运用QQ技术查档启示.docVIP

运用QQ技术查档的启示 　　民生档案是社会管理活动的历史记录，蕴涵着丰富的民生信息，是维护人民群众权益的原始凭证。因此，寻找出一种更科学、更有效、更易于老百姓接受的提供利用档案的服务方式可使宝贵的档案资源惠及更多的老百姓。为此，河南省鹤壁市档案馆在这方面做出了一些有益的探索，他们新开通的远程视频QQ聊天查档业务就是一个成功的例子，并且已经受到有关方面的关注。2009年4月15日，河南省档案局副局长方婷、河南省档案馆保管利用处处长郭传远等一行四人在鹤壁检查指导工作期间，在观看了QQ聊天查档实际操作之后，方局长当场指示：要积极宣传远程视频QQ聊天查档业务，让更多的市民了解这种查档方法，使档案惠及更多的人民群众。2009年4月28日，河南省档案局巡视员马有庆等一行四人在鹤壁调研期间，又对远程视频QQ聊天查档业务做了指示：要完善措施，积极做好推广工作。 　　其实，鹤壁市档案馆开通的远程视频QQ聊天查档业务并不复杂，只是把现在非常流行的网上QQ聊天技术应用在了档案馆的提供利用档案的服务上，实现了远距离的视频查案和远距离的视频查档咨询而已。为什么会有如此反响呢?为此，笔者对远程视频QQ聊天查档进行了一些初步的思考。 　　 　　一、目前我国许多国家综合档案馆还存在着一些不利于服务民生的问题 　　 　　多年来，我国各级国家综合档案馆大力开发档案信息资源，为党和国家工作大局及社会各方面提供了大量优质服务，取得了显著社会效益和经济效益，受到党和国家的高度评价。但是，由于历史的局限性，许多国家综合档案馆仍然存在着下列问题。 　　档案馆的官方色彩比较浓厚。关于这一点，从档案馆的办公地址、馆藏结构以及其主要服务对象就能明显地看出来。各级国家综合档案馆一般都建在当地党委或政府机关大院内。馆藏档案主要是当地各级党政机关的档案，服务对象也主要是党政机关及各种学术研究机构。对普通老百姓来讲，要到档案馆查档案，就必须进入政府机关大院，就必须经过层层登记。这样不仅造成老百姓的查档难，而且让老百姓觉得进档案馆就等于进政府，档案馆就是政府。对档案馆工作人员来讲，因其常年深居机关大院，常年主要为党政机关服务，所以慢慢地养成两大顽疾。一是缺乏为全社会服务的服务意识，尤其是缺乏为民生服务的服务意识；二是完全按照机关作息时间上下班，根本不考虑八小时以外和节假日还有市民需要查档。从而出现了这样的尴尬局面：百姓有时间查档了，档案馆也闭馆了。 　　档案馆经费不足。众所周知，各级国家综合档案馆都存在不同程度的经费不足的困难。这一困难直接影响了档案馆的民生服务，具体表现如下：一是导致许多档案馆的信息化建设严重滞后。例如，该有的硬件设备及其相应的软件不是没有，就是陈旧落后；该录入的民生档案目录不是没有录入，就是录入了却没有网站可上；该转化的民生档案不是没转化，就是转化的数量极少；该建的网站不是没建，就是所建网站功能不全。二是该提前接收的民生档案没有接收；该提前整理的民生档案没钱整理。三是培训不到位。计算机技术和网络技术为档案馆开展民生服务提供了一次得天独厚的良好发展机会，档案馆可以抓住这次机会发展壮大自己。但是，档案人员要掌握计算机和网络技术并非易事，必须经过一定的培训才行，而培训又需要资金的支持。档案馆有很多可以服务民生的业务，都是这样因缺少资金而无可奈何的。 　　缺少完善的咨询服务体系。一是缺少有效的远程查档咨询手段。目前现有的远程查档咨询手段主要有信函、电话、档案馆的网站等。信函咨询因其周期太长早已被淘汰。电话咨询因其即时、方便而被档案利用者广泛使用。但是，电话咨询也有两个致命缺陷：一是它没有文字留言功能。二是必须有人值班接听电话的情况下才能咨询。档案网站是档案馆开展民生服务的一个新平台，它具有很强的查档功能和查档咨询功能。但是，现在网站的咨询功能一般是靠电子邮件、留言板等形式来实现的，即时性较差，问题解决不及时，服务缺乏连续性，使在线咨询流于形式。二是缺少八小时以外和节假日查档咨询的办法。现在已有档案馆通过安排人员值班来解决这个问题，即所谓的“24小时热线电话”。但是，这样又会增加档案馆的服务成本。许多档案馆没有这个能力，而且电话又有它的局限性。 　　缺少有效的服务民生的服务方式。随着党和国家惠民政策的不断出台，普通老百姓查档人数急剧增加。相对于公务查档者而言，民生档案的查档者既是一个庞大群体，也是一个弱势群体。他们具有如下特点：一是居住比较分散。除多数分散地住在同城外，还有一部分已到外地打工，或已经调到外地工作，或已在外地居住。二是有一小部分人属老弱病残人员，他们不能或不便到档案馆查档案。三是文化比较低。他们不能根据档案馆提供的档案目录自己查找档案，而是需要依靠咨询档案馆的服务人员才能查档，或完全依靠档案人员才能查档。四是他们所查档案大部分都是知青、招工、