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档案管理学重点题库 第一章 档案概论 1、档案的定义：档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。 2、档案定义的基本含义：1档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的2档案是保存备查的历史文件3档案信息的记录方式和载体是多种多样的4档案是原始的历史记录 3、文件转化为档案的条件：不是所有文件全都需要和可能成为档案，需要具备三个条件1办理完毕（或处理完毕）的文件才能作为档案（自认重要：文件是档案的前身，档案是文件的归宿）2对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存3按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案 4、档案的主要特点和本质属性：档案是原始的历史记录（原始性和记录性） 5、档案与图书、资料和文物的区别和联系 都是知识的载体，记录各种信息，也是人们有意识的作为信息储存的手段而保留起来，在这点上，它们相似。但是档案的形成规律和档案的性质，与图书资料又有所不同。作为档案保存起来的，无论常规的公文，或者是内部记录、手稿、会计账簿等等，它们的产生并非为了形成档案而供众多的人们去阅读，最初是作为办事工具为了处理当时某种事务的需要而产生的。由于事后有用，所以才保存起来成为档案。 档案是处理事务过程中遗存下来的“副产品”，它是人们进行社会活动的自然产物，在这点上，与地下发掘的文物有相似之处。文物当时也并非为了日后供人们考古研究才产生的。但是，档案的形成及其性质，与文物又有所不同，文物被保存下来，当时是无意识的，而档案的最后形成，即在文件归档的时候，人们有目的的选择和保存起来以备日后查考的。从这个意义上讲，档案是人们在处理事务过程中有意识形成的副产品，它是人们社会实践活动中自觉的产物。 6、档案的知识属性和信息属性：1档案是贮存和传播知识的一种形式2档案是一种重要的信息资源 7、档案的一般作用：档案在行政管理、生产建设、政治斗争、科学研究、宣传教育和维护国家、集体、个人权益方面的作用。 8、档案的基本价值：凭证价值和参考价值。对档案真实性和可靠性要嫁衣辩证的理解。 9、档案发挥作用的规律：档案作用的时效律和扩展律，档案机密性递减律和社会性递增律，档案行政作用的弱化律和科学作用强化律。档案发挥作用的程度取决于档案利用实践、社会发展水平、社会档案意识和档案管理水平等方面的条件。 附加知识重点 1、文件“办理完毕”的含义：主要指完成了文书处理程序。不能理解为一切文件都要把事情全部办完才算，主要是指从文书处理程序上告一段落。 2、分析档案的本质属性：档案不同于一般的历史遗物，它是以具体内容反映其形成机关或者人物特定活动的历史记录物，具有很强的记录性。所以档案具有很高的查考价值。档案不同于一般的信息资料，他是特定的形成者在当时当地直接使用的原始文件的转化物，不是事后编写或随意收集的材料，因而具有原始性。 3、档案的一般属性：中介性、可替代性、可传输性、可分享性等 4、原始信息：用数字和文字等对某一项活动所做的最初的直接的记载 加工信息：对原始信息进行不同的加工处理 5、档案信息的特性：原始性和回溯性。档案是人们当时社会活动的原始记录，它与图书资料等其他信息相比，具有显著的原始性特征 ，具备了其他信息形式无法替代的证据作用。 档案是人们了解过去、研究历史、总结经验、探求规律的根据。 6、档案具有凭证作用的原因:档案之所以有凭证作用，首先，从档案形成的过程及其结果来看，它是从当时当事直接使用的文件转化而来的，并非使用之际临时编造的，客观的记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据。其次，从物体形态上看，文件上保留着真切的历史标记，有亲笔手稿，有关人员的起笔签署和批示，还有其他记录方式和载体的文件材料，照片录像和录音，所以，档案是确凿的原始材料和历史证件，它可以成为考查研究争辩和处理问题的依据，可以作为对敌斗争和教育人民的工具。总之，档案是历史的真实凭证，这种作用构成了基本价值之一-凭证作用。 7、档案参考的特点：原始性和可靠性 8、辩证的理解档案的真实性：一方面，因为档案是历史上执行特有任务中作为表达工具而使用的文件转化来的，总的说来，它在反映历史活动的客观过程方面是真实的，在反映史实内容方面，一般说来也比其他资料较为可靠，另一方面，就每份特定文件而言，档案所记述的内容有的是真实的，有的是不真实的或者不完全真实，但是即使档案内容有虚假部分以至完全违背事实，还是反映了档案形成者的认识水平、本来意图或欺骗活动，仍不失其为真实的历史记录。 9、档案的第一价值：档案的作用，具有对其形成机关和对社会作用的双重性和过渡性，对机关的作用又称为档案的第一价值。 第二价值：对社会的作用称为第二价值 社会档案意识：个人对档案的具体认识以及社