MSP-02记录控制程序.docVIP

深圳华泰企业公司 一体化管理体系程序文件 修改状态 0 页 码 1/3 记录控制程序 SZHT/MSP02/2005（A） 版 次： A 受控标识： 发布日期： 2005年 月 日 实施日期： 2005年 月 日 编 写 人： 审 核 人： 批 准 人： 发布单位：深圳华泰企业公司 深圳华泰企业公司 一体化管理体系程序文件 版 次 A 修改状态 0 标 题 记录控制程序 页 码 2/3 1、目的 本程序规定了记录的标识、收集、编目、查阅、归档、存贮、保管和处理的要求和方法。目的是为证实产品满足质量、环境、职业健康安全要求的程度和对管理体系运行有效性的评价提供客观证据，并为实现可追溯性及采取预防措施和纠正措施提供依据。 2、适用范围 本程序适用于公司产品实现过程与管理体系运行有关的记录。 3、职责 3.1、贯标办负责记录控制程序的归口管理。 3.2、一体化管理体系运行记录的收集、归档、存贮和处理由各主管部门负责。 4、程序 4.1 填写：记录填写时，内容应真实、及时、完整，不得漏项，字体应规范、工整、清晰。签名栏应有相应负责人亲笔签名。空白的栏目应画上斜杠“/”表示该栏目不要求填写。 4.2、编号 4.2.1、公司管理体系程序文件、记录的编号方法按《文件控制程序》的规定进行。 4.2.2、因程序文件修改或工作需要而更改或增加记录时，由归口部门根据要求提出申请，贯标办审批后统一给出其编号，并保存样式。 4.3、标识 凡是记录都应有标识，记录的标识包括名称和编号、版次、修改状态、页码等信息。 4.4、分类、归口部门、收集单位和保存收集 4.5、公司的记录共分为工程记录、管理体系记录和外部提供的记录三大类，由贯标办归口管理。使用单位负责收集、整理、保存。保存期限由记录的拟订单位确定。 4.6、收集、装订 4.6.1、工程记录：在施工期间由项目部技术主管（或项目技术负责人）负责，质安员、资料员协助，进行收集。工程记录的收集应与施工安装同步完成。 深圳华泰企业公司 一体化管理体系程序文件 版 次 A 修改状态 0 标 题 记录控制程序 页 码 3/3 4.6.2、管理体系运行记录：归口部门或使用单位对所涉及到的管理体系运行记录进 行填写、收集、整理、审查和归档前的保管。 4.7、编目、归档和保管：工程（产品）记录的收集、整理、归档，按城建档案馆的规定执行。管理体系运行记录按年度由使用部门编目、归档和保管。 4.8、查阅 4.8.1、公司有关人员借阅相关的记录，须办理借阅登记手续。 4.8.2、外单位人员查阅相关记录，须经所查记录的部门/工程公司主管领导批准；借阅的须办理借阅登记手续。 4.9、记录的保存期限要求 4.9.1工程记录按国家、地方主管部门及城建档案馆规定的期限保存。 4.9.2 公司档案科收存的工程类资料按公司档案管理规定年限保存。 4.9.3 与管理体系有关的运行记录保存三至五年”。 4.10、处理 4.10.1、使用部门按公司档案贮存环境保存工程（产品）记录，并方便查阅，防止损坏。 4.10.2、贯标办和使用部门对过期的记录进行处理时，填写《过期记录销毁审批表》。经部门/工程公司负责人批准后，予以销毁，并由部门/工程公司负责人指定监毁人在记录上签字 5、相关文件 5.1《文件控制程序》 6、记录 6.1《过期记录销毁审批表》