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明湖公司 财务管理类 付款、报销及借款管理办法 第一部分：付款及报销管理基本制度 1、成本费用、固定资产、低值易耗品等付款及报销审批权限及程序：依照公司的实际情况，在《付款、报销及借款管理办法》中规定。 2、报销发票规范化：报帐的发票应真实有效，填写必须符合财务核算要求，即要说明时间、单位、品名、数量、单价金额、制单人、大写小写相符，报销人员应在发票上注明用途并署名（一般写在发票背面的左上角）；若是采购材料、设施设备等发票，还应附采购清单，详细写明规格、型号、名称、联系电话、地址、数量、单价、金额、注明用于具体的施工项目，以便财务核算成本。对不符合要求的发票一律不予报销，返回补填，直至符合要求；各种单据粘贴也必须规范、美观，否则不予报销。 3、对审批人不在，但又必须支付的费用或款项，按以下方式处理： 3.1按照审批权限，部门负责人、财务负责人、分管财务的主管领导之一因工作等原因不能亲自签字的，可以电话或微信等请示审批人，并须做好电话记录和审批意见，按审批意见办理。 3.2因法人代表不在的情况，应当得到法人代表的传真审批意见（附在报销单里），如不具备传真条件的，可以电话请示，做好法人代表的电话或微信等审批意见记录，按审批意见办理。所有按电话或微信等审批意见办理报销或借款的，在审批人回公司后，由出纳员立即补办手续。 3.3对电话或微信批示的报销费用，以下三人必须审批签字方能支付：当事人（经办人）、部门领导、财务负责人。 4、审批责任：会计、财务负责人、分管财务的领导对付款事项的票据合法性、公司文件制度合规性以及合同约定情况的审核负责；部门负责人、部门领导对付款事项的真实性、合理性的审核负责。 5、经检查、审计发现有不实的情况（如虚报、假报、超支等），追究相关经办人员和审核审批人员的责任，并按公司制度进行处罚。 6、财务人员、财务部门为有效履行会计监督和会计复核的职责，除财务费用、税金、资产评估、报表审计、验资等财务部自行发生的成本费用外，不得作为其他成本费用的经办??和经办部门。 7、凡签订合同且非一次性付清款项的经济业务，必须填写“付款审批表”，按规定程序和审批权限进行审批后支付。并将每次结算的明细资料附后入帐。 8、对付款时未按对方发票全额支付，有部分挂帐时的情况，执行以下操作流程和审核程序： 操作流程： 1．合同付款： 1.1付款时我公司人员的操作：会计复印此《付款审批单》，在此复印件上写明此次发票金额、发票号码、实际付款金额，并签字确认；财务负责人加盖财务章，交对方单位保管。 1.2对方单位下次付款时，重新填写《付款审批单》，后附的单据必须有但不仅限的是：经我公司确认的上次《付款审批单》、对方单位的收款收据。对方单位的收据中可写明：收款项目为上次开具发票的余款和上次发票的号码。 2．未签订合同使用费用报销单付款时，参照合同付款的操作流程执行。 审批程序：为简化审批程序，同时实现经办部门和财务部门对合同执行情况的动态监管和记录，执行以下规定： 2.1有审批权的领导明确写明下次付款时间的情况：由经办人、会计、财务负责人审核后支付。 2.2有审批权的领导未写明下次付款时间的情况：按照报销审批的程序重新审批。 第二部分：借款管理 1．为保障公司现金资产，同时避免产生支付结算的法律纠纷，对符合现金支付范围的经济业务方允许现金借款，其余一律使用银行转账支付。 2．公司借款审批权限及程序、员工借款总额限制按照公司《付款、报销及借款管理办法》的规定执行。 3．员工因私借款的应按时还款，如未按时还款的，财务部将通知人事行政部扣发其全部工资用于冲抵借款，至冲完为止； 4．审批人不在，但因特殊情况下须借款的，可先电话或微信等与审批人联系，由出纳员做好记录，经电话同意后可以先借款，但必须在事后2日内（审批人员在外地等原因除外）由出纳员补办完审批手续。 5．员工在第二次借款时，财务部应对前项的借款予以扣回。应特殊情况下不扣的，由借款员工在借款审批单中写明情况，经法人代表审批后方可不予扣回。 6．所借款项借款人发生丢失、被盗等情况，借款人应按期如数赔偿，并承担由此而造成的一切后果。 7．出纳人员应建立个人借款明细台帐，及时向本单位财务负责人汇报借款情况。 8． 出纳人员应建立领款情况明细帐，注明领款经办部门、经办人、审批人，在每月初交上月领款情况一览表给公司法人代表审阅。 第三部分：付款及报销管理具体办法 一、成本费用付款、报销的审批权限及程序 1．施工成本等单笔金额在 万元以内的，由分管财务的主管领导最终审批； 万元的，由法人代表作最终审批；。 2．管理费用： 2.1除交际费（餐费、娱乐