教育文化组-慈济大学-人事室.DOCVIP

慈 濟 大 學 職 務 說 明 書 單位 人文 處 教育文化組 職稱 組長 初任本職資格條件 性別: 不居 年齡:60歲以下 教育程度: ○博士 ○碩士 ●大學 ○專科 ○高中 ○不拘 專業訓練要求 專案企畫與執行能力。 行政處理能力。 領導溝通協調能力。 文書處理能力。 經驗或其他 1.認同慈濟人文理念。 2.有慈濟志工相關經驗。 外部聯絡單位 /人員 (如教育部文教處、國科會…等，無則免填) 基本職掌 慈濟公費業務辦理 服務奉獻獎業務辦理 辦理學生歲末祝福 辦理學生浴佛典禮 辦理教職員回精舍活動 人文活動規劃與執行 支援校內與單位活動執行 支援慈濟志業體相關活動業務 臨時交辦之任務 綜理與規劃組內事務 工作項目及內容 績效標準 一、新申請慈濟公費業務辦理 1.1 排定新申請公費作業流程 學年開學前排定並公告年度慈濟公費申請作業流程。 1.2 辦理公費生新申請說明會 學年開學當週辦理公費生新申請說明會。 1.3 收件與審核 開學後三週內完成慈濟公費生新申請者收件與審核。 未通過書面審查者，退回申請書；通過者列入初審面試名單。 1.4辦理新申請公費生初審面試 邀請師長或基金會代表召開公費申請面談 公告面試分組名單及相關注意事項。 面試前三天列印基本審查文件送交評審。 10月中前辦理新申請公費生初審面試。 彙整智育、德育成績，及面試成績上簽呈核決學校初審名單。 10月底前發函基金會呈核學校初審通過名單。 1.5 舉辦公費生人文營 一個月前完成人文營活動企畫書。 活動前三週完成講師邀請。 活動前五天完成課程海報設計與印製、學生保險、回饋量表及簽到表製作、茶水點心之購買，活動場地與地點之聯繫與確認。 活動前一天訂購餐點與往返教學地點之車輛、並做場地布置。 說明慈濟大學實施細則及公費生責任與義務。 活動中執行各項課程之進行。 評核學生人文營表現及心得繳交情形，視為複審依據。 經費核銷、活動檢討、及檔案製作。 1.6 學生辦理慈濟公費簽約事宜 基金會函覆後於學校公告被錄取名單。 11月底前完成通知學生辦理簽約事宜，一式兩份，一份給基金會，一份學生自存。 12月底前送交基金會審查，及合約書用印。 1.7 辦理相關補助申請 發函基金會並申請相關補助。 學生銀行帳號需繳交給學校。 請會計室協助申請補助及撥款。 1.8慈濟公費新申請手續完成 發還用印後之新申請合約書。 製作及列印新約慈濟公費生名單。 寄發公費申請成功通知書給學生家長。 二、慈濟公費舊約生業務辦理 2.1年度慈濟公費生成績審查 每年七月底前向註冊組索取慈濟公費學生學年智育及德育成績資料。 依據慈濟公費獎助辦法，檢視成績是否達標準。 製作及列印年度慈濟公費生名單 2.2彙整成績後上簽呈發函基金會請款及發還原保留之公費就學獎助 提供公費生名單，請會計室協助計算公費生獎助金額。 八月底前發給公費生學雜費，開學後兩週內核發餐費、零用金（兩個月發一次，共四次）。 每學期皆須發函基金會請款。 發還保留之公費就學獎助。 2.3辦理公費生志工服務 開學前兩週與宗教處聯繫確認可回精舍當志工時間 開學後兩週內發佈消息給所有公費生 統計參與人數，並在活動前四天回報宗教處名單並確認帶領服務人員 活動前三天辦理保險，並發給參與者行前通知 經費核銷。 不定時收取、掃瞄公費生服務證明認證。 2.4慈濟公費生畢業履約相關事宜 辦理履約說明會，醫學系於每年11月舉辦，其他科系於3月舉辦 邀請基金會及花蓮慈濟醫院師長參與。 電話邀約，逐一確認當日出席名單。 說明履約事項及雙向交流。 3月底前收取應屆畢業公費生履約、延約申請書。 彙整後發函基金會完成相關程序。 2.5辦理解約相關事宜 收取解約申請書，先知會會計室計算解約金額，並發函基金會確認。 基金會回函後，通知學生進行還款計畫。並與學生商量如何還款。 若為分期付款，則上簽呈。 每月10日學生還款則與會計室確認金額，並影印收據存檔 還款完畢後，發函基金會，並寄發收據與合約書，完成解約程序。 三、服務奉獻獎業務辦理 3.1服務奉獻獎審查 四月底前完成申請作業流程公告及說明需繳交之文件 服務奉獻獎申請文件審核 五月中前召開服務奉獻獎審查委員會 邀請相關委員 三天前列印基本審查文件送交評審 通知推薦學生之師長當天可列席當面推薦。 委員簽到與照片存檔。 彙整委員投票數，上簽呈核決學校核定名單。 3.2服務奉獻獎頒獎與公開表揚 畢業典禮前製作服務奉獻獎得主資料上人文處網頁公告。 提供名單給學務處，在畢業典禮時正式頒獎。 四、辦理學生歲末祝福 4.1 活動籌備 兩個月前向基金會宗教處確認今年度歲末祝福主題及方向。 1.5個月前完成擬定活動企畫案，並提報單位會議討論，一級主管決議。 1個月前辦理宣