模式。 　　关键字：海事管理 电子文件 归档 思考 　　随着近几年海事事业的跨跃发展，海事管理过程中所产生的电子信息技术也在飞速发展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善。计算机管理广泛应用于海事管理活动的方方面面，办公自动化管理系统代替以往手工繁杂的办公行文、来往函件。文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔，许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结。先进的技术和管理方式产生了大量的电子文件。同时，每个文件形成部门为存储档案信息都投入大量的经历，保留旧的设备和多种应用软件，显然从人力和物力上都是一种浪费。因此，为适应海事现代化管理和信息社会的发展，做好电子文件的归档工作，对电子实施档案化管理势在必行。 　　电子文件难以归档的原因 　　一是电子文件归档整理本身是一项复杂的技术工程，与纸质档案归档整理相比，差异很大。电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节，都有信息更改、丢失的可能性，因此使得归档整理变得复杂。 　　二是上级档案部门缺乏有效指导。笔者通过调查了解，交通部海事局各直属局单位大多档案部门本身对这项新工作也不熟悉，同时也没有实践经验可以学习借鉴，使得工作很难开展。 　　三是没有统一高效的电子档案归档整理管理系统。 　　四是档案人员更换频繁。 　　电子文件归档方式和模式的选择 　　纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了???贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的模式有两种： 　　1、开通电子文件归档专递网线 　　随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些日常产生的其它未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，由专业档案部门对各个部门产生的电子文件信息进行集中统一的管理、保管与存储。档案部门对归档的电子文件提出标准化格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。 　　2、成立计算机与信息管理部门，由其负责归档，作为电子文件信息的汇集点 　　为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文件信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件，由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无疑是最佳归档途径之一。 　　无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位（职能部门）按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。 　　建立并执行一套科学、合理、严密的电子文件归档管理制度 　　1、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度 　　由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。 　　2、建立电子文件全过程管理制度 　　电子文件从形成到电子档案的开发利用，来源广泛，环节众多。因此，电子文件收集归档必须依靠制度约束。建立电子文件全过程管理制度，明确各方面的职责要求，显得尤为重要。这也是保证电子档案原始性、真实性和完整性的重要措施。 　　3、将电子文档管理工作纳入单位管理工作程序 　　纳入单位各职能部门的职责范围及有关人员的岗位责任制，其目的是使制度变成归档人员的自觉行动。体现在部门档案的管理工作要做到“三纳入”、“四同步”：纳入工作规划和计划、纳入管理