会议策划与组织组织架构.ppt

会前——规划阶段 会前两年半 确定会议日期与场地：视察场地、评估并商议费用 评估财源并制作预算：预估此案收入及支出 成立筹备委员会：邀请相关部门适合的人选并分工 成立秘书处：指定工作人员、安置设备并建立档案 设计会议logo：印制信封、信纸 确定饭店房间数的预定：视察使用的饭店房间及设备，并请饭店报价、签约 确定会议室使用数量：并视察有关设备、场地签约 制作工作进度表：可委托会议筹办人控制进度 搜集准备宣传寄发名单：寄发会议宣传资料、报名表等 定期召开筹备会议，审视各项工作进度及协议 会前二年 制作筹备企划书，用以提报政府单位申请经费补助或向民间相关组织募款：含会议缘起、宗旨、内容；拟邀请演讲者阵容、主题；筹备委员会组织及名单；各组工作职责、工作进度表和预算 拟定推广计划：本次会议如何有效宣传 选定合适的会议或展览专业顾问公司，可协助主办单位整体规划一个具专业水准的会议，避免人力资源浪费，并有效控制预算的花费 草拟学术活动：确定会议主题及拟邀请讲员名单 决定报名费及相关费用：参考以前会议并由筹备会决议 搜集旅游、艺文等资料：可指定专业旅行社办理 决定会议是否使用同步翻译：如需使用，得预订设备、翻译人员，并增加预算 会前18个月 草拟会议通告：含邀请函、会议日期地点、主题等 印刷并寄发会议通告：初步预告大会将于何时何地举行 确定学术活动形态及内容：发函邀请演讲人及主持人 确定社交活动的安排：包括酒会、晚宴、开闭幕典礼等 设定大会所有印刷品的印刷时间表并与印刷设计公司协调：宣传手册、报名表、论文摘要表、海报、活动手册、名牌、证书、邀请卡等 确定所有将寄发给报名与会者的宣传手册应包括的材料，并着手草拟宣传手册及报名表、论文摘要表、订房登记表：报名费、各项社交活动及费用、征求论文的规定/方式及收件截止日期、演讲视听设备的提供、饭店房价及订房手续、提早报名优惠日期、取消报名截止日期、优惠订房截止日期、通讯报名截止日期 网页设计，委托专业公司或专业人士设计大会网页，以便会员上网浏览，或使用网上报名 会前12个月 草拟展览说明书及合约：拟印制寄发给厂商征展 收集参展厂商名单：可请筹备委员提供 征展活动开始：寄出说明书/举办说明会/亲自拜访 印制并寄发宣传手册及相关表格：确定所有相关名单及单位都已寄出 确认讲员是否接受邀请并请提供演讲题目及摘要：如有人无法应邀，则另邀请其他人选，尽快确认 选制大会纪念品/资料袋奖牌/名牌胶套等：评估可能数量，先预定并确认交货日期 驻外单位报备政府有关单位本次会议的举办时间：请协调有关给予与会者签证事宜的协助 联络并确定会议各项安排的供应厂商：视听设备、灯光音像、旅行社、交通、餐饮安排、会场布置 会前6个月 审核投稿的论文：学术活动组委员 安排活动议程并挑选邀请各组主持人（投稿部分）：学术活动组委员 寄发通知函给投稿人：告知投稿有否被接受及其报告时间/地点/组别 寄发通知函给所有受邀的主持人：告知其主持的组别/时间/地点，并寄发相关参考资料，如该组论文摘要、报告人背景等 会前3个月 发布新闻：向相关媒体预告会议有关资讯 邀请开闭幕典礼出席贵宾：如需贵宾致词，得书面告知时间地点 现场工作/接待人员规划及招聘：报到处/会议室/贵宾接待等人员安排并拟定训练课程 草拟设计大会活动手册：议程确定/演讲人、主持人确定/各项社交活动确定 安排VIP接机事宜：车辆/接机人员/通关安排等 会场布置设计发包：含机场欢迎牌/会场/会议室/报到处/展览区/酒会、晚宴场地 报到处使用规划：设计报到流程 确定各项餐饮安排：酒会/晚宴/咖啡茶点/午餐 社交活动表演活动设计：开、闭幕典礼/酒会/晚宴 会前1～2个月 通讯报名截止：统计评估报名人数 与饭店核算已订房数量：与实际预定房数相差多少 现场接待人员工作训练：1～2次训练 印制大会活动手册、学术论文摘要集、与会者名册：已报名者报到时应领取的资料 印制大会相关印刷品：名牌/证书/感谢状/邀请卡/餐券 检视各项活动/节目/餐饮的安排：演讲议程、演讲人/主持人通知、视听设备、开闭幕典礼流程、酒会及晚宴、午餐及咖啡甜点、参观旅游、表演活动等 展览厂商协调会：摊位位置/布置/进撤场事宜等 检视会场各项set-up：与会议中心/饭店人员最后确认 会期——执行阶段 召开记者会：准备新闻稿及大会相关资料 现场接待/工作人员预演：筹备委员会主要委员也应到场 报到相关资料装袋：并安排运送至会场 检视各场所布置：确认并现场验收 各项活动、表演彩排：司仪或主持人也应到场 会场桌椅摆设确认：灯光/音响/麦克风/银幕/讲台/幻灯机/投影机/单枪一一检视无误 报到处/秘书处set-up：报到资料及大会相关资料进场 展览厂商进场：厂商报到并发给相关资料 检视餐饮安排：再确认数量、菜单 大会正式开始：根据工作流程表（ru