《采购相关管理实务》第九章第二节采购绩效评估流程.pptxVIP

辽宁交通高等专科学校《采购管理实务》课程负责人：孔月红第九章 采购绩效评估第二节 采购绩效评估流程采购绩效评估系统的开发需要领导的支持和高层管理者的承诺，他们需要提供系统必需的财务资源。管理层也要求所有的采购点尽量运用相同的系统结构，这能减少重复的工作并节约开发与实施成本。开发并实施采购评估包括如下一系列活动：①确定需要评估的绩效类型。②具体绩效测量指标设定。③建立绩效测量标准。④选定绩效评估人员。⑤确定绩效测量时间和测量频率。⑥实施测量并将结果反馈。一、确定需要评估的绩效类型在采购绩效测量中，第一步就要确定公司所需评估的绩效类型。一个企业要根据自身的实际情况选择不同的绩效类型进行组合，所选择的绩效类型必须与公司及采购部的目标和任务相结合。选择绩效类型是开发采购绩效评估系统的关键一步。采购绩效通常分为三个方面测量：采购职能部门绩效测量、采购人员绩效测量和供应商绩效测量。这三个方面的绩效均包括多个绩效类型，例如，采购职能部门的绩效类型包括财务节约、客户服务和采购系统能力，每个绩效类型可以设定不同的指标进行测量（见图9-1）。图9-1 采购绩效测量流程二、具体绩效测量指标设定一旦确定了绩效测量类型，接下来的工作就是确定具体的绩效测量指标，成功的采购绩效测量指标必须清晰、可衡量。所谓的清晰就是员工必须正确理解该指标的含义，并认同该指标，这样才能引导绩效按期望的结果发展。所谓可衡量是指建立的估计指标必须是能够准确测量、估计和计算的。三、建立绩效测量标准为每一项指标建立相应的绩效标准也是十分重要的，制定得不可能完成的标准会打消积极性，太容易达到的标准又不能发挥潜能，因此，好的绩效评估标准一定要适度。绩效测量标准必须是现实的，能够反映企业内外部的实际情况，这意味着标准是具有挑战性的，并且经过刻苦努力是可以实现的。四、选定绩效评估人员采购绩效的评估工作是一项系统工作.需要各个方面的人员来参与，主要包括：1.采购部门主管采购主管对所管辖的采购人员最为熟悉，而且所有工作任务的指派以及工作绩效的优劣，都在其直接监督之下。因此，由采购主管负责评估，可以注意到采购人员的个别和通常表现，体现公平客观的原则。但是采购主管进行评估会包含很多个人情感因素，有时因为“人情”而使评估结果出现偏颇。因此，在采购部门主管负责的前提下，一定要有其他人员的协同参与。2.会计部门或财务部门 当采购金额占公司总支出的比例较高时，采购成本的节约对公司利润的贡献非常大。加之现今很多行业都已经进人了微利时代，从源头上控制成本已经成了许多企业关注的事情。会计部门或财务部门不但掌握公司产销成本数据，对资金的获得与付出也进行全盘管制。因此，会计和财务部门也可以对采购部门的工作绩效进行评估。3.生产与工程部门采购工作最终是为生产服务的，采购的成效在很大程度上影响着生产与工程部门工作。因此，生产与工程部门也应该参与到评估工作中来。4.供应商有些企业通过正式或非正式渠道，向供应商探询其对本企业采购部门或人员的意见，以间接了解采购作业绩效和采购人员素质。5.外界专家或管理顾问为避免公司各部门之间的本位主义或门户之见，可以特别聘请外部采购专家或管理顾问，针对企业的采购制度、组织、人员及工作绩效，作客观的分析与建议。五、确定绩效测量时间和测量频率好的采购绩效测量系统要对不同的绩效类型设定不同的评估时间和频率，这样才能保证评估的结果及时有效。因此，管理者必须确定什么样的频率对不同的绩效类型更有效。比如一个对人库运输状况的评价就必须是频繁的（每天或是实时的），而对于供应商绩效的总评价则可以按每周一次或每月一次的频率进行，时间可选在每周一或月初。六、实施测量并将结果反馈实施测量是一个系统工作，需要很多部门的良好沟通与配合，实施的结果要及时反馈。这时候管理者要思考的问题是如何才能更好地利用反馈的结果。结果一方面表明了采购部门所取得的成绩，另一方面也揭示了采购中存在诸多问题。在肯定成绩的同时也要着力解决发现的问题。只有这样，才能达到实施采购绩效评价的目的。采购绩效评估的实施阶段，一般包括：①进行沟通。评估参与各方进行有效、持续、正式和非正式的评估沟通。这在评估的实施阶段是非常重要的，良好的沟通是后续工作的基础。②保持记录。观察绩效表现，收集绩效数据，将任何表现采购绩效的痕迹、印象、影响、证据、事实完整地记录下来，并做成文档。③评估。通过检查、测评、绩效考核、绩效会议等进行对比、分析、诊断、评估。④识别。识别在各个领域中的缺点和优点，并加以确认。⑤激励。激励包括正激励、负激励、报酬、教导、训诫、惩罚等手段。