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四、商务制度 （一）、商务人员工作职责 配合销售人员做好合同签订前的一切准备工作，协助销售人员完成合同签订工作。 负责合同签订后有关合同执行的具体事宜，包括合同文档管理、产品内外贸采购、制单发货、收付货款以及与技术部门一些必要的协调工作等。 3、合同建档后，商务人员应根据合同条款规定妥善安排定单和备货，以确保合同如期完成。 对于提前签订或延期执行的合同，应定期与相关人员保持积极联系，跟踪项目必威体育精装版进展情况。 每笔合同确认收款后，商务人员要及时通知该合同的相关人员；若有尾款待收，则应规定收款期限，并与客户保持积极联系，超过规定收款期限仍未完成的，报总经理批示。 商务人员应于每季度结束前，提醒销售人员按时递交下一季度销售立项表；并根据该表内容，制订出项目编号，及时通知相关部门。 7、商务部门应根据合同执行需要，定期召开商务会议；针对合同在执行过程中出现的问题及时讨论，找到合理的解决办法，以保证合同的执行进度；遇到难以解决的问题，应立即报告总经理批示。 8、商务人员应对合同执行的全部过程做详实准确的记录，以保证合同文档的真实性、完整性。 （二）、合同文档管理 对销售人员提交的每一个合同分别建档管理。 建档前应仔细审核合同的各项条款有无疏漏或不当之处，以确保日后合同的顺利执行。 每个完整的商务合同文档应包括以下几个部分： a.标准主合同 b.产品配置清单（或产品报价单） c.技术方案 d.安装培训等补充协议 e.其他合同中约定的技术附件 销售人员在提交合同时应将有关信息自行留底以备必要时查询；所有合同原件均由商务部门负责保存并不得随意借出。 商务人员应将所有与合同执行有关的文件及资料（包括纸制文本、电子文本、光盘介质）妥善保管，分类归档；合同执行完毕后，将合同档案装订、封存。 公司的产品报价单只在商务部门留档备案；未经总经理同意，任何人不得擅自更改报价单上的任何内容；也不可擅自将报价单借阅他人。 （三）、商务报表管理 商务人员应认真填写“合同执行进度表”，及时刷新执行信息，并于每月初E-Mail给部门经理。 商务人员应于每月3日前向财务递交上一个月的 “合同收付款明细表”，以便财务及时进行数据核对。 商务人员应于每季度末向财务递交未来一季度内的“资金收支预报表”，以配合财务作资金规划和资金准备。 商务部门应注意加强与财务部门的沟通与联系，以保证收付款及发票开立工作的顺利进行。 （四）、定单（PO）管理 定单（PO）为合同执行中的重要档案文件，与合同一并保存并不得对销售人员借阅。 PO签订前，商务人员需找相关技术人员对产品配置进行最后核对；确认无误后，技术人员需在产品配置清单背面签字认可；商务人员依此签订PO。 PO款均只能在确认收到合同货款后支付，特殊情况需有总经理批示；每笔PO款付出时，均应填写“付款申请”，由财务确认并经总经理签字后才可支付。 每笔PO款均应配有供货商提供的正本发票。 采购PO签订后，若销售合同发生变动（如产品配置、型号及数量等），销售人员必须及时提交书面说明，商务人员依此更改定单。 （五）、商务文件编写要求 商务合同号码编写规则： 领时香港 = TH 领时北京 = TB 泛太领时 = FT PO号：公司名+供货商名称（以NASDAQ股市代码为准）+yyyymmdd+该年度与同一供货商所下PO次数+该年度总计开出PO次数 如：THCDNS200610070101 合同号：公司名+国内客户名+ yyyymmdd +该年度与同一国内客户所下合同次数+该年度总计开出合同次数 如：TH55S200611070101 用款申请编号：公司名+国内客户名+ yyyymmdd +该年度与同一国内客户所发生用款申请次数+该年度总计开出用款申请次数+YK 如：TH55S200611070101YK 商务文件模板 商务文件模板由公司组织商务人员、销售人员、财务人员统一制定，未经允许不得随意更改。 商务文件模板主要包括：报价单、内贸合同、外贸合同、PO协议、合同执行进度表、安装验收报告以及一系列外贸文件单据等。