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宣武区文档管理中心建设 　　２００３年３月４日，北京市宣武区文档管理中心正式启动，标志着建立宣武区文档中心研究课题取得了阶段性成果。宣武区文档管理中心是本区党政机关档案文件代管机构，是文件形成机关和档案馆之间的连接点。其职能包括对文件的接收、管理、提供利用、鉴定销毁及向档案馆移交。 　　 　　一、文档管理中心的业务建设 　　 　　１． 修改部门保管期限表，由三分法改为标识法 　　归档是否齐全，价值判断是否正确，保管期限是否适当，都关系到档案的质量。在建设过程中，与机关各部门一起修改保管期限表，并由过去三分法改为标识法。新制定的保管期限表，条款比过去增加了很多，大的部门条款都在１５０条以上，模糊词语少了，基本能反映部门主要职能活动情况，可操作性大大增强。 　　新的保管期限表在２００２年两个部门试点后，２００３年开始全面执行。从２００４年中心接收的归档文件情况看，档案在齐全完整和档案内容上比以前有了很大的改观。如外经委原属政府办综合档案室在历年归档文件中，反映职能活动的宣武区经济贸易洽谈会议和科博会议文件材料、招商引资材料、外商投资项目的合同、章程、董事会成员组成及变更、终止批复等方面的文件没有归档。在２００２－２００３年归档文件中，这些全部作为归档内容移交中心。 　　２．确定了文档管理中心初期接收档案文件起止年限和范围 　　为了确定文档管理中心初期接收档案文件的起止年限和范围，中心对３４个部门档案室档案保存情况进行了调查统计，并针对机关档案室室藏档案有文件级和案卷级两种管理模式的情况，确定中心接收各部门保管期限为短期的文书档案、会计档案，年限为１９８７年至２０００年；接收机关各部门在文书立卷改革之后形成的文件级档案，即各机关２００１年以后形成的全部档案文件。这样解决了因部门档案室撤销而产生的室藏短期档案的保存问题。 　　３． 研究系统功能需求 　　为配合公司开发文档管理中心系统，更好地实现电子文件信息和实体文档信息全面、规范、科学地管理，中心研究并形成了《宣武区文档管理中心系统需求》和《ＯＡ系统档案管理功能需求》。在系统开发中，中心积极配合软件公司人员工作，详细提出每一个需求点，并在实践中寻求最佳方案。如系统在试运行阶段，中心发现档案鉴定流程中，档案到期形成表格后，只要点击销毁键，数据将完全从数据库消失。为防止操作过程中的失误和保证有价值的数据不被轻易销毁，提出设立预销毁库，确保了数据的安全。 　　４． 确定库房档案以部门为单位进行管理 　　库房档案排放一般按照全宗排放。文档中心所服务的３４个部门中包括原机关１１个立档单位。有２３个部门是从全宗１和全宗２分离出的，又不具备单列全宗的条件，这给库房管理带来一定难度。结合中心工作的特点，打破按照全宗排放档案规定，给每个部门一个代码，以部门为单位，按照部门―――年度排列方法管理档案。通过实践，此管理方法既便于提供利用，又便于接收档案的上架。 　　５． 简化档号编制方法及装订方法 　　归档文件整理的宗旨是简化工作程序，压缩工作量，使文书或档案人员从过去繁重的文书立卷中解放出来。中心在接收档案过程中，发现目前文书立卷改革中归档文件整理并没有完全做到保护档案、简化整理，因此提出了进一步整改措施。 　　（１）采用数字代码取代档号章。档号由５位数字组成。（档号由保管期限代码和件号组成。即１―――０００１）。 　　保管期限分为：永久、５０年、３０年、１５年、５年、３年 　　保管期限代号： １２３４５６ 　　（２）用三角封套装订文件 　　采用无酸纸三角套封，将文件整理完毕后去掉易蚀的金属物―――订书钉、曲别针、大头针等，装入三角套封内，填好档号即可。 　　通过简化档号编制方法及装订方法，既节省了档案人员整理档案的时间，又保护了原始档案。 　　６． 规范文件著录标引 　　在２００２年接收档案过程中，中心发现由于没有完全理解新的档案整理方法，有些单位文件整理、文件归档目录填写不规范。如会议文件整理，有的部门将这些具有相同格式甚至是相同文件名称、但每一份都反映不同内容的文件，在整理时视为一件对待。针对在文件整理工作中存在的问题，特别对从手工检索到计算机检索的转型时期出现的新问题和数码照片管理缺乏规范的问题，区档案局有针对性地制定了《归档文件整理工作若干业务问题的规范意见》和《宣武区数码照片档案管理细则（试行）》印发机关各部门及立档单位依照执行。 　　７． 建立各项规章制度 　　宣武区文档中心在建设过程中，制定了９项管理制度。包括：《文档管理中心职责》、《文档管理中心利用制度》、《文档管理中心库房管理制度》、《文档管理中心文件档案接收办法》、《文档管理中心电子文件和电子档案管理办法》、《文档管理中心必威体育官网网址制度》、《文档管理中心统计制度》、《文档管理中心电子文