地产公司前台文员工作管理制度.docVIP

前台文员工作管理制度 第一条:为规范公司前台接待管理，树立公司形象，特制定本制度。 第二条:本制度适用于本公司前台接待工作。 第三条：工作关系：直接上级：人事部主管 基本礼仪规范 (一)形象要求： 1、服装：简单、整洁、大方；上班时间须穿职业套装，要保持衣物整洁； 2、妆容：保持干净，建议上淡妆，保持素雅的风格。上班时宜化淡妆，香水应以淡雅为主，不可过于浓烈； 3、头发：干净整齐，发型发色不可夸张；不得佩戴款式夸张的首饰、挂饰、耳饰； 4、举止：端庄、稳重、优雅。 （二）工作礼仪： 1、上下班时，以身做则，主动问候同事； 2、进上司的办公室先敲门，离开时将自己坐过的椅子搬回原位； 3、禁止穿拖鞋，上班前应注意检查一下自己的仪表是否得当； 4、就坐时姿态要端正，入座时要轻缓，上身要笔直，腰部挺起，目光平视，面带微笑； 5、交谈中不讲粗言恶语，使用歧视或侮辱性的语言，不得以任何借口顶撞讽刺客人； 6、禁止打闹嬉戏、严禁上班时间大声喧哗； 7、注意文明办公，严禁上网聊天； 8、严格遵守《员工手册》。 前台文员的岗位职责 、辅助公司作好日常管理并切实做好员工服务工作； 1、接转总机电话。 2、负责传真收发与登记 3、负责前台接待、登记。 4、引见、招待、接送来宾。 5、收发报刊函件。 6、负责前台区域的环境卫生。 7、负责前台花卉维护保养。 8、积极完成直接上级主管分配的临时性任务。 9、订餐、订纯净水，在任务较紧的时候帮助其他同事解决一些临时出外复印、取资料等小问题。 10、及时完成各部门领导安排的临时任务，有情况立即汇报。 11、及时下达领导的各类通知包括口头通知。 12、协助行政经理完成办公室日常事务以及其他部门相关工作等事宜。 (二)、及时打印日常管理工作所需的文案及资料 1、负责公司各部门文字材料的打印、复印和装订工作，行使文员职责，确保按时、按质、按量完成各项文印工作； 2、应本着勤俭节约的原则，按照公司有关复印、打印制度办事； 3、负责本岗位所用电脑、打印机、复印机的维护、使用和管理； 主动考虑其它部门相关文件资料的打印复印扫描要求。 (三)、其它管理工作 1、负责管理库房：办理所有办公物品出入库登记；每月底清查上报，并列出采购清单，交行政办公室统一采购。 2、负责公司饮用水的订购，催送、登记。 （四）、负责公司的接待工作 三、前台文员工作内容 1、接听电话 （1）电话响起，要快速接听（最好在铃响三、四声之内）。 （2）接电话时，应亲切有礼貌地说出本公司的名称并简单问好如“您好，XXX”。 （3）在接电话报出本公司名称时，应咬字清晰，以便对方能确认自己是否打对了号码，千万不要因自己对本名称已经滚瓜烂熟，便以滑音快速带过。 （4）电话中与人对谈时，语气声调力求自然，千万不要将声音拉高或压低，尤其忌讳将尾音提高成二声。 （5）电话接起，对客户的询问事宜，应耐心地解答，对方要求转接，应礼貌地请对方稍等，不可一言不发，转接后如果要找的人迟迟未听，应该再度接起，向来电者说明或代为留话并登记于外来电话记录表。 （6）电话接起，听不清楚或听不懂对方讲话，不能马上电话挂掉，如是电话线路问题，请对方重新再拨另一支电话号码。或是语言问题请其他人员代接听。 （7）通话要简明扼要，不长时间占线，通话结束后要礼貌道别，待对方切断电话后再放下话筒。 （8）对方要求直接转接总经理的，应当询问对方是否有预约，并请其稍等，待与总经理联络后再决定是否转接，对总经理不同意转接的，应礼貌婉拒。 2、接待客人 （1）对来访客人要礼貌大方，热情周到;尽快确定对方姓名、头衔、来意；动作精确而从容。 （2）询问来访者的目的，查验来访者的有效证件，并填写来访登记表,未经登记或许可，任何非本公司人员不得进入办公区域。如是公司的重要客户和其它重要工作往来客人，在了解情况后，应请对方到接待区就座，到水，并请对方稍等，然后立即通报。 （3）对已接待的来访者，要随即端上茶水，客人离开后应及时收拾茶杯。 （4）介绍主客双方认识时先介绍主人，后介绍客人。 （5）引领来访者时应行走在对方的侧前位置，并适时用手示意方向，途中与本公司人员相遇，应点头行礼致意。 （6）引领来访者进入相关办公室时应先轻敲房门，经允许后方可进入。客人进门后随时关门。 （7）客人办完事离开时，要起立送礼，主动跟客人道“再见”。立即清理接待区，拿走垃圾，将椅子、杂志归位。 （8）一律谢绝上门推销。 3、收、发传真件 （1）收到传真件，要及时送到相关部门。（2）发送港、澳、台和国外的传真件，有Email地址的发送到通过邮件发送。 （3）传真件发送后，需在传真件背面注明“已传真”且及时打电话至对方公司，确认是否收到。 （4）传真件发送后，要及时归还。 4、打、复印资料 （1）打、复印资料需在《打（复）印资料登记表