购买采购入库作业流程.docxVIP

标准操作程序编 号SMP-PS-008-00编写部门行政部题 目采采购入库作业流程起 草行政部审 核批 准页 码第1页，共3页 生效日期2013年7月8号分发部门一、各部门、各岗位职责权限1.仓库质检员：负责物品的接收，检验，清点，入库（待检区），登录账目。2.采购：负责提前通知仓库供应商送货时间，货到时与仓库一起接收。负责来料过程中异常情况的协调与处理工作。3.质检部：负责来料时的检验指导和复检工作，对来料的质量进行把关和控制。二、作业程序1供应商送货1.1采购员要求供应商按照本公司要求正确填写规范，完整，清晰的《送货单》，或《销售凭单》，供应商送货人员持单与物品到本公司交货。1.2仓库人员严格认真核对《送货单》与本公司的《采购订单》（ERP中）是否相符，不相符则要求有关人员进行纠正，直至搞清楚后方可收货，将货放置待检区，分期送货的要在《入库单》上用明显字样注明。1.3核单有误，若为供应商原因，要求供应商进行纠正，若为本公司人员的原因，则要求相关人员进行纠正，直至完全清晰后，对物品进行数量和质量进行清点与检验。1.4按照本公司的《采购订单》上列明的物品信息核对单与实物是否一致，有误时，通知相关的采购人员进行确认，若物品不符合本公司的采购要求和质量要求，立即要求供应商纠正，退货或换货。退货时要求供应商出具《退货单》，在相关联的《送货单》注明冲抵的原始单据号。1.5若核对无误，仓库人员对物品进行细致的清点，并检验物品的质量，发现异常或不清楚时，立即通知质检部进行复检，原材料类、纸箱类为必须复检货品。若无误，仓库人员则办理入库手续。SMP-PS-008-00第2页 共3页2.本公司采购人员自提物品（不提倡自提，特殊情况除外）2.1本公司采购人员持《采购订单》到供应商处自提货物时，现场核对《采购订单》与供应商出具的《销售清单》或《销售出库单》所列明的信息是否一致。若不一致，则必须问明原因，必要时，打电话回公司进行确认，直至清楚明白。2.2核对单据信息无误后，对物品按照本公司规定的验收标准，进行仔细认真严格的检验。2.3在检验过程中，如果发现物品的编码及质量不符合本公司的采购指令，或者不符合本公司的检验标准，当场要求供应商予以调换，直到合格。若供应商无货可换，要求供应商当场填写《退货单》并由供应商主办人员签字确认。2.4本公司采购经办人员对物品进行数量和质量的确认无误后，在供应商提供的单据上签字确认，并索要一联，与物品一同带回本公司。2.5采购经办人员携物品和单据回本公司后，第一时间通知仓库收货，将单据同物品一起交给仓库人员，仓库人员对物品与单据进行核对，以及现场对物品进行质量的确认，无误，在单据上签收，并在《凭证交接记录表》上签字确认单据已交割。2.6需要进仓保管的物品则由仓库人员办理入库手续，将物品及时转移到仓库进行定置，同时登录卡，帐。.2.7仓库人员在清点和检验过程中，发现异常，应及时协调处置，不得以任何理由拖延。2.8对急需的物品，采购人员采购回物品后立即交仓库进行清点与检验。无误，单据交给仓库人员进行录入系统账目，物品则交给相关人员。3.退货物品3.1供应商货品退货：仓库人员有权拒绝不合格物品进入仓库，原则上仓库不安排供应商退货入库。特殊情况，仓库在做好退货记录后，立即通知采购部执行退货操作。3.2销售成品退货：销售人员应严格执行本公司的《客户退货操作管理流程》的规定，对于符合本公司退货要求的物品，由销售人员通知仓库人员做好接收退货准备工作，退回产品单独存放至退货产品区，并做好记录。SMP-PS-008-00第2页 共3页.3.3对于未能够及时处置的客户退货，仓库人员做好《客户退货登记表》的登记工作，并核实每种退货的退货原因及物品状况，由相关销售人员签字确认。3.4仓库接收退货后及时通知财务人员开立《退货单》给客户，仓库人员根据《退货单》办理退货入库手续。若客户要求换货的，则根据价格差异等实际情况做相应的处置。4、表单处理4.1采购人员在采购时取得的单据，应保管好并及时传递。不得丢失和损毁。回公司后立即将单据交相关人员并做好交接记录。4.2仓库人员根据相关表单严格执行出入库手续。4.3仓库人员将每天产生的单据，分类，整理，每月进行装订后，上交行政部归档。4.45对已经入库登记和入账的单据，仓库人员必须在单据上签字并注明“已入”。避免重复入账现象的发生。4.5入账时，整张单据必须一次录入完毕，不得中途做其他，避免重复入单或少入单。4.6相关单据上要有相关责任人（质检人员）的签字方生效。5.相关表单5.1《送货单》，由仓库记帐员保存，按月装订。仓库记帐员录入ERP系统时，备注中注明送货单号。5.2《采购订单》或《采购合同》（ERP中）5.3《采购入库单》（ERP系统打印，相关责任人签字）5.4《检验不合格报告单》5.5《