会议本身是一切管理混乱的根源.doc

会议本身是一切管理混乱的根源 你有没有发现你的员工开会的时候心不在焉，你能确定开会的效果不错吗？是不是会议都能解决所有问题呢？其实，对于一个企业/部门来说，会议自身才是所有问题的根源，是管理混乱的根源？为什么呢？ 没有制度或者有制度执行不了，靠会议；有矛盾、有纠纷，积怨多了，靠会议；有投诉、有质量问题，没有人解决得了，靠会议；有临时任务、有上级指令，要布置，靠会议……总之，没有规范的企业/部门，一切工作靠会议。会议无规划、会议无主题、会议无目的，会议随时可能召开，会议随时可能延长、会议常常老调重弹，会议往往议而不决。会议只是表明管理者在工作，却不能帮助员工解决多少实际问题。 有时企业/部门的员工告诉我：对他们而言，会议就是煎熬和折磨。说好三分钟的短会，不超过半小时不会结束；说好二个钟头的会议，没有半天下不来。 我曾经是无效会议的政治牺牲品，就因为一次对徒有形式而无内容的冗长会议无法忍受中途退场。当我担负一定的职务之后，我不敢乱开会，也不敢开长会，每次会议我都认真准备，每次会议我都预报时间并且承诺绝不超时，因为我不想自己也成为别人中途退场的会议主持人。我发现认真准备、掌控得法，会议也是推动工作的有效手段。因此，我对会议的作用、意义以及会议管理办法谈谈个人的经验和体会，以供借鉴和参考。 一、会议的基本作用 会议的作用不外乎布置工作、总结经验、讨论事项、分析问题、研究对策，一言以蔽之就是做出决策。 也就是说每次会议都有特定的主题，都有需要解决的问题，只要围绕主题、集思广益，达成问题解决的目的就行，这样的会议才有意义。 二、会议的管理办法 一个企业/部门应该召开的会议其实是屈指可数的，固定会议除了企业/部门的年度总结大会、半年总结会、月例会、周例会(部门有晨会或晚会)之外，其余的会议都是专题会议，或是非常规会议，也可以称之为临时会议。 企业/部门必须建立会议管理制度或者是会议召开流程，对各类会议的主持人、参加人员、召开地点、会议召开时间长短、会议发言顺序、会议成果(如会议纪要、会议简报、会议决定等)做出清楚明确的界定，以确保会议召开的效率和效益。 企业/部门必须把握一个原则：可开可不开的会议坚决不开。 三、主持会议的技巧 会议成败或作用大小与主持人关系极为密切，要想会议取得成效，主持人必须做好以下工作： 1、事先做好规划，确定会议主题、讨论重点、解决途径、发言顺序，并设计好自己的建议与具体措施，最好事先告知与会者会议的主题； 2、掌控会议进程，启发与会者的参与性和创意思维，让会议朝有利问题最终解决的方向发展； 3、及时机智打断无关会议主题的提议和发言，保持会议主题不动摇； 4、在会议冷场时，要主动化解紧张局势，避免陷入僵局； 希望内容能给您带来些许帮助。 2013年12月20日 案例：三星高效会议 一、三星的高效会议原则 凡是会议，必有主题；凡是主题，必有议程； 凡是议程，必有决议；凡是决议，必有跟踪； 凡是追踪，必有结果；凡是结果，必有责任； 凡是责任，必有奖罚；凡是奖罚，必须透明。 二、三星是如何高效开会 1、凡是会议，必有准备。在三星，永远不开没有准备的会议，会议最大的成本是时间成本，会议没有结果就是对公司的犯罪，没有准备的会议就等于一场集体谋杀。所以，在三星重大的会议有事先检查制度，没有准备好的会议必须取消。在会议前，必须把会议材料提前发给与会人员，与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始思考。 2、凡是会议，必有主题。在三星，开会必须要有明确的会议目的，在会议准备的PPT前3页，必须显示会议主题。没有主题和流程的会议，就好比让大家来喝茶聊天，浪费大家的生命。会议的主题，要事先通知与会人员。 3、凡是会议，必有纪律。在三星，开会设一名纪律检查官（一般由主持人担任），在会议前先宣布会议纪律，对于迟到要处罚，对于会议上不安流程进行要提醒，对于发言带情绪要提醒，对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚，对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。 4、凡是会议，会前必有议程。要在会议之前明确清楚的会议议程，并要在会前书面发给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。 5、凡是会议，必有结果。开会的目的就是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费，所以，每个人都要积极的参与到会议议程中来，会议监督官有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言，会议时间最好控制在1.5-2小时以内，太长的时间会超过人的疲劳限度。会议主持人要设置时间提醒，现在还有60分钟，还有30分钟，还有10分钟。会议的决议要形成记录，并当场宣读出来确认。没有确认的结论，可以另外再讨论，达成决议并确认的结论，马上进入执行程序。 6、凡是开会，必