办公室管理制度及职责.pdfVIP

一、部门职责 （一）办公室职责： 1〉办理总经理交办事项； 2〉公司总经理及公司外来宾客的接待事项； 3〉本公司印章保管事项； 4〉本公司文书的收发、校对、审核及档案的整理保管事项； 5〉本公司报刊的整理、编印、分发及部署其他部室规章的拟订 事项； 6〉本公司会议的通知、会场的布置及提案纪录的整理印发事项； 7〉本公司公用账表的采购、印发、分发、保管、登记事项； 8〉本公司固定资产的购置、分发、登记事项； 9〉有关主管部门呈请事项； 10〉本公司有关公共关系事项； 11〉其它不属于各部室的事物事项； （二）办公室主任职责： 办公室的工作非常重要，在公司机构中，它是一个核心。办公室 主任应做好以下工作： 1〉团结办公室人员协调、高效、准确地工作； 2〉上传下达，使公司总经理的指示畅通无阻； 3〉协调各部门的工作和关系； 4〉搞好外联和接待工作，树立良好的公司形象； 1 5〉随时掌握各种信息，为公司总经理提出及时的、有价值的参 考意见； 6〉做好办公室的文件材料保管、必威体育官网网址等工作。 二、办公室管理制度： 办公室工作是公司的窗口，是关系到公司整个工作上请下达的重 要环节，为了使办公室的工作真正达到服务、协调、高效的目的，更 好地发挥好办公室工作的职能，特制定本工作管理制度。 (一)请示报告制度： 1．向总经理报告接收到的重要信息、重大事件和其他重要情况， 同时请示及时处理的意见。 2．及时报告上级的文件、电话通知和交办的急事，并根据领导 的批示意见，及时有效地处理好这些工作。 3．对突发的紧急事件，立即请示报告，并根据领导批示意见立 即办妥，事后汇报办理情况。 4．对有争议的工作和事情而决定不下，应请示报告，在取得领 导明确批示意见后，即开展工作。 (二)文件的起草、校对、审批、传阅制度： 1．公司的重要文件由秘书起草，编好文件编号、标明拟发单位 (人)、印制份数，呈报总经理审批后，交付打印，并在校对无误后， 上报下发，同时做好登记。 2．各部门起草的文件，经由秘书审阅，呈报主管领导或总经理 审批后，交付打印，由上报下发，同时做好登记。 2 3．上级来文，进行登记，并填好文件传阅审批单，呈报总经理 阅批。同时根据总经理批示的意见进行传阅、督办、并做好文件的回 收、转存。 (三)印信管理制度： 1．印信的种类：公司印章、部门章、总经理名章。 2．印信的使用规定：对公司经营权有重大关连、涉及政策性问 题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构以公司名义的行文， 盖公司印章。如需要，还应加盖总经理名章；各部门于经办业务的权 责范围内及对于公民营事业、民间机构、个人的行文以及收发文件时 加盖部门章。 3．印信盖用：文件需用印，经核准后连同经审核的文件稿等交 监印人用印。 4．各种印信由监印人负责保管，印章因公外出使用，做好登记 备案，如有遗失或误用，由监印人全权负责。 5．监印人对未经核准的文件等，不得擅自用印。 6．印信遗失时除立即向上级报备外，并应依法公告作废。 7．禁止携带有印鉴的空白信件。 8．开启和报废印鉴，均须按有关规定正式行文，由办公室统一 承办。 (四)必威体育官网网址制度： 3 1．为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。 2．公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定在一定 时间内只限一定的人员知悉的事项。 3．公司附属机构及职员都有保守公司秘密的义务。 4．公司必威体育官网网址工作实行既确保秘密又便利工作的方针。 5．公司秘密包括的事项： 1〉公司重大决策中的秘密事项； 2〉公司尚未讨诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营 项目及经营决策； 3〉公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会 议纪录； 4〉公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；