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辨析电子文件归档中的几对关系 　　 电子文件管理已经成为信息时代文件、档案部门面临的新任务。作为现行文件管理和档案管理的交接点，归档关系到具有长远保存价值的电子文件是否能够纳入档案管理体系，关系到档案工作者是否能够胜任留存电子证据、电子记忆的历史职责。因此在电子文件管理的探索阶段，归档一直是档案部门讨论的热点。自２０世纪９０年代到２１世纪初，许多档案工作者探究了电子文件的归档方式、归档时间、归档要求，开展了富有创新性的实践，并在理论上加以总结，包括电子文件的归档既可以采取物理归档的方式，也可以采取逻辑归档的方式；应在电子文件形成阶段考虑其归档问题；应将电子文件的支持软件、管理数据和电子文件一起归档等。①本文将在此基础上，分析电子文件归档中的几对关系，进一步思考电子文件归档工作背后蕴涵的管理思想。需要说明的是，本文仅在电子文??形成机构的范围内展开讨论，不涉及档案馆接收进馆的问题。 　　 　　实体移交和权力移交 　　 　　 在经典档案管理学中，归档是这样定义的：将具有长远保存价值的文件向档案部门移交的过程。对于电子文件的归档，很多场合下人们仍然延续这样的定义模式，只将其中的文件换作“电子文件”。然而被越来越多的机构所采纳的逻辑归档方式的出现，却对这种定义模式发起了冲击。逻辑归档中，电子文件在归档前后的物理存储位置并没有发生变化，换句话说，电子文件本身并没有向档案部门移交。不过，仍然有一个事物发生了移交行为，那就是文件管理权，即文件管理的权力由文件形成者所有变为档案人员所有。 　　 实体和权力是文件归档过程中可能发生移交行为的两个对象。在纸质环境中，实体移交和权力移交两位一体，不拥有文件实体，便无法拥有文件管理权。归档过程中，文件管理权力随着文件实体向档案部门转移，实体保管者同时也是信息管理者，这两个角色是统一的，这种统一又是那样顺理成章，以至于档案工作者相对忽略了归档的目的是档案人员取代文件形成者成为管理权力的拥有者，而将达成这个目的的手段―――实体的转移当成是归档的主要内容，因而文件实体的移交成为归档的同义词。 　　 网络的出现改变了实体和管理权密不可分的关系，拥有实体并不一定拥有逻辑控制的能力，没有实际占有文件实体，同样可以拥有文件存取能力，所以人们可以实现远程访问，可以从万里之外的计算机对本地计算机中的信息资源进行增、删、改等操作，可以控制文件的存取行为，可以跟踪文件的利用过程，可以察看文件的属性等。因此在网络平台上，档案部门并不一定要依靠对文件实体的拥有实现对管理权限的掌控。与此同时，信息技术部门在电子文件实体管理上拥有更为专业的技能，“让最专业的人员承担相应工作”这个管理原则又要求机构重新考虑电子文件实体保管工作的分工。在这样的背景下，逻辑归档方式产生了。它提醒我们去思考长期以来隐藏在实体移交背后的归档的实质。归档是确定电子文件档案身份的过程，一旦文件拥有了档案的身份，就意味着它拥有了比形成目的更为广泛的用途，而只关注文件形成目的的文件形成者们便不再适合于继续承担管理职责，应该由另外的部门接管电子文件，档案部门就是这样的部门，它代表整个机构为电子文件发挥其更全面的价值创造条件。尽管电子文件实体转交档案部门保存的现象依然普遍，在网络化水平不高、信息安全必威体育官网网址要求较高的机构中，移交电子文件介质依然是一种有效的归档方式，但是电子文件归档的重点正由文件实体的移交向文件管理权力的移交转变，而且电子文件管理权力的交接并不必然伴随着实体的移交，这个发展趋势随着网络建设的全面开展而日益明晰。 　　 对于电子文件实体移交和权力移交关系的处理，也从一个侧面反映了电子环境中整个档案管理工作重点的转移，档案管理的重点将不再是实体保管，而是智能管理，包括档案信息的规划、控制和组织。 　　 　　分散保存和集中保存 　　 　　 在纸质环境中，文件在归档前分散保存于形成人员的手中，归档后则集中保存于档案部门。由于集中保存为统一管理文件信息提供了良好的物质基础，因此文件归档后应集中存放的做法在电子环境中仍然得以延续，只不过在采取逻辑归档方式的机构中，负责集中保存电子文件的角色有了变化。 　　 在网络环境中，信息是可以为众多用户跨时空共享的，这个特点允许人们将集中保存电子文件的做法延伸到文件归档前，即文件在产生的时候便实现集中存储。这样，机构在确定电子文件归档前后的保存方案时，就面临两种选择：其一，归档前分散保存，归档后集中保存。这里的分散保存是指电子文件存储在形成文件的计算机中，如个人计算机；集中保存是指电子文件集中存储在指定的专门的服务器中。其二，归档前集中保存，归档后集中保存，归档前后文件的保存位置没有改变，也就是说在文件产生之前，文件的存储方案就已经预先设定好，业务人员个人操作的桌面机中不保存机构的文件。我们将这种方案称