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电子文件归档“工程”研究 　　摘要：文章从工程的角度对电子档案归档进行全新的探索，照顾到管理者、需求者、电子软件、纸质文件之间的相互配合、协调，力争使电子文档的归档更系统、更科学、更实用。 　　关键词：电子文件；归档；工程 　　 　　美国联邦管理法规对电子文件的解释是：电子文件包括数字的、图形的和文本的信息。归档，在《现代汉语词典》（第5版）中给出的定义是：把公文、资料等分类保存起来。分类，涉及到不同的标准和依据，体现在传统的纸质文件的归档工作中，就是依据不同的分类标准把复印文件放在不同的档案袋中，以便于以后的查找。根据语义进行分类，是目前通行的做法，由于语义分类本身具有很大的模糊性，所以造成有的文件既属于A，又属于B，给档案工作人员带来很多的麻烦。而且目前电子文件的归档在很大程度上没有改变传统纸质文件的归档套路，改变的只是存储介质的形式和与此相关的细节问题。相对于计算机技术的突飞猛进的发展，电子文件归档的研究现状应该说还不那么让人满意。 　　对于电子文件归档的问题，文章提出“工程”的概念，“工程”原本属于土木建筑学的一个术语，引用到计算机领域的“软件工程”以后，赋予了它新的内涵，那就是从全局出发、满足需求。搞软件设计的人都知道，程序设计前一定会有一个软件需求分析报告，根据需求分析来确定软件功能，然后分解程序模块，进行程序编写、调试，最后完成整个软件的开发。所以开发出来的软件特点就是方便、智能。电子文件的归档也是如此，归档只是手段，并不是目的，归档的目的是为了方便以后的查找。这就要求有两个平台：管理者平台和用户平台，也就是电子文件管理软件的开发。针对现代的办公条件，电子文件大量产生的现状，开发电子文件管理软件，势在必 　　行。所以，根据这一思路，本文对在以“工程”为统筹视角下的电子文件归档的问题进行粗浅的探究。 　　 　　一、从管理角度出发的电子文件管理 　　 　　（一）从人的角度出发的管理工作 　　电子文件采集、汇集之后，为了给用户平台提供方便的同时保证电子文件的安全性，保证其???被任意删改，要从管理的角度设置用户等级，从一般只读用户、普通可下载用户、高级可修改用户、最高级权限设置用户等几个级别入手，确保电子文件后台修改、前台查看都有记录跟踪报道，这样，划清参与人员的责任范围。一般来说，不相关人员不能进入其他人的责任范围，需要时可以允许用其相应的形式调阅，以防由于误操作、有意删改等原因造成文件信息的改变。电子文件的制作者、管理者和档案工作者都应积极采用各种最先进的技术措施，如签署技术、信息认证技术、身份验证技术、加密和防修改等高新技术，提高电子文件的可靠性和真实性。 　　（二）从计算机安全角度出发的电子文件管理 　　电子文件的存储，一般是直接放在硬盘中，可是由于硬盘易受震动、受潮等物理条件的无法避免的影响，有可能会造成信息的丢失；对于联网的计算机，病毒攻击从来就不会停止。为了保证信息的安全性，提高电子文档载体的保存寿命，为后期保护打下良好基础。电子文档载体与存放环境和防护设备除调温、调湿、防水、防盗、防光、防虫、防尘、防鼠、防雷电等外，还应具备防磁、防磨损、防强震、防病毒等措施。系统应设置密码，进行信息互锁控制，杜绝非法进入。任何电子文件都必须要有备份光盘，应尽可能放在只读一次写式光盘上，软盘不能作长期保存档案的载体。电子文件的归档还必须做文字说明，这样才能方便对文件的管理和使用。盘片要有确切的名称，要有盘片内容的文件目录，盘片使用的工作环境和应用软件要清楚，确保其内容的安全性，这也是目前所能采取的最佳的方式。 　　 　　二、从用户角度出发的电子文件的分类 　　 　　电子文件的种类繁多，一般有doc、xle、ppt、wps、txt、html、dbf、bmp、jpeg、gif、psd、pdd、tiff、vip、wmf、zip、rar等等，所以需要匹配许多的相关软件，才能满足工作需要。但是无论哪一种类型的文件都会涉及到分类的问题，与传统的纸质文件的分类相比，分类方式发生了根本性的改变。由于电子文件信息与载体的分离性，文件实体分类也被概念分类整理所取代。因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作文件的需要，但在当今电子档案的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化。电子文件的存放位置不是固定的，而是可以变化的，甚至可以从一个载体转换到另一个载体，其内容信息却不发生任何变化。电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。且用户可根据不同的需要利用办公自动化系统对电子文件进行自由的组合分类。这就要求对每一个电子文件进行分类属性标记时要尽可能做到精细，比如主题、时间、文件号、关键词、签发人、拟稿人、发文单位、保管期限、